Soal UTS Analisis Proses Bisnis

UJIAN TENGAH SEMESTER TAHUN AKADEMIK-

MATA KULIAH : Analisis Proses Bisnis

DOSEN : Nono Sugiono, SE., MM.

SIFAT UJIAN ` : Take Home

Jelaskan apa yang dimaksud dengan bisnis, proses bisnis, dan Analisa Proses bisnis?
Sebut dan Jelaskan Beberapa karakteristik umum yang harus dimiliki suatu proses bisnis!
Jelaskan Kapan seharusnya kita melakukan analisa proses bisnis dan siapa yang seharusnya bertanggung jawab untuk melakukan analisis proses bisnis!
Setiap proses bisnis dapat dibagi ke dalam tiga jenis kejadian yang berbeda, yaitu kejadian-kejadian operasional, kejadian-kejadian informasi dan kejadian-kejadian keputusan. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kejadian-kejadian terebut, dan hubungan/keterkaitan diantara kejadian-kejadian tersebut !
Sebut dan jelaskan faktor-faktor kritis (Critical Succes Factor) dari suatu business process improvement!
Sebut dan jelaskan secara singkat prinsip-prinsip perbaikan proses bisnis!
Perbaikan-perbaikan process bisnis harus bisa mengacu pada tiga kendali utama perbaikan proses yaitu dilihat dari speed/kecepatannya, Cost/Biaya dan Quality/kualitas. Jelaskan maksud dari peryataan tersebut!
Identifikasikanlah proses administrasi Akademik atau keuangan yang berhubungan dengan kegiatan akademik atau pembayaran uang kuliah yang ada di lingkungan kampus Anda, proses-proses mana saja yang menurut saudara perlu untuk dilakukan improvement! Dan berikan saran rekomendasi secara konseptual berkaitan dengan improvement tersebut!

Berikut adalah jawaban sistematis dan komprehensif untuk pertanyaan terkait bisnis, proses bisnis, analisis proses bisnis, serta perbaikan proses bisnis:

1. Pengertian Bisnis, Proses Bisnis, dan Analisis Proses Bisnis

1. Bisnis:

Aktivitas ekonomi yang melibatkan produksi, distribusi, dan penjualan barang/jasa untuk mendapatkan keuntungan.

Contoh: Perusahaan manufaktur memproduksi pakaian untuk dijual ke pelanggan.

2. Proses Bisnis:

Serangkaian aktivitas atau langkah-langkah yang terstruktur untuk menghasilkan output tertentu berupa produk/jasa. Proses bisnis mencakup input, aktivitas, dan output yang terukur.

Contoh: Proses produksi mobil dari perencanaan, perakitan, hingga pengiriman ke pelanggan.

3. Analisis Proses Bisnis:

Pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan meningkatkan proses bisnis agar lebih efisien dan efektif.

Contoh: Analisis waktu produksi dan identifikasi hambatan dalam proses untuk mempercepat output.

2. Karakteristik Umum Proses Bisnis

1. Terstruktur dan Berulang

Proses memiliki langkah-langkah yang jelas dan dapat diulangi secara konsisten.

2. Mempunyai Input dan Output

Setiap proses memiliki masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) yang diharapkan.

3. Dapat Diukur

Proses bisnis harus memiliki indikator kinerja (KPI) yang dapat diukur seperti waktu, biaya, atau kualitas.

4. Menciptakan Nilai Tambah

Proses bisnis harus memberikan manfaat atau nilai tambah bagi pelanggan atau organisasi.

5. Melibatkan Berbagai Pihak

Proses bisnis sering melibatkan lebih dari satu individu, tim, atau departemen.

3. Kapan Melakukan Analisis Proses Bisnis dan Siapa yang Bertanggung Jawab

1. Kapan Dilakukan:

Ketika terjadi inefisiensi dalam proses (waktu lama, biaya tinggi, atau kualitas rendah).
Saat perusahaan ingin melakukan transformasi digital atau inovasi.
Jika proses tidak memenuhi target kinerja yang ditetapkan.
Adanya perubahan strategi perusahaan atau tuntutan pasar.

2. Siapa yang Bertanggung Jawab:

Manajer Proses: Bertanggung jawab mengawasi dan menganalisis proses harian.
Tim Analis Proses: Tim yang memiliki keahlian dalam pemetaan dan evaluasi proses bisnis.
Pihak Eksekutif/Top Management: Memberikan arahan dan keputusan strategis.

4. Tiga Jenis Kejadian dalam Proses Bisnis

1. Kejadian Operasional

Aktivitas langsung yang berkaitan dengan produksi atau penyelesaian pekerjaan.

Contoh: Pembuatan produk di lini produksi.

2. Kejadian Informasi

Aktivitas pengumpulan, penyimpanan, atau penyebaran informasi dalam proses bisnis.

Contoh: Input data pelanggan ke dalam sistem CRM.

3. Kejadian Keputusan

Aktivitas yang memerlukan pengambilan keputusan untuk menentukan langkah selanjutnya.

Contoh: Persetujuan pengiriman barang oleh manajer logistik.

Hubungan:

Kejadian operasional menciptakan informasi, informasi tersebut menjadi dasar untuk pengambilan keputusan, dan keputusan mempengaruhi aktivitas operasional selanjutnya.

5. Faktor-Faktor Kritis dalam Business Process Improvement (BPI)

1. Komitmen Manajemen

Dukungan dari manajemen puncak diperlukan agar BPI berjalan efektif.

2. Fokus pada Pelanggan

Proses yang diperbaiki harus berorientasi pada peningkatan kepuasan pelanggan.

3. Keterlibatan Karyawan

Karyawan sebagai pelaksana proses harus dilibatkan dalam identifikasi masalah dan solusi.

4. Penggunaan Teknologi

Teknologi mendukung efisiensi dan efektivitas dalam proses.

5. Pengukuran Kinerja

Menetapkan indikator kinerja (KPI) untuk memantau hasil perbaikan.

6. Prinsip-Prinsip Perbaikan Proses Bisnis

1. Menghilangkan Aktivitas yang Tidak Bernilai Tambah

Fokus pada proses yang benar-benar memberikan nilai bagi pelanggan.

2. Standarisasi Proses

Menetapkan prosedur baku untuk menjaga konsistensi.

3. Automatisasi Proses

Menggunakan teknologi untuk mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses.

4. Peningkatan Berkelanjutan

Melakukan evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan (kaizen).

5. Penggunaan Data dalam Keputusan

Mengambil keputusan berdasarkan data yang objektif.

7. Kendali Utama Perbaikan Proses: Speed, Cost, dan Quality

1. Speed (Kecepatan)

Mempercepat proses untuk mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas.

Contoh: Menggunakan teknologi ERP untuk mempercepat proses administrasi.

2. Cost (Biaya)

Mengurangi biaya operasional dengan mengeliminasi inefisiensi dan pemborosan.

Contoh: Mengurangi proses duplikat yang memakan waktu dan biaya.

3. Quality (Kualitas)

Meningkatkan kualitas output sehingga memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.

Contoh: Memastikan produk bebas dari cacat melalui pengendalian kualitas ketat.

8. Identifikasi dan Rekomendasi Improvement Proses Administrasi Akademik

Proses yang Perlu Di-improve:

1. Proses Pembayaran Uang Kuliah

Permasalahan: Proses manual, antrean panjang, dan verifikasi pembayaran lambat.
Rekomendasi: Implementasi sistem pembayaran online yang terintegrasi dengan sistem akademik.

2. Proses KRS (Kartu Rencana Studi)

Permasalahan: Proses input KRS lambat dan sering terjadi kesalahan.
Rekomendasi: Mengembangkan sistem KRS otomatis dengan validasi mata kuliah secara real-time.

3. Proses Verifikasi Ijazah dan Transkrip

Permasalahan: Proses manual membutuhkan waktu lama.
Rekomendasi: Digitalisasi verifikasi ijazah menggunakan teknologi blockchain untuk mempercepat validasi.

4. Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru

Permasalahan: Pendaftaran manual memakan waktu dan banyak kesalahan input.
Rekomendasi: Menerapkan sistem pendaftaran online terintegrasi dengan verifikasi dokumen otomatis.

Konseptual Rekomendasi:

Digitalisasi sistem administrasi menggunakan platform ERP kampus.
Peningkatan efisiensi melalui automasi proses dengan teknologi berbasis cloud.
Monitoring kinerja administrasi dengan menetapkan KPI seperti durasi proses dan kepuasan mahasiswa.