Sarana belajar yang memadukan teori akademis dengan pendekatan praktis dirancang untuk menjembatani kesenjangan antara pemahaman konseptual dan penerapannya di dunia nyata. Serta memberikan kerangka berpikir yang kuat melalui teori-teori dasar, sementara praktiknya memberikan wawasan tentang bagaimana konsep tersebut digunakan dalam konteks nyata.
» » » » Soal UTS Komuniksi Bisnis

Soal UTS Komuniksi Bisnis

, ,



 UJIAN TENGAH SEMESTER  TAHUN AKADEMIK 2021/2022

MATA KULIAH       : KOMUNIKASI BISNIS

DOSEN                      : Nono Sugiono, SE., MM.

WAKTU                     : 21 April 2022

  1. Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak pernah lepas dari kebutuhan dan proses komunikasi. Sebutkan bentuk komunikasi yang sering Anda lakukan, kemudian identifikasi mulai dari pengirim, penyampaian pesan, saluran komunikasi yang digunakan, penerima pesan dan umpan balik. Identifikasi juga hambatan yang muncul dalam komunikasi tersebut.
  2. Ada dua bentuk komunikasi dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non-verbal. Sebutkan keunggulan dan kelemahan dari kedua bentuk komunikasi tersebut. Dan jelaskan mengapa komunikasi non-verbal jauh lebih unggul dan dipercaya dibandingkan dengan komunikasi verbal.           
  3. Sebutkan beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis
  4. Jika Anda seorang direktur dari sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di bidang telekomunikasi sedang berencana untuk mengembangkan perusahaan di negara lain. Dalam kaitannya dengan masalah budaya menurut Anda sebagai seorang direktur, apa saja yang perlu diantisipasi agar perusahaan mampu menangani berbagai permasalahan yang berhubungan dengan budaya agar komunikasi bisnis dan kegiatan bisnis dalam perusahaan Anda berjalan dengan lancar dan baik
  5. Sebutkan beberapa hal yang dirancang dalam proses perencanaan pesan-pesan bisnis dan pengorganisasian pesan-pesan bisnis
  6. Seseorang bisa saja memiliki ide yang luar biasa bagus, namun itu tidak akan berarti apa-apa bagi karirnya ataupun perusahaan tempatnya bekerja jika ia tidak dapat menyampaikan ide tersebut dengan jelas dan persuasive. Untuk itu, jelaskan lima karakteristik dari komunikasi yang efektif.
  7. Dalam berkomunikasi bisnis, etika harus di  utamakan . Menurut saudara, apa yang dimaksud dengan ethical communications? Apa pula yang membedakan antara ethical dilemma dengan ethical lapse, sertakan contohnya.
  8. Sebagai pebisnis , bekerja dalam tim merupaka hal yang tak terelakkan. Jelaskan apa saja keuntungan dan kelemahan dari bekerja bersama tim.
  9. Pebisnis saat ini sering melakukan transaksi lintas budaya, sehingga keterampilan lintas budaya menjadi sangat dibutuhkan. Jelaskan pentingnya memahami variasi budaya dan uraikan empat kategori yang terdapat dalam perbedaan budaya tersebut.
  10. Dalam menyusun pesan-pesan bisnis, ada tiga tahap yang diperlukan agar pesan tersebut efektif , yaitu planning, writing dan completing. Salah satu tugas yang harus dilakukan dalam tahap planning adalah memilih media yang paling tepat untuk menyampaikan pesan. Jelaskan faktor-faktor apa saja yang harus dipertimbangkan seorang penyampai pesan dalam memilih media yang digunakan agar pesannya efektif.
  11. Dalam tahap writing, seorang penyampai pesan disarankan menggunakan “you” attitude. Jelaskan apa yang dimaksud dengan “you” attitude dan mengapa hal ini penting agar pesan yang disampaikan menjadi efektif. 
  12. Dalam menjalankan komunikasi bisnis terkadang pelaku bisnis juga harus menyampaikan surat yang pesannya berisi informasi yang negatif. Namun sebagai pelaku bisnis yang baik dam berkomunikasi, mereka dituntut untuk menyampaikan informasi yang negative tersebut melalui media dan pendekatan yang terbaik sehingga menimbulkan kesan yang baik dan positif baik bagi pengirim maupun penerima pesan. Pada lampiran soal terdapat contoh dua buah surat penolakan lamaran pekerjaan disampaikan oleh Direktur SDM Earns & Young, Roberto Carlos kepada seorang pelamar, Mario Lopez melalui e-mail.
  13. Bandingkan dua surat penolakan lamaran pekerjaan tersebut (pesan 1 dan pesan 2).
  14. Mana surat yang efektif dan surat yang tidak efektif. Berikan penjelasan!
  15. Dalam komunikasi bisnis , ketika menyampaikan pesan negative kepada kliennya, pelaku bisnis yang baik harus tahu kapan saat ia menggunakan pendekatanlangsung  (direct) dan kapan saat ia menggunakan pendekatan tidak langsung (inderect). Sebutkan alasan mengapa pengirim pesan sebaiknya menggunakan pendekatan direct dan indirect dalam menyampaikan pesan negative. Expressive e-mail yang menunjukan ketidakpuasan.
  16. Pernahkah anda atau perusahaan dimana tempat anda bekerja mendapatkan suatu pengalaman yang benar-benar tidak memuaskan ketika anda atau perusahaan anda membeli sebuah produk atau jasa dan menggunakannya. Dan sekali lagi sebagai pelaku bisnis yang baik , dalam berkomunikasi anda dituntut dapat menyampaikan pesan ekspresi ketidakpuasan anda dengan cara yang baik sehingga menimbulkan kesan yang baik dan positif bagi kedua belah pihak. Buatlah sebuah e-mail yang persuasif tentang ekspresi ketidakpuasan anda pada suatu kasus tertentu. Spesifikasikan yang anda inginkan bagi pembaca e-mail anda.
  17. Dalam komunikasi bisnis terkadang perusahaan mengalami suatu peristiwa yang menuntut pihak perusahaan untuk menyampaikan permohonan maaf kepada kliennya, namun ada pihak-pihak yang pro dan kontra terhadap perlunya pernyataan permohonan maaf yang disampaikan oleh pihak perusahaan tersebut kepada kliennya.
  18. Menurut anda apakah pihak perusahaaan perlu membuat surat permohonan maaf secara langsung kepada kliennya apabila memang pihak perusahaan yang bersalah yang terkadang pesan tersebut harus disampaikan dalam kolom surat pembaca pada surat kabar? Jelaskkan pendapat anda.

 

 

Berikut jawaban lengkap:

1. Bentuk Komunikasi Sehari-hari dan Identifikasi Elemen Komunikasi

Bentuk komunikasi: Percakapan melalui media WhatsApp dengan rekan kerja terkait jadwal rapat.

Identifikasi:

  • Pengirim: Saya (individu yang mengirim pesan).
  • Penyampaian Pesan: Menulis teks "Apakah kita bisa rapat pukul 10 pagi besok?".
  • Saluran Komunikasi: Media digital (WhatsApp).
  • Penerima Pesan: Rekan kerja.
  • Umpan Balik: Balasan pesan teks berupa "Baik, saya setuju. Sampai bertemu!".
  • Hambatan: Gangguan jaringan internet atau keterlambatan membaca pesan.

2. Keunggulan dan Kelemahan Komunikasi Verbal dan Non-Verbal

·         Komunikasi Verbal:

    • Keunggulan: Cepat, langsung, jelas, dapat digunakan untuk instruksi spesifik.
    • Kelemahan: Rentan kesalahpahaman jika konteks atau intonasi tidak tepat.

·         Komunikasi Non-Verbal:

    • Keunggulan: Lebih universal, mendukung komunikasi verbal, memperkuat emosi.
    • Kelemahan: Sulit ditafsirkan secara konsisten, dapat disalahartikan.

Mengapa Non-Verbal Lebih Dipercaya:
Komunikasi non-verbal, seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan kontak mata, dianggap lebih jujur karena sulit untuk dipalsukan dibandingkan kata-kata verbal.

3. Keterampilan Khusus dalam Komunikasi Bisnis

  1. Keterampilan Mendengarkan Aktif – Menunjukkan perhatian penuh pada lawan bicara.
  2. Kemampuan Berbicara dengan Jelas – Penyampaian pesan yang terstruktur.
  3. Menulis Efektif – Menggunakan bahasa yang sesuai tujuan komunikasi.
  4. Negosiasi – Mencapai solusi yang menguntungkan.
  5. Komunikasi Lintas Budaya – Memahami perbedaan budaya dalam bisnis.

4. Antisipasi Masalah Budaya dalam Ekspansi Bisnis

Sebagai direktur perusahaan telekomunikasi, langkah-langkah yang perlu diantisipasi:

  1. Memahami Norma Budaya Lokal: Gaya komunikasi, etika bisnis, dan nilai-nilai sosial.
  2. Bahasa: Menyediakan penerjemah jika diperlukan.
  3. Hierarki Sosial: Menyesuaikan pendekatan komunikasi sesuai budaya.
  4. Adaptasi Strategi Pemasaran: Menyesuaikan produk dan komunikasi.
  5. Pelatihan Karyawan: Memberikan pelatihan komunikasi lintas budaya.

5. Proses Perencanaan Pesan Bisnis

Beberapa hal yang dirancang dalam perencanaan pesan:

  1. Menentukan Tujuan: Apa yang ingin dicapai dari pesan tersebut.
  2. Memahami Audiens: Mengetahui siapa penerima dan kebutuhannya.
  3. Memilih Media Komunikasi: Menentukan media yang paling efektif.
  4. Menyusun Isi Pesan: Menyusun informasi yang relevan dan terstruktur.
  5. Mengatur Gaya Bahasa: Sesuai dengan audiens dan tujuan.

6. Lima Karakteristik Komunikasi yang Efektif

  1. Jelas (Clarity) – Pesan disampaikan dengan kata-kata yang mudah dipahami.
  2. Ringkas (Conciseness) – Pesan singkat, padat, dan tidak bertele-tele.
  3. Relevan (Relevance) – Isi pesan sesuai konteks dan kebutuhan audiens.
  4. Kohesif (Cohesiveness) – Terorganisasi dengan baik dan runtut.
  5. Persuasif (Persuasion) – Mampu meyakinkan audiens dengan argumen logis.

7. Ethical Communication dan Perbedaannya

Ethical Communication: Komunikasi yang jujur, transparan, dan sesuai etika moral.

Ethical Dilemma: Situasi ketika seseorang harus memilih antara dua pilihan etis yang sulit. Contoh: Memilih untuk memberi tahu klien tentang masalah produk meskipun bisa berdampak buruk pada bisnis.

Ethical Lapse: Pelanggaran terhadap standar etika yang jelas. Contoh: Menyebarkan informasi palsu untuk meningkatkan penjualan.

8. Keuntungan dan Kelemahan Bekerja dalam Tim

Keuntungan:

  1. Peningkatan kreativitas melalui kolaborasi ide.
  2. Pembagian tanggung jawab yang efektif.
  3. Motivasi yang lebih tinggi melalui dukungan tim.

Kelemahan:

  1. Konflik internal akibat perbedaan pendapat.
  2. Ketergantungan pada anggota yang tidak produktif.
  3. Proses pengambilan keputusan lebih lambat.

9. Pentingnya Memahami Variasi Budaya dalam Transaksi Bisnis

Pemahaman budaya membantu menghindari miskomunikasi dan membangun kepercayaan.

Empat Kategori Perbedaan Budaya:

  1. Bahasa: Perbedaan bahasa komunikasi verbal dan istilah.
  2. Etiket Bisnis: Norma sopan santun dalam komunikasi.
  3. Nilai dan Keyakinan: Nilai hidup yang memengaruhi pengambilan keputusan.
  4. Gaya Komunikasi: Komunikasi formal atau informal, dan sikap terhadap waktu.

10. Faktor Pemilihan Media dalam Penyampaian Pesan

  1. Sifat Pesan: Apakah formal, informal, atau mendesak.
  2. Target Audiens: Preferensi penerima pesan.
  3. Jangkauan Media: Seberapa luas pesan akan disebarkan.
  4. Efisiensi Biaya: Memilih media yang hemat biaya.
  5. Kecepatan Penyampaian: Seberapa cepat pesan harus diterima audiens.

11. “You” Attitude dalam Tahap Writing Pesan Bisnis

“You” Attitude adalah pendekatan dalam menulis pesan dengan menempatkan audiens sebagai pusat perhatian, sehingga pesan berfokus pada kebutuhan dan kepentingan penerima.

Contoh:

  • Tanpa You Attitude: "Kami telah mengatur jadwal rapat pada pukul 10 pagi."
  • Dengan You Attitude: "Anda akan mendapatkan kesempatan untuk berbagi ide dalam rapat yang dijadwalkan pukul 10 pagi."

Pentingnya:

  • Membuat audiens merasa dihargai.
  • Meningkatkan efektivitas komunikasi karena lebih relevan dengan penerima pesan.
  • Menciptakan hubungan positif antara pengirim dan penerima pesan.

12. Pesan Negatif dalam Komunikasi Bisnis

Ketika menyampaikan informasi negatif (contoh: penolakan lamaran pekerjaan), penting untuk:

  • Menggunakan nada positif dan sopan.
  • Menyertakan alasan logis yang jelas.
  • Menawarkan solusi atau saran alternatif untuk mempertahankan hubungan baik.

13. Perbandingan Surat Penolakan Lamaran Pekerjaan (Pesan 1 dan Pesan 2)

  • Pesan 1: Langsung menyampaikan penolakan tanpa penjelasan yang cukup.
  • Pesan 2: Menyampaikan penolakan dengan sopan, memberi apresiasi terhadap usaha pelamar, serta menyampaikan harapan untuk peluang di masa depan.

Perbedaan Utama:
Pesan 2 lebih efektif karena berfokus pada penghargaan dan menjaga citra perusahaan.

14. Surat Efektif dan Tidak Efektif

Surat yang Efektif: Pesan 2.
Alasan:

  • Nada positif dan empatik.
  • Memberikan alasan yang jelas untuk penolakan.
  • Tetap membangun hubungan baik dengan pelamar untuk masa depan.

Surat Tidak Efektif: Pesan 1 karena kurang memperhatikan aspek emosional penerima dan hanya fokus pada penolakan.

15. Pendekatan Direct vs. Indirect dalam Penyampaian Pesan Negatif

·         Pendekatan Direct (langsung):
Digunakan jika audiens sudah siap menerima kabar buruk atau jika pesan sederhana.
Contoh: "Dengan menyesal, kami tidak dapat melanjutkan lamaran Anda karena posisi telah terisi."

·         Pendekatan Indirect (tidak langsung):
Digunakan jika audiens perlu persiapan mental sebelum menerima kabar buruk.
Contoh: "Kami menghargai waktu dan usaha Anda dalam proses seleksi. Sayangnya, posisi yang tersedia telah terisi."

Alasan:
Pendekatan direct lebih efisien, sedangkan pendekatan indirect lebih sensitif terhadap perasaan penerima.

16. Contoh E-mail Ekspresi Ketidakpuasan yang Persuasif

Subject: Permohonan Tindak Lanjut atas Layanan Tidak Memuaskan

Dear Customer Service,

Saya ingin menyampaikan ketidakpuasan atas layanan yang saya terima saat membeli produk X-Phone 12 dari perusahaan Anda. Setelah digunakan selama dua minggu, ponsel sering mengalami mati mendadak, padahal saya sudah mengikuti semua petunjuk penggunaan.

Sebagai pelanggan setia, saya berharap perusahaan dapat memberikan solusi berupa perbaikan gratis atau penggantian unit baru sesuai garansi.

Saya yakin perusahaan Anda menghargai kepuasan pelanggan dan akan menindaklanjuti keluhan ini dengan baik. Saya menantikan respons positif Anda dalam waktu dekat.

Hormat saya,
[Nama Anda]
[Kontak Anda]

17. Pentingnya Permohonan Maaf dari Perusahaan

Menurut saya, jika perusahaan memang terbukti bersalah, permohonan maaf langsung sangat penting. Hal ini menunjukkan:

  1. Tanggung Jawab: Mengakui kesalahan dan memperbaiki reputasi.
  2. Transparansi: Menunjukkan bahwa perusahaan terbuka dan jujur.
  3. Membangun Kepercayaan: Mencegah kehilangan pelanggan.

Contoh: Jika ada produk yang cacat, perusahaan bisa menyampaikan permohonan maaf melalui surat pembaca di koran dengan penjelasan dan solusi penggantian produk.

18. Pendapat tentang Surat Permohonan Maaf Publik

Ya, pihak perusahaan perlu membuat surat permohonan maaf secara langsung jika kesalahan berdampak signifikan pada pelanggan atau publik. Namun, keputusan ini harus mempertimbangkan:

  1. Tingkat Kerugian: Seberapa besar dampak kesalahan tersebut.
  2. Reputasi Perusahaan: Pernyataan maaf dapat memperbaiki citra di mata publik.
  3. Kepercayaan Pelanggan: Permintaan maaf membuktikan komitmen untuk memperbaiki situasi.

Contoh: Perusahaan penerbangan yang terlambat jadwal penerbangannya dapat mengeluarkan permohonan maaf publik dan kompensasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Soal UTS Komuniksi Bisnis"

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)