BAB. 3 KOMPONEN DAN JENIS-JENIS PROSES BISNIS

PENGANTAR

Proses bisnis merupakan fondasi utama dalam operasional sebuah organisasi. Melalui proses bisnis, berbagai aktivitas yang melibatkan manusia, teknologi, sumber daya, dan informasi disusun secara sistematis agar dapat menghasilkan output berupa produk atau layanan yang memiliki nilai tambah. Dalam konteks manajemen modern, keberadaan proses bisnis yang terstruktur bukan hanya sekadar rutinitas administratif, melainkan sebuah sistem kerja yang menentukan efisiensi, efektivitas, serta daya saing organisasi di pasar.

Seiring meningkatnya kompleksitas lingkungan bisnis, organisasi dituntut untuk tidak hanya memahami bagaimana sebuah proses berlangsung, tetapi juga mampu mengidentifikasi komponen-komponen penting yang menyusunnya. Tanpa pemahaman tersebut, perusahaan akan kesulitan untuk melakukan evaluasi, inovasi, maupun perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).

Lebih lanjut, proses bisnis juga dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis utama. Ada proses yang secara langsung menghasilkan nilai bagi pelanggan (proses utama/core processes), ada yang berfungsi sebagai penopang kelancaran kegiatan utama (proses pendukung/supporting processes), serta ada pula yang bersifat mengarahkan dan mengendalikan agar organisasi tetap berada pada jalur yang benar (proses manajemen/management processes). Ketiga jenis ini tidak berdiri sendiri, melainkan saling terkait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh.

Dengan memahami komponen dan jenis-jenis proses bisnis, mahasiswa manajemen diharapkan mampu melihat bagaimana organisasi bekerja secara menyeluruh. Pemahaman ini tidak hanya bermanfaat dalam konteks akademik, tetapi juga menjadi bekal praktis saat mereka terjun ke dunia kerja atau menjalankan usaha.

KOMPONEN PROSES BISNIS

Sebuah proses bisnis ibarat “mesin” yang terus bergerak agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Agar mesin itu dapat bekerja, tentu saja ada bagian-bagian penting yang saling melengkapi. Bagian-bagian inilah yang disebut sebagai komponen proses bisnis.

Memahami komponen ini sangat penting karena tanpa mengenali apa saja yang menyusun sebuah proses, kita akan kesulitan memperbaiki atau mengoptimalkannya. Bayangkan seperti sebuah puzzle: jika ada satu kepingan yang hilang, gambar besar tidak akan sempurna. Begitu pula proses bisnis, jika salah satu komponennya tidak berjalan optimal, maka hasil akhir (output) tidak akan maksimal.

Komponen-Komponen Utama Proses Bisnis

a. Input (Masukan)

Input adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk memulai dan menjalankan suatu proses. Tanpa input, proses tidak akan berjalan.

Bentuk Input:

·         Bahan baku: Misalnya kayu untuk perusahaan mebel, atau kain untuk perusahaan garmen.

·         Data dan informasi: Data pelanggan dalam bisnis e-commerce, atau laporan keuangan untuk proses akuntansi.

·         Tenaga kerja: Karyawan, staf produksi, teknisi, maupun manajer.

·         Teknologi: Perangkat lunak, aplikasi, atau mesin produksi.

Contoh:

·         Pada perusahaan garmen, input mencakup kain, benang, pola desain, serta tenaga kerja penjahit.

·         Pada bank, input bisa berupa data calon nasabah, dokumen administrasi, dan sistem teknologi perbankan.

Catatan penting: Input yang berkualitas akan sangat menentukan kualitas output. Bahan baku yang buruk, misalnya, akan menghasilkan produk yang sulit bersaing di pasar.

b. Aktivitas atau Tugas (Activities/Tasks)

Aktivitas adalah langkah-langkah nyata yang dilakukan untuk mengubah input menjadi output. Aktivitas ini merupakan jantung dari proses bisnis.

Jenis Aktivitas:

1.      Manual: Dilakukan oleh manusia, misalnya menjahit, mengetik laporan, melayani pelanggan.

2.      Otomatis: Menggunakan bantuan teknologi atau mesin, misalnya mesin fotokopi, software akuntansi, sistem ERP.

Contoh:

·         Dalam perusahaan logistik, aktivitas meliputi pengemasan barang, pengecekan alamat, dan distribusi.

·         Dalam restoran cepat saji, aktivitasnya mulai dari menerima pesanan, memasak, hingga menyajikan makanan.

Catatan penting: Efisiensi aktivitas menentukan seberapa cepat dan hemat biaya sebuah organisasi dapat beroperasi.

c. Output (Keluaran)

Output adalah hasil akhir dari sebuah proses, yang diharapkan memberi nilai tambah bagi pelanggan atau organisasi.

Bentuk Output:

·         Produk fisik: seperti pakaian, mobil, atau makanan.

·         Jasa: seperti layanan konsultasi, transportasi, atau pendidikan.

·         Informasi: laporan keuangan, data riset, hasil analisis pasar.

Contoh:

·         Perusahaan garmen menghasilkan pakaian jadi sebagai output.

·         Universitas menghasilkan lulusan yang berkualitas.

·         Bank menghasilkan layanan pinjaman dan investasi yang aman.

Catatan penting: Output yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, karena kepuasan pelanggan adalah tujuan utama proses bisnis.

d. Pelaku Proses (Actors/Stakeholders)

Pelaku proses adalah orang atau pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan proses bisnis.

Jenis Pelaku:

·         Internal: karyawan, manajer, pimpinan perusahaan.

·         Eksternal: pemasok, distributor, mitra bisnis, bahkan pelanggan.

Contoh:

·         Dalam industri ritel: kasir, staf gudang, pemasok produk, serta pelanggan.

·         Dalam perusahaan konstruksi: arsitek, mandor, tenaga kerja, kontraktor, dan klien.

Catatan penting: Pelaku proses memiliki peran berbeda, tetapi saling berkaitan. Keberhasilan proses sangat tergantung pada koordinasi di antara mereka.

e. Sumber Daya Pendukung (Resources)

Sumber daya pendukung adalah sarana atau fasilitas yang membantu pelaksanaan aktivitas agar lebih cepat, efisien, dan efektif.

Bentuk Sumber Daya:

·         Fisik: mesin, gedung, kendaraan operasional.

·         Finansial: dana, anggaran operasional.

·         Teknologi: sistem ERP, software CRM, komputer, internet.

Contoh:

·         Dalam perbankan, resources berupa sistem keamanan data, jaringan komputer, dan aplikasi mobile banking.

·         Dalam industri penerbangan, resources meliputi pesawat, sistem reservasi tiket, dan bandara.

Catatan penting: Sumber daya ini ibarat “bahan bakar” yang menggerakkan aktivitas. Tanpa resources yang memadai, proses bisnis bisa tersendat.

f. Kontrol dan Mekanisme Pengendalian

Kontrol adalah sistem atau mekanisme yang digunakan untuk memastikan proses berjalan sesuai dengan standar, aturan, dan tujuan yang telah ditetapkan.

Bentuk Kontrol:

·         Prosedur Operasi Standar (SOP).

·         Sistem audit internal.

·         Pengawasan kualitas (quality control).

·         Laporan kinerja berkala.

 

Contoh:

·         Perusahaan manufaktur menggunakan quality control untuk memastikan barang tidak cacat sebelum dikirim ke pasar.

·         Perusahaan jasa keuangan menerapkan audit internal untuk mencegah penyimpangan dana.

Catatan penting: Tanpa kontrol, proses bisnis berisiko menghasilkan output yang tidak sesuai harapan, bahkan menimbulkan kerugian.

g. Tujuan (Objectives/Goals)

Tujuan adalah arah atau target yang hendak dicapai dari setiap proses bisnis. Tujuan ini menjadi “kompas” yang mengarahkan seluruh komponen proses.

Bentuk Tujuan:

·         Efisiensi: mengurangi biaya, mempercepat proses.

·         Kualitas: menghasilkan produk/layanan yang lebih baik.

·         Kepuasan pelanggan: memberikan pengalaman terbaik bagi pengguna.

·         Keuntungan finansial: meningkatkan pendapatan dan laba.

Contoh:

·         Pada layanan transportasi online, tujuan utama adalah menghadirkan layanan cepat, aman, dan nyaman bagi pengguna.

·         Pada perusahaan manufaktur, tujuan proses produksi adalah menghasilkan barang berkualitas tinggi dengan biaya rendah.

Catatan penting: Tujuan harus jelas dan terukur. Tanpa tujuan, proses bisnis ibarat perjalanan tanpa arah.

Jika kita rangkum, komponen proses bisnis terdiri dari input → aktivitas → output, yang digerakkan oleh pelaku dengan bantuan sumber daya, dijaga dengan kontrol, dan diarahkan oleh tujuan. Semua ini membentuk sebuah rantai nilai (value chain) yang menentukan keberhasilan organisasi.

Dengan pemahaman mendalam tentang komponen ini, mahasiswa diharapkan mampu menganalisis bagaimana suatu organisasi bekerja, mengidentifikasi titik lemah, serta menyusun strategi perbaikan agar proses bisnis berjalan lebih efektif, efisien, dan menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan.

JENIS-JENIS PROSES BISNIS

Tidak semua proses bisnis memiliki fungsi yang sama. Ada proses yang langsung berhubungan dengan pelanggan, menghasilkan produk atau layanan, dan ada pula proses yang bekerja di balik layar untuk memastikan jalannya organisasi tetap lancar. Selain itu, ada juga proses yang berfungsi sebagai pengendali, perencana, serta pengambil keputusan agar keseluruhan organisasi tetap terarah.

Untuk itu, secara umum, para ahli manajemen membagi proses bisnis menjadi tiga kategori besar, yaitu:

1.      Proses Utama (Core Processes)

2.      Proses Pendukung (Supporting Processes)

3.      Proses Manajemen (Management Processes)

Pembagian ini sangat penting karena membantu kita memahami bahwa keberhasilan suatu organisasi bukan hanya bergantung pada produk atau layanan yang ditawarkan, tetapi juga pada seluruh sistem kerja yang mendukung dan mengelolanya.

Proses Utama (Core Processes)

Proses utama adalah proses inti yang secara langsung menghasilkan produk atau layanan untuk pelanggan. Proses ini memberikan nilai tambah (value added), sehingga pelanggan mau membeli, menggunakan, atau memanfaatkan hasil dari proses tersebut.

Karakteristik Proses Utama:

1.       Langsung terlihat oleh pelanggan (customer-facing).

2.       Menjadi alasan utama keberadaan sebuah perusahaan atau organisasi.

3.       Berpengaruh besar terhadap daya saing perusahaan.

Contoh Proses Utama:

1.      Perusahaan Manufaktur

o    Produksi barang, seperti pembuatan mobil, pakaian, atau alat elektronik.

o    Jika proses produksi tidak efisien, maka produk menjadi mahal atau kualitasnya rendah.

2.      Universitas

o    Proses belajar mengajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

o    Inilah “jantung” sebuah perguruan tinggi karena menentukan reputasi akademiknya.

3.      Bank

o    Penyimpanan uang, layanan pinjaman, dan transaksi keuangan.

o    Proses ini yang menjadi nilai utama mengapa pelanggan mempercayakan uangnya pada bank.

Ilustrasi Sederhana: Bayangkan sebuah restoran cepat saji. Proses utama mereka adalah menerima pesanan, menyiapkan makanan, dan menyajikannya ke pelanggan. Jika proses ini lambat atau kualitas makanan buruk, pelanggan akan kecewa, meskipun dekorasi restoran menarik.

Proses Pendukung (Supporting Processes)

Proses pendukung adalah proses yang tidak langsung menghasilkan produk atau layanan bagi pelanggan, tetapi berperan penting dalam menjaga kelancaran proses utama.

Karakteristik Proses Pendukung:

1.       Tidak terlihat langsung oleh pelanggan, tetapi dampaknya terasa.

2.       Memberikan fondasi yang kuat bagi proses utama.

3.       Tanpa proses pendukung, proses utama akan terganggu.

Contoh Proses Pendukung:

1.      Rekrutmen dan Pelatihan Karyawan

o    Jika perusahaan tidak merekrut atau melatih karyawan dengan baik, maka kualitas proses utama (misalnya produksi atau layanan) akan menurun.

 

2.      Teknologi Informasi (IT Support)

o    Sistem IT membantu mempercepat komunikasi, mencatat transaksi, dan melacak pesanan. Bayangkan jika sistem e-commerce error, maka pelanggan tidak bisa berbelanja.

3.      Pengelolaan Keuangan Internal

o    Mengatur arus kas, pembayaran gaji, dan perhitungan biaya. Tanpa ini, perusahaan bisa kehabisan dana untuk menjalankan operasi.

Ilustrasi Sederhana: Ambil contoh rumah sakit. Proses utamanya adalah memberikan layanan medis kepada pasien. Namun, tanpa bagian pendukung seperti administrasi, pengadaan obat, dan sistem informasi pasien, dokter akan kesulitan memberikan layanan yang maksimal.

Proses Manajemen (Management Processes)

Proses manajemen adalah proses yang berhubungan dengan perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan agar seluruh proses—baik utama maupun pendukung dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Karakteristik Proses Manajemen:

1.       Bersifat strategis dan menyeluruh.

2.       Tidak langsung berhubungan dengan pelanggan, tetapi menentukan arah organisasi.

3.       Melibatkan level pimpinan dan manajerial.

Contoh Proses Manajemen:

1.      Perencanaan Strategi Perusahaan

o    Misalnya, menentukan target penjualan 5 tahun ke depan atau strategi ekspansi ke pasar internasional.

2.      Monitoring Kinerja

o    Mengevaluasi apakah target penjualan tercapai, apakah produksi berjalan sesuai standar, dan bagaimana kepuasan pelanggan.

3.      Evaluasi dan Pengambilan Keputusan

o    Menentukan apakah perusahaan perlu memperbaiki sistem, melakukan inovasi produk, atau memangkas biaya operasional.

Ilustrasi Sederhana: Ambil contoh sebuah universitas. Proses manajemennya adalah ketika rektor bersama dekan merumuskan strategi peningkatan akreditasi, mengevaluasi kualitas kurikulum, atau memutuskan program beasiswa. Tanpa proses manajemen yang baik, proses belajar mengajar bisa kehilangan arah.

Pentingnya Memahami Jenis-Jenis Proses Bisnis

Mengapa mahasiswa manajemen perlu memahami pembagian proses bisnis ini?

1.      Efisiensi dan Produktivitas

o    Dengan mengetahui jenis-jenis proses, kita bisa melihat di mana titik kelemahan organisasi: apakah di proses utama, pendukung, atau manajemen.

2.      Kualitas Layanan

o    Pemahaman ini membantu organisasi menjaga konsistensi output dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3.      Daya Saing

o    Perusahaan dengan proses yang terstruktur lebih mudah bersaing karena mampu beradaptasi dengan perubahan pasar.

4.      Inovasi

o    Dengan memahami alur proses, organisasi bisa lebih cepat menemukan peluang untuk perbaikan (business process improvement).

Contoh Ilustrasi Nyata: Perusahaan E-Commerce

Mari kita bayangkan perusahaan e-commerce seperti Tokopedia, Shopee, atau Lazada.

1.       Proses Utama: Penerimaan pesanan → verifikasi pembayaran → pengepakan barang → pengiriman → konfirmasi penerimaan pelanggan.

2.       Proses Pendukung: layanan customer service, sistem IT untuk melacak status pesanan, manajemen gudang, pengelolaan pemasok.

3.       Proses Manajemen: Perencanaan strategi pemasaran, analisis data penjualan, evaluasi kinerja penjual dan mitra logistik, serta kebijakan diskon atau promosi.

Dari contoh ini, kita bisa melihat bahwa meskipun pelanggan hanya berinteraksi dengan proses utama (memesan barang dan menerima kiriman), keberhasilan layanan e-commerce justru ditentukan oleh kesinambungan proses pendukung (IT, gudang) dan kebijakan manajemen (strategi promosi, evaluasi penjualan).

Jenis-jenis proses bisnis dapat dipahami melalui tiga kategori utama:

1.      Proses Utama – yang langsung menghasilkan nilai bagi pelanggan.

2.      Proses Pendukung – yang memastikan proses utama berjalan lancar.

3.      Proses Manajemen – yang mengendalikan, merencanakan, dan mengevaluasi keseluruhan sistem.

Pemahaman ini penting agar calon manajer atau pengelola bisnis mampu melihat organisasi secara menyeluruh, bukan hanya fokus pada produk, tetapi juga memperhatikan sistem pendukung dan kebijakan manajerial yang menjadi fondasinya.

Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai komponen dan jenis-jenis proses bisnis, dapat disimpulkan bahwa keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh bagaimana proses-proses di dalamnya dikelola. Setiap proses bisnis memiliki komponen inti berupa input, aktivitas, output, pelaku, sumber daya, mekanisme kontrol, serta tujuan yang jelas. Komponen-komponen ini bekerja layaknya sebuah mesin yang saling melengkapi untuk menghasilkan nilai tambah bagi pelanggan maupun organisasi.

Di sisi lain, berdasarkan fungsinya, proses bisnis terbagi menjadi tiga kategori utama:

1.      Proses Utama (Core Processes) – proses inti yang memberikan nilai langsung kepada pelanggan.

2.      Proses Pendukung (Supporting Processes) – proses yang menjamin kelancaran proses utama.

3.      Proses Manajemen (Management Processes) – proses yang berfungsi mengendalikan, merencanakan, dan mengevaluasi keseluruhan aktivitas organisasi.

Ketiganya saling terhubung dan membentuk satu kesatuan sistem yang tidak dapat dipisahkan. Proses utama tanpa dukungan yang memadai akan terhambat, sementara proses pendukung dan manajemen tanpa keterkaitan dengan proses utama akan kehilangan relevansinya.

Dengan demikian, pemahaman yang mendalam mengenai komponen serta jenis-jenis proses bisnis menjadi kunci untuk menciptakan organisasi yang efisien, produktif, inovatif, serta mampu menghadapi tantangan persaingan global. Bagi mahasiswa manajemen, pengetahuan ini akan memperkaya perspektif mereka dalam menganalisis masalah organisasi sekaligus memberikan bekal praktis untuk menjadi pemimpin yang adaptif dan visioner di masa depan.

Daftar Pustaka

1.       Harmon, P. (2020). Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professionals. 4th Edition. Morgan Kaufmann.

2.       Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2018). Fundamentals of Business Process Management. Springer.

3.       vom Brocke, J., & Rosemann, M. (Eds.). (2021). Handbook on Business Process Management. Springer.

4.       Weske, M. (2019). Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. Springer.

5.       Modul Analisis Proses Bisnis. (2023). Tim Pengajar Universitas.

6.       Hammer, M., & Champy, J. (2001). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution. Harper Business.

7.       Porter, M. E. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press.

8.       Rummler, G. A., & Brache, A. P. (2012). Improving Performance: How to Manage the White Space on the Organization Chart. Jossey-Bass.

9.       ISO 9001:2015. Quality management systems — Requirements.

10.    Wibowo, A. (2020). Manajemen Proses Bisnis. Jakarta: Rajawali Pers.

 

VERSI PDF.

Subscribe to receive free email updates: