Pusat Administratif Dan Pendukung: Peran, Permasalahan, Dan Pengendalian

Pendahuluan

Dalam sebuah organisasi, peran pusat administratif dan pendukung sangat krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan pengendalian sumber daya. Pusat administratif mencakup manajemen senior korporat, manajemen unit bisnis, serta unit pendukung lainnya yang berfungsi untuk memberikan layanan kepada pusat tanggung jawab. Namun, terdapat berbagai tantangan dalam pengendalian pusat administratif, pusat penelitian dan pengembangan (litbang), serta pusat pemasaran, yang membutuhkan strategi khusus agar organisasi dapat mencapai tujuannya secara optimal. Artikel ini akan menguraikan permasalahan yang dihadapi serta teknik pengendalian yang dapat diterapkan pada berbagai pusat dalam organisasi.

Pusat Administratif dan Pendukung

Permasalahan dalam Pengendalian

Pengendalian atas beban administratif sering kali menghadapi berbagai tantangan, antara lain:

1.      Kesulitan dalam Pengukuran Output

Dalam aktivitas administratif yang berfokus pada pelayanan, output sering kali bersifat kualitatif dan sulit untuk diukur secara kuantitatif. Hal ini membuat penetapan standar biaya dan tolok ukur kinerja keuangan menjadi rumit. Contohnya, departemen sumber daya manusia (SDM) yang bertugas memberikan layanan pelatihan dan rekrutmen sering kali sulit mengukur dampak langsung dari kinerja mereka terhadap keuntungan organisasi.

2.      Tidak Adanya Keselarasan Cita-Cita

Manajer administratif cenderung berfokus pada keunggulan fungsional, yang sekilas tampak sejalan dengan visi perusahaan. Namun, perbedaan perspektif dalam mendefinisikan keunggulan sering kali menimbulkan ketidaksesuaian tujuan. Misalnya, seorang manajer IT mungkin berambisi mengembangkan sistem informasi terbaik tanpa mempertimbangkan keterbatasan anggaran perusahaan.

Contoh Kasus:

Sebuah perusahaan multinasional menghabiskan dana besar untuk implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) demi meningkatkan efisiensi administratif. Namun, sistem ini ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan spesifik beberapa unit bisnis, sehingga menyebabkan peningkatan biaya tanpa hasil yang signifikan.

Pusat Penelitian dan Pengembangan (Litbang)

Permasalahan dalam Pengendalian

Kesulitan dalam Menghubungkan Hasil dengan Input

Aktivitas litbang sering kali memakan waktu bertahun-tahun, sehingga hasilnya sulit diukur dalam jangka pendek. Selain itu, hubungan antara input (biaya) dan output (hasil penelitian) sering kali tidak jelas, sehingga menyulitkan manajemen dalam mengevaluasi kinerja.

Tidak Adanya Keselarasan Cita-Cita

Manajer litbang cenderung mengejar keunggulan organisasi penelitian, sering kali dengan biaya yang lebih besar dibandingkan kemampuan finansial perusahaan. Hal ini diperparah oleh kurangnya pemahaman mereka terhadap aspek bisnis.

Rangkaian Kesatuan Penelitian dan Pengembangan

Litbang adalah aktivitas berkesinambungan yang dimulai dari penelitian dasar hingga pengujian produk.

1. Penelitian Dasar bersifat tidak terencana dan sering kali memiliki tenggang waktu panjang antara penelitian awal hingga pengenalan produk.
2. Pengujian Produk adalah tahap akhir yang bertujuan memastikan produk siap diperkenalkan ke pasar.

Program Litbang

Program litbang terdiri dari serangkaian proyek yang direncanakan serta kelonggaran untuk pekerjaan yang tidak direncanakan. Program ini dievaluasi setiap tahun oleh manajemen senior untuk memastikan kesesuaiannya dengan strategi jangka panjang.

Anggaran Tahunan

Perusahaan biasanya menetapkan anggaran tahunan untuk program litbang dengan kalenderisasi yang disesuaikan dengan periode anggaran.

Contoh Kasus:

Sebuah perusahaan farmasi berinvestasi besar pada penelitian obat baru selama 10 tahun. Meskipun memakan biaya besar, penelitian ini akhirnya menghasilkan obat yang sukses di pasar global, meningkatkan pendapatan perusahaan secara signifikan.

Pusat Pemasaran

1.       Aktivitas Logistik

Aktivitas logistik berfokus pada pemindahan barang dari perusahaan ke pelanggan dan pengumpulan piutang. Pusat tanggung jawab yang mengelola aktivitas ini dapat dikendalikan melalui penerapan standar dan penyesuaian anggaran sesuai volume aktivitas. Misalnya, biaya distribusi dapat dikontrol dengan membandingkan biaya aktual dengan standar yang ditetapkan.

2.       Aktivitas Pemasaran

Aktivitas pemasaran bertujuan untuk memperoleh pesanan dari pelanggan. Namun, teknik pengendalian yang berlaku pada logistik tidak dapat diterapkan pada pemasaran karena sifat aktivitasnya yang lebih fleksibel dan subjektif.

Terdapat tiga jenis aktivitas dalam pemasaran, yaitu:

1. Aktivitas Logistik: Biaya yang dapat dikendalikan secara teknis.
2. Penciptaan Pendapatan: Evaluasi dilakukan dengan membandingkan pendapatan aktual dengan target pendapatan yang telah ditetapkan.
3. Biaya Pencarian Pesanan: Biaya ini bersifat kebijakan, sehingga ukurannya lebih subjektif.

Contoh Kasus:

Perusahaan elektronik menghabiskan anggaran besar untuk kampanye iklan online. Meskipun biaya iklan meningkat, hasil penjualan tidak sesuai harapan karena strategi pemasaran tidak tepat sasaran. Hal ini menunjukkan pentingnya pengendalian aktivitas pemasaran agar anggaran digunakan lebih efektif.

Kesimpulan

Pusat administratif, pusat litbang, dan pusat pemasaran memiliki peran strategis dalam operasional organisasi. Namun, pengendalian terhadap ketiga pusat ini menghadapi berbagai tantangan, seperti kesulitan pengukuran output, ketidaksesuaian tujuan, serta sifat aktivitas yang tidak dapat sepenuhnya dikendalikan secara teknis. Oleh karena itu, pendekatan pengendalian yang fleksibel, evaluasi berkala, serta strategi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi menjadi kunci keberhasilan dalam mengelola pusat-pusat tersebut.

Daftar Pustaka

1. Anthony, R. N., & Govindarajan, V. (2007). Management Control Systems. New York: McGraw-Hill.
2. Merchant, K. A., & Van der Stede, W. A. (2017). Management Control Systems: Performance Measurement, Evaluation and Incentives. Harlow: Pearson Education.
3. Horngren, C. T., Sundem, G. L., & Stratton, W. O. (2005). Introduction to Management Accounting. New Jersey: Prentice Hall.
4. Kaplan, R. S., & Atkinson, A. A. (1998). Advanced Management Accounting. New Jersey: Prentice Hall.
5. Simons, R. (2000). Performance Measurement & Control Systems for Implementing Strategy. New Jersey: Prentice Hall.

Subscribe to receive free email updates: