BAB. 4 SIMBOL BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION (BPMN)

 

Pendahuluan

Dalam era persaingan bisnis yang semakin ketat, organisasi dituntut untuk memiliki sistem kerja yang jelas, efisien, dan adaptif. Salah satu cara untuk mencapai hal tersebut adalah dengan memetakan dan memahami proses bisnis secara menyeluruh. Proses bisnis tidak hanya mencakup aktivitas yang dilakukan oleh individu atau unit kerja, tetapi juga bagaimana aktivitas tersebut saling terhubung, siapa yang bertanggung jawab, dan hasil apa yang diharapkan dari setiap langkah.

Permodelan proses bisnis hadir sebagai alat bantu untuk menggambarkan alur kerja organisasi dalam bentuk visual. Dengan adanya model, suatu organisasi dapat lebih mudah melakukan analisis, menemukan titik lemah (bottleneck), serta merancang perbaikan yang tepat. Di antara berbagai metode pemodelan yang ada, Business Process Model and Notation (BPMN) telah menjadi standar internasional yang paling banyak digunakan.

BPMN menawarkan notasi yang sederhana, jelas, dan dapat dipahami oleh semua kalangan, baik manajer, staf operasional, maupun pengembang sistem. Dengan pendekatan grafis, BPMN mampu menyajikan gambaran alur kerja organisasi layaknya sebuah peta jalan: memperlihatkan dari mana proses dimulai, siapa yang bertanggung jawab, keputusan apa yang perlu diambil, hingga bagaimana proses berakhir.

Dalam bab ini, pembahasan akan difokuskan pada simbol-simbol utama dalam BPMN beserta peranannya dalam menggambarkan proses bisnis. Penjelasan ini penting agar mahasiswa dan praktisi mampu memahami serta menggunakan BPMN secara tepat dalam konteks analisis dan perbaikan proses organisasi.

Business Process Model and Notation (BPMN) adalah sebuah standar grafis yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis dalam bentuk diagram.

Tujuan utama BPMN adalah:

1.       Menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pihak (bisnis maupun teknis).

2.       Menyederhanakan proses komunikasi antar tim (manajer, analis bisnis, dan pengembang sistem).

3.       Menjadi jembatan antara perancangan bisnis dan implementasi teknologi informasi.

Bayangkan BPMN seperti peta jalan: sama seperti peta yang menunjukkan jalur, BPMN membantu kita melihat alur kerja, siapa yang bertanggung jawab, apa yang harus dilakukan, dan bagaimana interaksi antar bagian terjadi.

Mengapa BPMN Penting?

1.      Standarisasi internasional → digunakan di berbagai industri.

2.      Visual yang intuitif → mudah dipahami bahkan oleh orang yang tidak berlatar belakang IT.

3.      Mengurangi miskomunikasi antara pihak bisnis dan pihak teknis.

4.      Membantu analisis efisiensi proses bisnis.

5.      Mempermudah otomatisasi proses bisnis dengan sistem IT.

 Komponen dan Simbol Utama BPMN

BPMN terdiri dari empat kelompok simbol utama:

A. Flow Objects (Objek Aliran) dalam BPMN

Dalam pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN, Flow Objects atau objek aliran adalah elemen inti yang menggambarkan bagaimana suatu proses berjalan dari awal hingga akhir. Flow Objects bisa dianggap sebagai “tokoh utama” dalam cerita proses bisnis: mereka mewakili peristiwa yang terjadi, aktivitas yang dilakukan, dan keputusan yang harus diambil.

Terdapat tiga jenis utama Flow Objects: Events (Peristiwa), Activities (Aktivitas/Tugas), dan Gateways (Penghubung/Keputusan). Mari kita bahas satu per satu dengan lebih mendalam.

1. Events (Peristiwa)

Events adalah sesuatu yang terjadi dalam suatu proses bisnis, bukan sesuatu yang dikerjakan. Events biasanya menjadi pemicu atau penutup alur kerja. Simbolnya berupa lingkaran, dengan variasi desain sesuai jenis peristiwa.

Bayangkan sebuah event seperti “bunyi bel sekolah.” Bel tersebut tidak melakukan aktivitas, tetapi memberi tanda bahwa proses tertentu dimulai (misalnya: masuk kelas), sedang berlangsung (panggilan dari ruang tata usaha), atau berakhir (jam pelajaran selesai).

Jenis-Jenis Events

1.      Start Event (Peristiwa Awal)

o    Menandai dimulainya suatu proses.

o    Digambarkan dengan lingkaran kosong tipis.

o    Contoh dalam bisnis: pelanggan melakukan klik “Beli” di aplikasi e-commerce → ini menjadi titik awal dari proses pemesanan barang.

2.      Intermediate Event (Peristiwa Antara)

o    Terjadi di tengah proses, memengaruhi jalannya aktivitas.

o    Simbolnya lingkaran dengan garis tepi ganda.

o    Contoh: setelah pelanggan membayar, sistem bank mengirimkan notifikasi “Pembayaran berhasil.” Peristiwa ini tidak memulai proses, tetapi muncul sebagai trigger di tengah alur.

3.      End Event (Peristiwa Akhir)

o    Menandai berakhirnya proses.

o    Digambarkan dengan lingkaran tebal.

o    Contoh: pesanan pelanggan sudah dikirim dan diterima → proses pemesanan berakhir.

Contoh Konkret

Dalam proses pemesanan makanan online:

1.       Start Event: pelanggan memesan menu di aplikasi.

2.       Intermediate Event: notifikasi dari restoran bahwa makanan sedang dimasak.

3.       End Event: pelanggan menerima makanan di rumah.

2. Activities (Aktivitas/Tugas)

Activities menggambarkan pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu proses. Simbolnya berupa persegi panjang dengan sudut tumpul. Activities adalah elemen paling “aktif” dalam BPMN, karena di sinilah aktor melakukan sesuatu yang nyata.

Jika Events adalah “tanda,” maka Activities adalah “aksi nyata.”

Jenis Activities

1.      Task (Tugas Tunggal)

o    Aktivitas sederhana, dikerjakan dalam satu langkah.

o    Contoh: “Memeriksa stok barang” atau “Mengirim email konfirmasi.”

2.      Sub-Process (Sub-Proses)

o    Aktivitas kompleks yang terdiri dari beberapa langkah kecil di dalamnya.

o    Biasanya ditampilkan sebagai kotak dengan tanda “+” di bawahnya.

o    Contoh: proses “Pengiriman Barang” bisa mencakup serangkaian aktivitas: mengemas produk, mencetak label, dan menyerahkan ke kurir.

Contoh Konkret

Dalam proses pengajuan kredit di bank:

1.       Task: Petugas bank memeriksa dokumen nasabah.

2.       Sub-Process: Proses “Analisis Kredit,” yang melibatkan pengecekan BI Checking, penilaian agunan, hingga persetujuan manajemen.

3. Gateways (Penghubung/Keputusan)

Gateways digunakan untuk menggambarkan titik percabangan, penggabungan, atau pengendalian aliran proses. Simbolnya berupa belah ketupat.

Bayangkan Anda sedang berkendara dan tiba di persimpangan jalan. Anda harus memutuskan: lurus, belok kiri, atau belok kanan. Itulah fungsi Gateway dalam BPMN: menentukan jalur mana yang akan ditempuh.

Jenis Gateways

1.      Exclusive Gateway (XOR)

o    Hanya satu jalur yang bisa dipilih.

o    Simbol: belah ketupat dengan tanda “X” di dalamnya.

o    Contoh: Jika pembayaran sukses → lanjut ke pengiriman. Jika gagal → kembali ke pelanggan.

2.      Parallel Gateway (AND)

o    Semua jalur dijalankan secara bersamaan.

o    Simbol: belah ketupat dengan tanda “+” di dalamnya.

o    Contoh: Setelah menerima pesanan, sistem mengirim notifikasi ke pelanggan dan memberi instruksi ke gudang untuk menyiapkan barang.

3.      Inclusive Gateway (OR)

o    Satu atau lebih jalur bisa dipilih.

o    Simbol: belah ketupat dengan lingkaran di dalamnya.

o    Contoh: Dalam promo belanja online, pelanggan bisa memilih: pengiriman reguler, ekspres, atau gratis ongkir (jika syarat tertentu terpenuhi). Bisa saja lebih dari satu jalur aktif, tergantung kondisi.

Contoh Konkret

Dalam proses penerimaan mahasiswa baru:

1.       Exclusive Gateway (XOR): Apakah calon mahasiswa lulus ujian? Jika ya → lanjut ke daftar ulang. Jika tidak → proses berhenti.

2.       Parallel Gateway (AND): Setelah daftar ulang, mahasiswa harus sekaligus mengurus pembayaran UKT dan mengunggah berkas administrasi.

3.       Inclusive Gateway (OR): Mahasiswa bisa memilih program beasiswa. Ada pilihan beasiswa internal kampus, beasiswa pemerintah, atau beasiswa swasta. Bisa salah satu, bisa juga lebih dari satu.

Flow Objects adalah fondasi dari diagram BPMN. Dengan memahami Events, Activities, dan Gateways, kita dapat membangun model proses bisnis yang jelas, runtut, dan mudah dipahami.

1.       Events → penanda “kapan sesuatu terjadi.”

2.       Activities → menunjukkan “apa yang dikerjakan.”

3.       Gateways → menentukan “arah mana yang dipilih.”

Ketiganya bekerja sama seperti alur cerita: Event adalah bab pembuka dan penutup, Activity adalah isi cerita, dan Gateway adalah persimpangan yang membuat cerita bercabang.

B. Connecting Objects (Objek Penghubung) dalam BPMN

Gambar : Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow, Dan Associations Rumah Sakit

Dalam pemodelan proses bisnis menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN), simbol-simbol yang digunakan tidak hanya berupa events (peristiwa), activities (aktivitas), dan gateways (keputusan). Untuk membuat diagram BPMN benar-benar jelas dan dapat “dibaca” alurnya, diperlukan pula simbol-simbol penghubung yang dikenal sebagai Connecting Objects (Objek Penghubung).

Connecting Objects berfungsi sebagai “jembatan” atau “jalan penghubung” antara satu elemen dengan elemen lainnya. Tanpa adanya penghubung, diagram BPMN akan terlihat seperti kumpulan simbol yang terpisah tanpa alur cerita. Oleh karena itu, objek penghubung merupakan bagian yang sangat penting karena menentukan urutan, hubungan, dan komunikasi dalam proses bisnis.

 Dalam BPMN, terdapat tiga jenis utama objek penghubung, yaitu:

1.      Sequence Flow

2.      Message Flow

3.      Association

Ketiga jenis penghubung ini memiliki fungsi yang berbeda sesuai dengan konteks hubungan antar elemen dalam suatu proses bisnis.

1. Sequence Flow (Alur Urutan Aktivitas)

Sequence Flow adalah garis panah solid yang digunakan untuk menunjukkan urutan aktivitas dalam suatu proses. Dengan kata lain, simbol ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dijalankan secara berurutan dari awal hingga akhir proses.

Karakteristik

1.       Dilambangkan dengan garis panah hitam solid.

2.       Menghubungkan satu aktivitas atau peristiwa dengan aktivitas berikutnya.

3.       Tidak boleh digunakan untuk menghubungkan elemen dari pool yang berbeda (hanya dalam satu pool).

Contoh

Bayangkan sebuah proses bisnis di toko online:

1.      Pelanggan memesan barang →

2.      Sistem mencatat pesanan →

3.      Bagian keuangan memproses pembayaran →

4.      Gudang menyiapkan barang →

5.      Kurir mengirimkan barang ke pelanggan.

Alur ini akan ditunjukkan dengan sequence flow berupa panah solid dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya. Tanpa sequence flow, kita tidak bisa tahu mana yang harus dilakukan terlebih dahulu.

Analogi

Sequence flow dapat dianalogikan seperti alur resep masakan. Jika kita membuat mie instan, urutannya adalah: merebus air → memasukkan mie → menambahkan bumbu → menyajikan mie. Jika urutannya tidak jelas, hasilnya bisa gagal. Begitu pula dalam bisnis, sequence flow memastikan urutan kerja tidak tertukar.

2. Message Flow (Alur Pertukaran Pesan)

Message Flow adalah garis putus-putus dengan lingkaran kecil di salah satu ujungnya dan panah di ujung lainnya. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan adanya pertukaran pesan atau informasi antar pihak yang berbeda, biasanya antara dua pool (entitas berbeda).

Karakteristik

·         Digambarkan dengan garis putus-putus.

·         Di satu ujung ada lingkaran kecil, dan di ujung lainnya ada panah.

·         Menunjukkan komunikasi atau transfer informasi antar organisasi, divisi, atau sistem yang berbeda.

Contoh

Dalam proses pengiriman barang:

1.       Pelanggan (pool 1) mengirimkan pesan pemesanan kepada perusahaan e-commerce (pool 2).

2.       Setelah barang dikirim, perusahaan e-commerce mengirimkan notifikasi pengiriman kepada pelanggan.

Alur komunikasi dua arah ini ditunjukkan dengan message flow.

Analogi

Message flow ibarat percakapan via WhatsApp. Walaupun kita berbicara tentang hal yang sama (proses transaksi), pesan tetap harus dikirim dan diterima agar komunikasi berjalan. Dalam BPMN, message flow adalah simbol komunikasi lintas pihak.

3. Association (Asosiasi)

Association adalah garis putus-putus biasa (tanpa panah solid atau simbol lingkaran) yang digunakan untuk menghubungkan informasi tambahan dengan elemen utama dalam proses.

Association biasanya dipakai untuk menghubungkan:

1.       Data object (objek data) dengan aktivitas yang menggunakannya.

2.       Artifact (artefak tambahan) seperti catatan atau anotasi.

3.       Informasi non-inti yang tetap penting untuk dipahami.

Karakteristik

1.       Digambarkan dengan garis putus-putus sederhana.

2.       Bisa dengan panah (jika menunjukkan arah hubungan) atau tanpa panah.

3.       Tidak memengaruhi urutan alur proses, hanya menambahkan informasi.

Contoh

Dalam proses pembayaran online:

·         Aktivitas “Memproses Pembayaran” mungkin memiliki association dengan “Data Kartu Kredit” sebagai objek data.

·         Atau, aktivitas “Mengirimkan Barang” bisa memiliki catatan tambahan berupa “Pengiriman dilakukan maksimal 3 hari kerja”.

Association membantu memperjelas proses tanpa mengubah jalur utamanya.

Analogi

Association bisa dianalogikan seperti catatan kaki dalam buku. Catatan kaki bukan bagian utama isi buku, tetapi memberi tambahan informasi yang memperkaya pemahaman pembaca.

Perbandingan Ketiga Connecting Objects

Untuk lebih mudah memahami perbedaan ketiga objek penghubung, perhatikan tabel berikut:

Jenis Connecting Object	Simbol	Fungsi Utama	Contoh dalam Bisnis
Sequence Flow	Panah solid	Menunjukkan urutan aktivitas dalam satu proses	Dari “Pesan Barang” → “Bayar Pesanan” → “Kirim Barang”
Message Flow	Garis putus-putus dengan lingkaran kecil	Menunjukkan komunikasi antar pool (pihak berbeda)	Pelanggan mengirim pesanan ke perusahaan
Association	Garis putus-putus biasa	Menghubungkan aktivitas dengan data/artifak tambahan	Aktivitas “Proses Pembayaran” dikaitkan dengan data “Nomor Kartu Kredit”

Dari bahasan diatas kita dapat simpulkan bahwa :

·         Connecting Objects dalam BPMN adalah penghubung penting yang memastikan diagram proses bisnis memiliki alur yang jelas, terstruktur, dan mudah dipahami.

·         Sequence Flow menekankan urutan aktivitas, Message Flow menekankan komunikasi antar pihak, dan Association menekankan keterkaitan dengan informasi tambahan.

·         Dengan memahami dan menggunakan ketiga simbol ini secara tepat, sebuah organisasi dapat membuat model proses bisnis yang lebih informatif, akurat, dan komunikatif bagi semua pemangku kepentingan.

C. Swimlanes (Lajur Kerja) dalam BPMN

Ketika kita berbicara tentang pemodelan proses bisnis, salah satu hal yang paling penting adalah mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas tertentu. Sebuah proses bisnis biasanya tidak hanya melibatkan satu orang atau satu unit kerja, tetapi melibatkan banyak aktor yang saling bekerja sama.

Sebagai contoh sederhana, dalam proses pemesanan online, pelanggan mengisi data pesanan, bagian penjualan mencatat order, bagian keuangan memverifikasi pembayaran, dan bagian gudang menyiapkan barang. Jika hanya digambarkan dengan alur aktivitas tanpa menunjukkan siapa yang melakukannya, diagram akan kehilangan makna penting: siapa mengerjakan apa.

Untuk menjawab kebutuhan ini, BPMN menggunakan konsep Swimlanes (lajur kerja). Swimlanes membantu memisahkan dan menjelaskan peran masing-masing aktor dalam sebuah proses, sehingga diagram menjadi lebih jelas, terstruktur, dan mudah dipahami.

Swimlanes secara harfiah berarti "jalur renang" — istilah ini diambil dari dunia olahraga renang di mana setiap perenang memiliki jalur (lane) masing-masing di kolam. Analogi ini sangat tepat karena dalam proses bisnis, setiap aktor atau unit kerja juga memiliki "jalur" atau "lajur" sendiri untuk melakukan aktivitasnya.

Dalam BPMN, swimlanes berfungsi untuk:

1.      Menunjukkan tanggung jawab → siapa melakukan aktivitas tertentu.

2.      Membedakan peran → memisahkan tugas antar departemen atau organisasi.

3.      Memudahkan komunikasi → membuat diagram lebih mudah dipahami berbagai pihak.

Komponen Swimlanes dalam BPMN

Swimlanes terdiri dari dua elemen utama, yaitu Pool dan Lane.

1.      Pool

·         Definisi:
Pool menggambarkan satu entitas besar, bisa berupa organisasi, perusahaan, mitra bisnis, atau bahkan sistem eksternal.

·         Fungsi:
Digunakan untuk membedakan aktor yang berbeda secara organisasi. Misalnya, perusahaan dan pelanggan bisa digambarkan dalam dua pool yang berbeda.

·         Karakteristik:

o    Biasanya memuat satu atau beberapa lane.

o    Aktivitas dalam satu pool umumnya berada dalam kendali organisasi tersebut.

o    Komunikasi antar pool digambarkan dengan message flow (aliran pesan).

Contoh:
Dalam proses pembelian online, kita bisa memiliki dua pool:

1.      Pool Pelanggan → mewakili pihak pembeli.

2.      Pool Perusahaan → mewakili organisasi penjual yang meliputi bagian penjualan, keuangan, dan gudang.

2. Lane

·         Definisi:
Lane adalah sub-bagian dalam pool yang digunakan untuk membedakan peran, fungsi, atau departemen di dalam satu organisasi.

·         Fungsi:
Menunjukkan unit kerja, jabatan, atau peran tertentu yang bertanggung jawab terhadap aktivitas.

·         Karakteristik:

o    Digambarkan sebagai pembagian horizontal atau vertikal dalam pool.

o    Setiap lane memuat aktivitas yang dikerjakan oleh unit/peran tersebut.

Contoh:
Dalam pool Perusahaan, kita bisa membaginya menjadi beberapa lane:

1.      Bagian Penjualan → menerima dan mencatat pesanan.

2.      Bagian Keuangan → memverifikasi dan memproses pembayaran.

3.      Bagian Gudang → menyiapkan barang dan melakukan pengiriman.

Contoh Naratif Swimlanes dalam Proses Bisnis

Mari kita lihat contoh sederhana untuk memahami penerapan swimlanes.

Kasus: Proses Pemesanan Barang Online

1.      Pool 1: Pelanggan

o    Lane: Individu Pembeli.

o    Aktivitas: Mengisi data pesanan dan mengirimkannya ke perusahaan.

2.      Pool 2: Perusahaan

o    Lane 1: Bagian Penjualan → menerima order dari pelanggan dan mencatat ke sistem.

o    Lane 2: Bagian Keuangan → memeriksa pembayaran, apakah berhasil atau gagal.

o    Lane 3: Bagian Gudang → jika pembayaran berhasil, menyiapkan barang dan mengatur pengiriman.

Dengan pembagian ini, diagram BPMN tidak hanya menampilkan urutan aktivitas, tetapi juga memperlihatkan siapa yang melakukan aktivitas tersebut. Hal ini sangat membantu dalam:

1.       Analisis tanggung jawab kerja.

2.       Identifikasi hambatan (bottle-neck).

3.       Penyusunan perbaikan proses bisnis.

Pentingnya Swimlanes dalam BPMN

Mengapa swimlanes dianggap penting dalam pemodelan proses bisnis?

Beberapa alasannya antara lain:

1.      Kejelasan peran: tanpa swimlanes, kita tidak tahu siapa yang bertanggung jawab atas suatu aktivitas.

2.      Mengurangi ambiguitas: swimlanes meminimalisir salah tafsir antara tim bisnis dan teknis.

3.      Meningkatkan komunikasi lintas fungsi: setiap departemen dapat melihat bagaimana mereka berinteraksi dengan departemen lain.

4.      Alat analisis organisasi: swimlanes memungkinkan manajer untuk melihat distribusi kerja antar unit, sehingga bisa menilai apakah ada beban kerja yang tidak seimbang.

5.      Mendukung dokumentasi formal: diagram BPMN dengan swimlanes sering dijadikan dokumen resmi dalam audit proses bisnis atau sertifikasi kualitas (misalnya ISO).

Analogi

Bayangkan sebuah restoran cepat saji.

·         Pool 1: Pelanggan → melakukan pemesanan.

·         Pool 2: Restoran → dibagi menjadi beberapa lane:

o    Lane 1: Kasir (menerima order dan pembayaran).

o    Lane 2: Dapur (menyiapkan makanan).

o    Lane 3: Staf Pengantar (menyerahkan pesanan ke pelanggan).

Jika kita hanya menggambar urutan aktivitas tanpa swimlanes, kita tahu apa yang terjadi tetapi tidak tahu siapa yang melakukannya. Dengan swimlanes, kita bisa melihat jelas bahwa kasir hanya fokus pada transaksi, dapur hanya fokus pada makanan, dan staf pengantar hanya fokus mengantarkan pesanan.

Dari bahasan diatas kita dapat simpulkan bahwa :

1.       Swimlanes dalam BPMN adalah elemen penting untuk memetakan tanggung jawab dalam proses bisnis.

2.       Terdiri dari pool (entitas besar seperti organisasi) dan lane (peran atau unit kerja yang lebih spesifik).

3.       Swimlanes membuat diagram BPMN lebih informatif, mudah dipahami, serta membantu dalam analisis dan perbaikan proses bisnis.

4.       Dengan swimlanes, organisasi bisa lebih mudah mengidentifikasi peran, menghindari miskomunikasi, dan meningkatkan koordinasi lintas unit kerja.

D. Artifacts (Artefak) dalam BPMN

Ketika kita menggambarkan sebuah proses bisnis dengan BPMN, sering kali diagram yang dihasilkan hanya menampilkan alur utama berupa peristiwa (events), aktivitas (activities), dan keputusan (gateways). Namun, pada kenyataannya, suatu proses bisnis tidak hanya terdiri dari aliran kegiatan saja, melainkan juga melibatkan berbagai informasi pendukung yang penting untuk dipahami.

 Misalnya:

1.       Dokumen apa yang digunakan dalam suatu aktivitas?

2.       Data apa yang dihasilkan dari aktivitas tersebut?

3.       Apakah ada catatan khusus yang perlu diperhatikan oleh pelaksana aktivitas?

Untuk menjawab kebutuhan inilah BPMN menyediakan Artifacts (Artefak). Artefak berfungsi sebagai pelengkap dalam pemodelan proses bisnis agar informasi yang ditampilkan lebih lengkap, kontekstual, dan jelas.

Menurut standar Object Management Group (OMG), artefak dalam BPMN adalah elemen tambahan yang digunakan untuk memperkaya pemodelan proses bisnis. Artifacts tidak memengaruhi urutan aktivitas (sequence) dalam alur, tetapi memberikan informasi tambahan agar proses lebih mudah dipahami oleh semua pihak.

Dengan kata lain, artefak adalah "penjelasan samping" atau "catatan kaki visual" yang membantu orang memahami apa yang terjadi dalam suatu aktivitas bisnis, tanpa harus mengubah logika utama alurnya.

Fungsi Artifacts dalam BPMN

Fungsi utama artefak antara lain:

1.      Memberikan konteks informasi → menjelaskan data atau dokumen yang digunakan/dihasilkan.

2.      Meningkatkan keterbacaan diagram → membuat diagram lebih informatif tanpa mengacaukan alur utama.

3.      Mempermudah komunikasi antar pihak → artefak berfungsi sebagai penjelasan tambahan yang bisa dimengerti baik oleh orang teknis maupun non-teknis.

4.      Mendukung analisis proses bisnis → dengan melihat data atau catatan tambahan, analis bisnis dapat lebih mudah mengidentifikasi potensi masalah atau kebutuhan perbaikan.

Jenis-Jenis Artifacts

Ada tiga artefak utama dalam BPMN yang sering digunakan, yaitu:

a. Data Object

Data Object menggambarkan data atau informasi yang digunakan atau dihasilkan oleh suatu aktivitas dalam proses bisnis.

·         Simbol:
Ikon berbentuk lembaran kertas kecil dengan sudut terlipat.

·         Fungsi:
Menunjukkan input (data yang dipakai) maupun output (data yang dihasilkan).

Contoh Kasus: Dalam proses pemesanan barang online:

o    Saat pelanggan melakukan pemesanan, sistem menghasilkan Data Object berupa “Formulir Pesanan”.

o    Ketika gudang menyiapkan barang, aktivitas tersebut menggunakan Data Object “Daftar Barang Dipesan” sebagai referensi.

Relevansi Praktis: Bagi tim IT, simbol ini membantu memahami jenis data yang perlu disimpan di database. Bagi bagian bisnis, ini membantu melacak dokumen mana saja yang terlibat dalam alur kerja.

b. Group

Group digunakan untuk mengelompokkan beberapa aktivitas dalam diagram agar terlihat memiliki keterkaitan, meskipun tidak secara langsung berhubungan dalam alur urutan.

·         Simbol:
Kotak besar berupa garis putus-putus yang “mengelilingi” sejumlah aktivitas.

·         Fungsi:
Memberikan gambaran bahwa aktivitas-aktivitas tersebut termasuk dalam satu kategori tertentu.

Contoh Kasus: Dalam proses rekrutmen karyawan:

o    Aktivitas "Wawancara HRD", "Tes Psikologi", dan "Tes Teknis" dapat digabung dalam satu Group bernama “Seleksi Kandidat”.

Relevansi Praktis: Membantu manajemen memahami bahwa sekumpulan aktivitas sebenarnya merupakan bagian dari satu tahapan besar dalam proses.

c. Annotation

Annotation adalah catatan tambahan yang berfungsi sebagai komentar atau penjelasan untuk memperjelas suatu aktivitas atau keputusan dalam diagram.

·         Simbol:
Kotak teks sederhana yang dihubungkan dengan garis putus-putus ke elemen BPMN tertentu.

·         Fungsi:
Menyediakan keterangan tambahan yang mungkin sulit dijelaskan hanya dengan simbol standar.

Contoh Kasus: Dalam proses pembayaran:

·         Aktivitas “Verifikasi Pembayaran” diberi annotation: “Verifikasi dilakukan maksimal 1 x 24 jam sejak transaksi diterima.”

Relevansi Praktis: Sangat berguna untuk menghindari salah tafsir antar departemen, terutama ketika diagram digunakan untuk diskusi lintas divisi.

Contoh Penerapan Artefak dalam Proses Bisnis

Bayangkan sebuah proses klaim asuransi kesehatan:

1.      Nasabah mengajukan klaim (Start Event).

2.      Bagian administrasi menerima dokumen klaim (Activity).

o    Di sini, muncul Data Object: “Formulir Klaim dan Bukti Medis”.

3.      Dokumen diperiksa kelengkapan (Activity).

o    Jika dokumen lengkap → proses dilanjutkan.

o    Jika dokumen tidak lengkap → diberikan annotation: “Klaim ditolak jika dokumen tidak lengkap.”

4.      Aktivitas “Verifikasi Dokumen Medis” dan “Verifikasi Tagihan Rumah Sakit” dikelompokkan dalam satu Group bernama “Tahap Verifikasi”.

5.      Setelah lolos verifikasi, klaim diproses keuangan (Activity) dan ditutup dengan End Event: Dana Klaim Dicairkan.

Dengan penggunaan artefak tersebut, diagram BPMN menjadi lebih kaya informasi. Manajemen bisa langsung melihat dokumen apa saja yang dipakai, tahapan apa yang termasuk dalam kelompok tertentu, dan aturan tambahan apa yang berlaku.

Dari bahasan diatas kita dapat simpulkan bahwa :

1.      Artifacts (Artefak) adalah elemen tambahan dalam BPMN yang berfungsi memberikan informasi kontekstual dalam pemodelan proses bisnis.

2.      Tiga artefak utama yaitu:

3.      Data Object → menjelaskan data yang digunakan atau dihasilkan.

4.      Group → mengelompokkan aktivitas yang saling terkait.

5.      Annotation → memberi catatan atau penjelasan tambahan.

6.      Artefak tidak memengaruhi alur utama proses, tetapi membuat diagram lebih jelas, informatif, dan mudah dipahami oleh semua pihak.

7.      Dalam praktik bisnis, artefak membantu organisasi menghindari salah tafsir, memperkaya dokumentasi proses, dan meningkatkan efektivitas komunikasi lintas divisi.

Kesimpulan

Business Process Model and Notation (BPMN) merupakan bahasa visual standar yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis secara sistematis dan terstruktur. Melalui penggunaan simbol-simbol khusus seperti events, activities, gateways, connecting objects, swimlanes, dan artifacts BPMN mampu menyajikan gambaran alur kerja yang mudah dipahami oleh berbagai pihak dalam organisasi.

Keberadaan BPMN memberikan manfaat besar, antara lain:

1. Memperjelas tanggung jawab setiap aktor atau unit kerja.
2. Mengurangi risiko miskomunikasi antar tim.
3. Menyediakan dasar yang kuat untuk analisis efisiensi proses.
4. Mendukung dokumentasi formal serta pengembangan sistem berbasis teknologi informasi.

Dengan pemahaman yang baik terhadap BPMN, organisasi dapat mengoptimalkan proses bisnisnya, meningkatkan koordinasi antar bagian, serta lebih adaptif dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis. Bagi mahasiswa, penguasaan BPMN bukan hanya bekal teoritis, tetapi juga keterampilan praktis yang relevan di dunia kerja.

Daftar Pustaka

1.       Harmon, P. (2020). Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professionals. 4th Edition. Morgan Kaufmann.

2.       Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2018). Fundamentals of Business Process Management. Springer.

3.       vom Brocke, J., & Rosemann, M. (Eds.). (2021). Handbook on Business Process Management. Springer.

4.       Weske, M. (2019). Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. Springer.

5.       Modul Analisis Proses Bisnis. (2023). Tim Pengajar Universitas.

6.       Hammer, M., & Champy, J. (2001). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution. Harper Business.

7.       Porter, M. E. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press.

8.       Rummler, G. A., & Brache, A. P. (2012). Improving Performance: How to Manage the White Space on the Organization Chart. Jossey-Bass.

9.       ISO 9001:2015. Quality management systems — Requirements.

10.    Wibowo, A. (2020). Manajemen Proses Bisnis. Jakarta: Rajawali Pers.

 

VERSI PDF.

Subscribe to receive free email updates: