BAB 5 MANAJEMEN PROSES BISNIS

PENDAHULUAN

Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management atau BPM) adalah disiplin manajemen yang menggabungkan berbagai metode, teknik, dan alat yang digunakan untuk merancang, mengelola, menganalisis, dan mengoptimalkan proses bisnis dalam sebuah organisasi. Proses bisnis itu sendiri merupakan serangkaian kegiatan atau tugas yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu, seperti menghasilkan produk atau layanan, menyelesaikan transaksi, atau memenuhi permintaan pelanggan.

BPM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi bisnis dengan mengoptimalkan proses-proses yang mendasari operasional organisasi. Ini melibatkan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana pekerjaan dilakukan dalam organisasi, identifikasi area-area yang dapat diperbaiki, serta penerapan perubahan untuk meningkatkan kinerja proses.

PENGERTIAN MANAJEMEN PROSES BISNIS

Perubahan dalam kehidupan kita sangat cepat setiap saat. Sistem kerja yang dapat digunakan kemarin mungkin tidak dapat dimanfaatkan untuk kondisi saat sekarang atau besok. Seorang menajer mengatahui bahwa organisasi yang sukses adalah organisasi yang dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan yang terjadi. Proses bisnis menggambarkan bagaimana para manajer menganalisa, mendesain ulang, dan meningkatkan proses bisnis yang mereka kelola, sehingga manajer dapat tahu bagaimana perusahaan dapat mencapai efisiensi dengan mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis mereka dan menyelaraskan proses bisnis mereka dengan strategi dan tujuan perusahaan.

Manajemen proses bisnis didefinisikan sebagai “manajemen kinerja perusahaan melalui proses”.  Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah sebuah pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola perubahan. BPM membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh elemen pada proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan workflow. BPM meningkatkan kualitas proses bisnis melalui penyediaan mekanisme feedback yang lebih baik. Review yang berkesinambungan dan real-time akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara lebih cepat sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar.

Manajemen Proses Bisnis yang efektif dan efisien dapat menghasilkan nilai-nilai kompetitif bagi perusahaan. Proses bisnis yang dikelola dengan baik akan mampu menumbuhkan peluang. Namun perusahaan terkadang kurang memahami dan tidak mampu mengontrol proses bisnis yang dimilikinya. Pihak manajemen mungkin telah berhasil membuat prosedur yang ideal untuk menjalankan proses bisnisnya, tapi pada kenyataannya, implementasi di lapangan dapat sangat berbeda dari apa yang telah dirancang sebelumnya. Pada pelaksanaan suatu proses bisnis kadang terjadi ketidakefisienan, stagnasi, dan berbagi kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak dapat diantisipasi sebelumnya. Bisnis yang tidak tangkas dalam mengontrol proses bisnis yang dimilikinya cenderung akan menghalangi usaha perusahaan dalam mencapai sasaran yang diinginkan.

Manajemen proses bisnis adalah bagian dari manajemen operasi yang mengkaji peningkatan kinerja perusahaan mencapai proses bisnis yang telah dikelola dengan maksimal atau dengan kata lain sebagai proses optimasi proses. BPM akan memungkinkan organisasi dapat berjalan secara lebih efisien, efektif serta mampu berubah dan mempengaruhi biaya dan pendapatan sebuah organisasi. Hal ini tentu bertolak belakang dengan pendekatan manajemen hirarki versi lama yang terfokus secara fungsional.

Proses merupakan aset penting dalam BPM supaya sebuah organisasi dapat dipahami, dikelola dan dikembangkan untuk memberitahukan produk dan layanan bernilai tambah kepada klien atau pelanggan dalam pendekatan pembuatan kebijakan. Pendekatan ini sangat mirip dengan manajemen kualitas total lainnya atau sebagai metodologi proses perbaikan berkelanjutan dan pendukung. BPM juga meyakini jika pendekatan ini dapat didukung oleh teknologi. Selain itu banyak pihak yang membahas BPM dari beberapa sudut pandang orang ataupun teknologi.

Permasalahan Proses Bisnis

1.      Banyak duplikasi Data : Banyak input data yang berulang

2.      Inefficient : Banyak pekerjaan yang berulang, dan orang yang mengerjakan hal yang sama

3.      Management sulit mengontrol : Aliran tugas sulit dikontrol oleh managemen

4.      Tidak bisa melihat proses yang terjadi : Proses yang terjadi di tiap departement sulit terlihat.

5.      Unstructured Task, kinerja hanya lewat mulut kemulut tanpa ada data sehingga pekerjaan tidak terdata

6.      Visibillity terbatas : Sulit menentukan Service Level Agreement (SLA)  atau Perjanjian Tingkat Layanan  sebuah pekerjaan, Misal dalam sebuah bank ketika menangani komplain kartu ATM rusak.

7.   Kesulitan administratif

KOMPONEN UTAMA BPM

Manajemen proses bisnis terdiri dari beberapa komponen utama yang membentuk siklus hidup BPM. Komponen-komponen ini mencakup tahapan dari identifikasi proses hingga pemantauan dan pengoptimalan berkelanjutan.

1.   Proses Identifikasi

Langkah pertama dalam BPM adalah mengidentifikasi proses-proses bisnis yang ada dalam organisasi. Ini melibatkan pemetaan seluruh aktivitas yang terjadi dalam organisasi, mulai dari aktivitas utama hingga aktivitas pendukung. Identifikasi ini penting untuk memahami bagaimana pekerjaan dilakukan, siapa yang terlibat, dan apa hasil akhirnya. Pada tahap ini, organisasi sering menggunakan teknik pemetaan proses untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan alur kerja. Peta proses ini menggambarkan urutan aktivitas, keputusan yang harus dibuat, dan interaksi antara berbagai unit atau departemen. Identifikasi yang akurat memungkinkan organisasi untuk fokus pada proses-proses yang paling penting dan berpotensi memberikan nilai tambah terbesar.

2.   Proses Pemodelan (Modeling)

Setelah proses diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah pemodelan. Pemodelan proses bisnis adalah representasi grafis dari proses yang membantu dalam visualisasi, analisis, dan perbaikan proses. BPMN (Business Process Model and Notation) adalah salah satu standar yang paling umum digunakan dalam pemodelan proses. Pemodelan proses memungkinkan organisasi untuk memahami bagaimana proses berjalan saat ini (as-is model) dan bagaimana proses tersebut dapat diubah atau ditingkatkan (to-be model). Pemodelan juga membantu dalam mengidentifikasi potensi inefisiensi, bottleneck, atau masalah lain yang dapat mempengaruhi kinerja proses.

3.   Proses Analisis

Setelah proses dipetakan dan dimodelkan, tahap berikutnya adalah analisis. Proses analisis bertujuan untuk mengevaluasi kinerja proses saat ini dan mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan. Ini melibatkan pengumpulan data, analisis statistik, dan pengukuran kinerja untuk menentukan sejauh mana proses mencapai tujuannya. Analisis dapat mencakup berbagai aspek, seperti efisiensi waktu, biaya, kualitas output, dan kepuasan pelanggan. Alat-alat seperti analisis SWOT, analisis sebab-akibat (fishbone diagram), dan analisis nilai tambah sering digunakan dalam tahap ini untuk mengidentifikasi masalah mendasar dan peluang perbaikan. 

4.   Desain Proses

Berdasarkan hasil analisis, organisasi kemudian merancang ulang proses bisnis untuk meningkatkan kinerja. Desain proses melibatkan pengembangan model "to-be" yang menggambarkan bagaimana proses seharusnya berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ini bisa mencakup penghapusan atau penambahan langkah dalam proses, perubahan alur kerja, atau penerapan teknologi baru. Desain proses yang efektif harus mempertimbangkan berbagai faktor, seperti kesesuaian dengan strategi bisnis, kemampuan teknis, dan dampak terhadap sumber daya manusia. Selain itu, desain proses harus mempertimbangkan kemampuan organisasi untuk mengimplementasikan dan mempertahankan perubahan yang direncanakan.

5.   Implementasi dan Pengelolaan

Setelah desain proses selesai, langkah selanjutnya adalah implementasi. Ini melibatkan penerapan perubahan yang telah dirancang dalam proses bisnis nyata. Implementasi bisa mencakup pelatihan karyawan, perubahan sistem IT, atau pengenalan alat baru.Pengelolaan proses bisnis selama implementasi sangat penting untuk memastikan bahwa perubahan diterapkan dengan benar dan tidak mengganggu operasi yang sudah ada. Ini sering melibatkan manajemen perubahan yang efektif, di mana komunikasi, pelatihan, dan dukungan kepada karyawan menjadi kunci kesuksesan.

6.   Pemantauan dan Pengoptimalan

Tahap akhir dalam siklus BPM adalah pemantauan dan pengoptimalan. Setelah proses baru diimplementasikan, organisasi harus terus memantau kinerjanya untuk memastikan bahwa tujuan yang diinginkan tercapai. Pemantauan ini melibatkan pengumpulan data kinerja secara berkelanjutan dan menggunakan metrik yang telah ditentukan untuk mengevaluasi efektivitas proses. Pengoptimalan adalah proses berkelanjutan untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan lebih lanjut berdasarkan hasil pemantauan. Dengan memantau kinerja secara real-time, organisasi dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah baru dan mengimplementasikan perbaikan sebelum masalah tersebut berdampak besar pada kinerja organisasi. 

DESAIN PROSES BISNIS

Desain proses bisnis merupakan penjelasan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem diimplementasikan. jika dilihat dari siklus hidup proses bisnis, maka dalam tahapan desain, sistem dalam proses bisnis diidentifikasi dan dimodelkan. 

Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap proses bisnis dan lingkungan organisasi serta teknik dari perusahaan. Berdasarkan hal ini, proses bisnis dapat diidentifikasikan, ditinjau kembali, divalidasi, dan digambarkan dengan model proses bisnis. 

Tahapan Dalam Analisis Dan Perancangan Proses Bisnis

1.      Tahap Validasi : Tahap ini merupakan tahap validasi terhadap desain awal dari proses bisnis dibangun. Satu instrumen yang bermanfaat untuk memvalidasi proses bisnis adalah workshop. Workshop akan memastikan apakah semua proses bisnis yang valid telah terwakili oleh model proses bisnis.

2.      Tahap Simulasi : Teknik simulasi dapat digunakan untuk mendukung validasi, karena urutan pelaksanaan yang tidak diinginkan mungkin dapat disimulasikan untuk  menampilkan kekurangan pada model proses. Simulasi proses bisnis memungkinkan stakeholder untuk melewati proses pada suatu urutan cara yang bertahap dan untuk memeriksa apakah proses sesungguhnya telah sesuai dengan yang diharapkan.

3.      Tahap Verifikasi : Proses bisnis benar-benar di analisa dan ditingkatkan sedemikian rupa sehingga model proses bisnis ini  merupakan proses bisnis yang diinginkan.

4.      Identifikasi Proses Bisnis dan Pemodelan: setelah melalui tahap verifikasi maka proses bisnis diidentifikasi kira-kira mana yang sesuai dengan proses bisnis baru yang dapat meningkatkan efisiensi dan mencapai tujuan perusahaan.

MANFAAT  MANAJEMEN PROSES BISNIS

Berbagai perusahaan menerapkan BPM untuk berbagai alasan. Namun alasan utamanya agar mereka menjadi lebih kompetitif dalam persaingan bisnis yang ketat di masa mendatang. Sebagian besar pemimpin perusahaan mendapatkan tuntunan untuk mampu bertahan bahkan lebih unggul dalam persaingan melalui penambahan nilai, peningkatan produktivitas, pengurangan berbagai biaya dan meningkatkan kualitas proses bisnis.

Menghadapi tantangan ini perusahaan besar menaruh harapan tinggi terhadap manfaat yang mungkin mereka dapatkan melalui BPM. Berikut beberapa manfaat BPM yang akan membantu sebuah perusahaan dalam mengarungi sebuah kompetensi bisnis.

1.   Meningkatkan Kemampuan Bisnis

Perusahaan memiliki keharusan untuk mengembangkan proses bisnis mereka dapat mengimbangi perubahan kondisi pasar. Sebuah BPM yang efisien memungkinkan perusahaan untuk melakukan jeda dalam proses bisnis, melakukan perubahan serta menjalankannya kembali. Cara ini dipilih supaya perusahaan dapat memastikan bahwa proses bisnis yang dilakukan tetap berada pada jalur yang benar serta mampu beradaptasi dengan situasi yang berubah. Sebuah perusahaan juga akan memiliki kemampuan untuk membaca berbagai kemungkinan pengembangan terhadap proses bisnis yang dijalankan sehingga dapat bekerja lebih maksimal dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar melalui pemanfaatan BPM.

2.   Mengurangi Biaya Dan Meningkatkan Keuntungan

Penggunaan BPM dalam perusahaan dapat mendatangkan berbagai dampak positif terhadap perusahaan seperti terpangkasnya biaya yang terkait dengan proses bisnis serta meningkatkan kualitas kinerja serta produktivitas para karyawan. Dampak positif dari BPM mungkin tidak akan terlihat secara langsung setelah diterapkan, namun cepat atau lambat akan meningkatkan pendapatan perusahaan.

3.   Meningkatkan Efisiensi

Pengimplementasian BPM akan meningkatkan efisisensi proses bisnis secara pesat. Hal ini dapat terjadi karena proses bisnis perusahaan terintegrasi mulai dari awal hingga akhir prosesnya. Perusahaan akan secara otomatis mendapatkan informasi tentang pihak-pihak yang bertanggungjawab pada setiap proses, sehingga tugas pemantauan dan pengendalian dapat dijalankan dengan lebih mudah. Perusahaan juga akan cepat mendeteksi jika terjadi potensi keterlambatan dalam sebuah proses sehingga tindakan antisipasinya dapat dilakukan. Oleh sebab itu, perusahaan akan dapat mengurangi lead time dalam proses bisnis mereka serta membantu meningkatkan level yang lebih baik dengan bantuan BPM.

4.   Visibilitas Yang Lebih Baik

Pada dasarnya sistem BPM memanfaatkan program perangkat lunak untuk membuat proses bisnis dapat diotomatisasi. Cara ini dapat membuat perusahaan dapat melihat dan menilai kinerja proses bisnis secara real time. Proses bisnis memungkinkan sebuah proses bekerja tanpa perlu banyak tenaga sekaligus pengawasan yang intensif. Manajemen transparasi bisnis yang terus meningkat akan membuat manajemen lebih paham dengan proses bisnis yang dilakukan. Hal ini juga memungkiknkan adanya modifikasi struktur dan proses secara efisien sambil memastikan semuanya berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

5.   Peningkatan Kualitas Layanan dan Produk

BPM memungkinkan organisasi untuk merancang proses yang fokus pada kualitas, baik itu dalam produksi barang atau penyediaan layanan. Dengan memonitor dan mengoptimalkan proses secara terus-menerus, BPM membantu organisasi untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan memenuhi atau melampaui ekspektasi pelanggan. Kualitas yang lebih baik tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga dapat mengurangi biaya yang terkait dengan cacat atau kegagalan produk. Ini juga membantu dalam membangun reputasi yang kuat di pasar, yang pada gilirannya dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan pertumbuhan bisnis.

6.   Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan adalah faktor kunci dalam keberhasilan jangka panjang organisasi. Dengan BPM, organisasi dapat merancang proses yang lebih responsif terhadap kebutuhan dan harapan pelanggan. Misalnya, proses pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan akurat dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Selain itu, BPM memungkinkan organisasi untuk lebih cepat menanggapi umpan balik pelanggan dan membuat penyesuaian yang diperlukan dalam proses bisnis. Ini memastikan bahwa organisasi dapat terus memenuhi atau bahkan melampaui ekspektasi pelanggan.

7.   Peningkatan Kemampuan untuk Beradaptasi terhadap Perubahan

Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan adalah kunci untuk bertahan dan berkembang. BPM memberikan kerangka kerja yang memungkinkan organisasi untuk merancang proses yang lebih fleksibel dan responsif terhadap perubahan.  Dengan BPM, organisasi dapat lebih mudah mengidentifikasi dan merespons perubahan pasar, regulasi, atau teknologi. Ini memungkinkan mereka untuk tetap kompetitif dan relevan di pasar, bahkan ketika kondisi bisnis berubah dengan cepat.

8.   Meningkatkan Ketaatan, Keselamatan dan Keamanan

BPM membantu perusahaan menyajikan berbagai informasi terkait kewajiban seperti penyajian laporan keuangan, undang-undang perburuhan serta berbagai aturan pemerintah lainnya yang harus di taati. Sistem BPM yang lengkap akan memastikan perusahaan selalu berada dalam standar dan koridor hukum yang berlaku. BPM juga didukung dengan penerapan standar keamanan dan keselamatan bagi seluruh karyawannya. Diperkuat dengan kebijakan perusahaan serta pengawasan internal yang mendorong staf untuk menjaga aset perusahaan, menghindari penyalahgunaan ataupun pencurian informasi pribadi dan sumber daya. 

TANTANGAN DALAM PENERAPAN BPM

1.   Resistensi terhadap Perubahan

Salah satu tantangan terbesar dalam penerapan BPM adalah resistensi terhadap perubahan, baik dari karyawan maupun manajemen. Perubahan dalam proses bisnis sering kali mempengaruhi cara kerja, tanggung jawab, dan bahkan peran individu dalam organisasi. Bagi sebagian karyawan, perubahan ini dapat menimbulkan ketidakpastian dan ketidaknyamanan, yang pada akhirnya menyebabkan resistensi.  Resistensi terhadap perubahan dapat menghambat penerapan BPM yang efektif, karena karyawan mungkin tidak sepenuhnya mendukung atau berpartisipasi dalam inisiatif perubahan. Oleh karena itu, manajemen perubahan yang efektif sangat penting dalam proses ini. Ini termasuk komunikasi yang jelas tentang tujuan perubahan, manfaat yang diharapkan, dan bagaimana perubahan akan mempengaruhi setiap individu.

2.   Kompleksitas Proses Bisnis

Kompleksitas adalah tantangan lain yang sering dihadapi dalam BPM. Proses bisnis yang melibatkan banyak departemen, sistem, dan alur kerja dapat sangat rumit untuk dianalisis, dimodelkan, dan dioptimalkan. Semakin besar dan kompleks organisasi, semakin sulit pula untuk mengelola semua proses bisnis secara efektif. Mengelola kompleksitas ini membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan alat BPM yang kuat. Pemodelan yang tepat, analisis data yang mendalam, dan kolaborasi yang erat antar tim adalah beberapa strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi tantangan ini.

3.   Keterbatasan Teknologi

Meskipun teknologi memainkan peran penting dalam BPM, keterbatasan teknologi juga dapat menjadi penghalang dalam penerapan BPM yang sukses. Misalnya, sistem yang usang atau tidak kompatibel dapat menghambat integrasi dan automasi proses bisnis. Selain itu, kurangnya dukungan teknologi yang memadai untuk analisis data atau pemantauan kinerja proses juga dapat mengurangi efektivitas BPM. Untuk mengatasi tantangan ini, organisasi harus melakukan investasi dalam teknologi yang tepat dan memastikan bahwa sistem yang ada mendukung kebutuhan BPM mereka. Ini mungkin melibatkan upgrade sistem, integrasi alat baru, atau bahkan migrasi ke platform BPM yang lebih modern. 

METODOLOGI DAN ALAT BPM

Dalam dunia manajemen proses bisnis, terdapat beberapa metodologi yang telah terbukti efektif untuk membantu organisasi dalam merancang, mengelola, dan mengoptimalkan proses bisnis mereka. Beberapa metodologi BPM yang paling dikenal adalah Six Sigma, Lean, dan Total Quality Management (TQM).

1.      Six Sigma: Six Sigma adalah metodologi yang berfokus pada peningkatan kualitas dengan mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab cacat atau variasi dalam proses bisnis. Diciptakan oleh Motorola pada tahun 1986, Six Sigma menggunakan alat-alat statistik dan analisis data untuk mengurangi variabilitas dan meningkatkan konsistensi dalam output proses. Ini adalah pendekatan yang sangat terstruktur, yang biasanya mengikuti siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

2.      Lean: Lean adalah metodologi yang berfokus pada pengurangan pemborosan dalam proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi. Konsep Lean berasal dari sistem produksi Toyota, yang dikenal dengan Toyota Production System (TPS). Lean mengidentifikasi tujuh jenis pemborosan, termasuk overproduction, waiting time, dan unnecessary transportation, dan berusaha menghilangkan atau mengurangi pemborosan ini untuk meningkatkan aliran nilai kepada pelanggan.

3.      Total Quality Management (TQM): TQM adalah pendekatan manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas di seluruh organisasi. TQM melibatkan semua anggota organisasi dalam upaya berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan proses. Ini adalah pendekatan yang berorientasi pada pelanggan dan sering kali melibatkan perbaikan berkelanjutan, pengukuran kinerja, dan keterlibatan karyawan dalam upaya peningkatan kualitas. 

PENTINGNYA BPM DALAM ORGANISASI MODERN

Dalam lingkungan bisnis modern yang semakin kompleks dan kompetitif, BPM menjadi semakin penting. Perusahaan harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan pasar, regulasi, dan teknologi secara cepat dan efektif. BPM memberikan kerangka kerja yang memungkinkan organisasi untuk secara sistematis mengevaluasi, mendesain ulang, dan mengelola proses bisnis mereka untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan atau produk. 

Selain itu, BPM juga memungkinkan perusahaan untuk lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan dan perubahan lingkungan eksternal. Dengan BPM, organisasi dapat lebih mudah mengidentifikasi inefisiensi, menghilangkan pemborosan, dan mempercepat waktu siklus proses, yang pada akhirnya dapat meningkatkan daya saing mereka di pasar. 

Tren Masa Depan dalam BPM

1.   Transformasi Digital dan BPM

Transformasi digital telah menjadi pendorong utama perubahan dalam bisnis, dan BPM memainkan peran penting dalam mendukung inisiatif transformasi digital. Transformasi digital melibatkan penggunaan teknologi digital untuk mengubah cara bisnis beroperasi dan memberikan nilai kepada pelanggan. Dalam konteks BPM, ini berarti mengotomatisasi proses manual, mengintegrasikan sistem digital, dan memanfaatkan data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Ke depan, BPM akan semakin terintegrasi dengan teknologi digital seperti cloud computing, Internet of Things (IoT), dan blockchain. Teknologi-teknologi ini akan memungkinkan organisasi untuk mengelola proses bisnis dengan cara yang lebih efisien dan transparan, serta memungkinkan penciptaan model bisnis baru yang lebih inovatif. 

2.   Integrasi AI dan Machine Learning dalam BPM

Artificial Intelligence (AI) dan machine learning adalah tren utama yang diharapkan akan berdampak besar pada BPM di masa depan. Dengan kemampuan untuk menganalisis data dalam jumlah besar dan mengidentifikasi pola yang mungkin tidak terlihat oleh manusia, AI dapat membantu organisasi untuk lebih memahami dan mengoptimalkan proses bisnis mereka.  AI dapat digunakan untuk berbagai aplikasi dalam BPM, termasuk analisis prediktif, otomatisasi proses cerdas, dan personalisasi layanan pelanggan. Sebagai contoh, AI dapat memprediksi kapan suatu proses mungkin mengalami masalah dan memberikan rekomendasi untuk tindakan korektif sebelum masalah tersebut terjadi. Machine learning, di sisi lain, dapat digunakan untuk terus belajar dari data proses dan mengoptimalkan alur kerja secara otomatis.

3.   Hyperautomation dan BPM

Hyperautomation adalah tren lain yang berkembang pesat dalam BPM. Hyperautomation melibatkan penggunaan teknologi yang lebih canggih seperti RPA, AI, dan machine learning untuk mengotomatisasi semua aspek dari proses bisnis, mulai dari tugas-tugas sederhana hingga alur kerja yang lebih kompleks. Dengan hyperautomation, organisasi dapat mencapai tingkat efisiensi dan akurasi yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan automasi tradisional. Hyperautomation juga memungkinkan integrasi yang lebih erat antara proses bisnis yang berbeda, menciptakan alur kerja end-to-end yang lebih mulus dan responsif terhadap perubahan.

4.   Kolaborasi Manusia-Mesin dalam BPM

Dengan berkembangnya teknologi seperti AI dan RPA, kolaborasi antara manusia dan mesin akan menjadi tren penting dalam BPM. Alih-alih menggantikan manusia, teknologi ini akan digunakan untuk melengkapi dan meningkatkan kemampuan manusia dalam mengelola proses bisnis. Kolaborasi manusia-mesin dapat meningkatkan produktivitas dengan membebaskan karyawan dari tugas-tugas berulang yang dapat diotomatisasi, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang memerlukan kreativitas, keputusan strategis, dan interaksi dengan pelanggan. Ini juga akan meningkatkan fleksibilitas organisasi dalam merespons perubahan, karena mesin dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan kondisi, sementara manusia dapat memberikan penilaian dan konteks yang lebih kaya.

5.   Fokus pada Pengalaman Pelanggan

Ke depan, BPM akan semakin fokus pada peningkatan pengalaman pelanggan. Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, memberikan pengalaman pelanggan yang unggul adalah kunci untuk mempertahankan dan menarik pelanggan. BPM akan digunakan untuk merancang dan mengelola proses bisnis yang tidak hanya efisien tetapi juga memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Ini mungkin melibatkan personalisasi layanan, pengurangan waktu respons, dan peningkatan kualitas interaksi pelanggan. Dengan menggunakan data pelanggan dan analitik canggih, organisasi dapat lebih memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan dan menyesuaikan proses bisnis mereka untuk memenuhi atau bahkan melampaui harapan pelanggan. 

STUDI KASUS PENERAPAN BPM DALAM BERBAGAI INDUSTRI

1.   Industri Perbankan: Optimasi Proses Kredit

Salah satu contoh penerapan BPM dalam industri perbankan adalah optimasi proses kredit. Dalam banyak bank, proses pengajuan dan persetujuan kredit adalah salah satu yang paling kompleks dan memakan waktu. BPM dapat digunakan untuk memodelkan dan mengotomatisasi proses ini, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses aplikasi kredit dan meningkatkan akurasi keputusan kredit. Misalnya, sebuah bank besar mungkin menggunakan BPM untuk mengintegrasikan berbagai sistem yang terlibat dalam pemrosesan aplikasi kredit, seperti sistem manajemen dokumen, sistem penilaian kredit, dan sistem pengelolaan risiko. Dengan mengotomatisasi alur kerja dan mengurangi keterlibatan manual, bank dapat memproses aplikasi lebih cepat dan dengan risiko yang lebih rendah. 

2.   Industri Manufaktur: Lean Manufacturing dan BPM

Dalam industri manufaktur, BPM sering digunakan bersama dengan prinsip Lean untuk mengoptimalkan proses produksi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur besar mungkin menggunakan BPM untuk menganalisis aliran kerja di lantai produksi, mengidentifikasi pemborosan, dan menerapkan perbaikan yang berkelanjutan. Dengan menggunakan alat BPM, perusahaan dapat memodelkan proses produksi, mengidentifikasi bottleneck, dan mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan efisiensi. Ini juga dapat melibatkan integrasi dengan sistem ERP untuk mengotomatisasi pengelolaan inventaris dan pengadaan bahan baku, sehingga mengurangi waktu henti dan meningkatkan kualitas produk akhir.

3.   Industri Kesehatan: Peningkatan Proses Layanan Pasien

Dalam industri kesehatan, BPM digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan pasien. Misalnya, sebuah rumah sakit mungkin menggunakan BPM untuk mengelola proses pendaftaran pasien, diagnosa, dan pengobatan, dengan tujuan untuk mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan akurasi diagnosa. Dengan BPM, rumah sakit dapat memodelkan alur kerja pasien dari pendaftaran hingga keluar rumah sakit, mengidentifikasi inefisiensi, dan mengotomatisasi tugas-tugas administratif yang memakan waktu. Ini memungkinkan tenaga medis untuk fokus pada perawatan pasien, sementara sistem BPM menangani administrasi dan logistik. Hasilnya adalah peningkatan kepuasan pasien, efisiensi operasional yang lebih tinggi, dan kualitas perawatan yang lebih baik.

4.   Industri Telekomunikasi: Optimasi Proses Pelanggan dan Penanganan Gangguan

Dalam industri telekomunikasi, pengelolaan proses pelanggan dan penanganan gangguan teknis merupakan kunci untuk memastikan kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional. BPM digunakan untuk merancang dan mengoptimalkan proses-proses ini dengan tujuan meningkatkan waktu respons dan mengurangi gangguan layanan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan telekomunikasi besar mungkin menggunakan BPM untuk memodelkan proses penanganan keluhan pelanggan, dari penerimaan laporan hingga resolusi akhir. Dengan BPM, perusahaan dapat mengotomatisasi alur kerja penanganan gangguan, memastikan bahwa setiap keluhan diproses secara konsisten dan efisien. Ini termasuk integrasi dengan sistem manajemen jaringan untuk deteksi otomatis dan respons terhadap gangguan teknis. Penggunaan BPM dalam konteks ini juga memungkinkan analisis data pelanggan dan gangguan secara real-time, memberikan wawasan tentang pola masalah dan area yang memerlukan perbaikan. Dengan data ini, perusahaan dapat lebih proaktif dalam mengatasi masalah dan meningkatkan kualitas layanan.

5.   Industri Pendidikan: Peningkatan Administrasi Akademik

Dalam sektor pendidikan, BPM dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi administrasi akademik dan proses terkait. Sebuah universitas atau sekolah dapat menerapkan BPM untuk mengelola proses pendaftaran siswa, penjadwalan kelas, dan pemrosesan nilai. Misalnya, dengan BPM, proses pendaftaran dapat diotomatisasi dari pengajuan aplikasi hingga penerbitan keputusan. Hal ini mengurangi beban administratif bagi staf dan mempercepat waktu pendaftaran bagi calon siswa. Selain itu, BPM dapat digunakan untuk memodelkan alur kerja penjadwalan kelas, memastikan alokasi ruang dan jadwal yang optimal, serta meminimalkan konflik jadwal.  BPM juga dapat membantu dalam manajemen evaluasi dan pemrosesan nilai, dengan menyediakan sistem yang terintegrasi untuk pelaporan dan analisis hasil akademik. Ini memungkinkan lembaga pendidikan untuk melakukan penilaian yang lebih akurat dan cepat, serta memberikan umpan balik yang lebih baik kepada siswa dan orang tua.

6.   Industri Energi: Optimalisasi Proses Operasi dan Pemeliharaan

Dalam industri energi, BPM digunakan untuk mengoptimalkan proses operasi dan pemeliharaan fasilitas. Misalnya, perusahaan energi dapat menggunakan BPM untuk mengelola proses pemeliharaan peralatan, dari perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan hingga pelaporan hasil. Dengan BPM, perusahaan dapat memodelkan dan mengotomatisasi proses pemeliharaan, memastikan bahwa semua langkah dilakukan secara tepat waktu dan sesuai standar. Ini termasuk integrasi dengan sistem pemantauan peralatan untuk deteksi awal masalah dan penjadwalan pemeliharaan preventif. Penggunaan BPM dalam industri energi juga memungkinkan analisis data operasional untuk mengidentifikasi pola kegagalan dan peluang perbaikan. Dengan wawasan ini, perusahaan dapat meningkatkan keandalan peralatan, mengurangi downtime, dan memaksimalkan efisiensi operasional. 

Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah disiplin yang krusial dalam dunia bisnis modern. Dengan pendekatan yang terstruktur, alat yang tepat, dan dukungan teknologi, BPM memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan fleksibilitas dalam operasi mereka. Studi kasus dari berbagai industri menunjukkan bagaimana BPM dapat diterapkan untuk mencapai hasil yang signifikan, dari pengelolaan proses pelanggan hingga optimasi operasi dan pemeliharaan. 

Namun, penerapan BPM bukan tanpa tantangan. Resistensi terhadap perubahan, kompleksitas proses, dan keterbatasan teknologi adalah beberapa hambatan yang harus diatasi. Dengan pendekatan yang tepat, dukungan manajemen, dan pelatihan yang memadai, organisasi dapat mengatasi tantangan ini dan memanfaatkan BPM untuk mencapai keunggulan kompetitif. 

Tren masa depan, termasuk transformasi digital, integrasi AI dan machine learning, hyperautomation, dan fokus pada pengalaman pelanggan, akan terus membentuk cara BPM diterapkan dan berkembang. Organisasi yang dapat mengikuti tren ini dan mengadopsi praktik terbaik dalam BPM akan berada di posisi yang lebih baik untuk menghadapi tantangan dan memanfaatkan peluang di pasar yang terus berubah. 

Dengan pemahaman yang mendalam tentang BPM, serta strategi dan rekomendasi yang tepat, organisasi dapat merancang dan mengelola proses bisnis mereka dengan cara yang lebih efektif, mencapai tujuan bisnis, dan memberikan nilai yang lebih besar kepada pelanggan dan pemangku kepentingan. 

Daftar Pustaka 

1.    Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 

2.    Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 

3.    Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 

4.    Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 

5.    Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 

6.    Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta 

7.    Jogiyanto. HM, Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, Andi Offset, Yogyakarta 

8.    Dadan Umar Daihani, Komputerisasi pengambilan keputusan, Elex Media Komputindo, Jakarta 

9.    Husein Umar, Business an introduction, Gramedia, Jakarta 

10. Husein Umar, Metode Riset Bisnis,Gramedia, Jakarta 

11. Philip Kotler, Marketing management, Prentice Hall 

12. Gary Desls, Human resource management, Prentice Hall 

13. Gilbert A.C., Dasar-dasar riset pemasaran, Erlangga, Jakarta 

 

 

 

VERSI PDF.

  

Subscribe to receive free email updates: