Sistem Pengendalian Manajemen: Konsep, Elemen, dan Implementasi

 Pendahuluan

Pengendalian manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Kegiatan ini berada di antara dua fungsi utama dalam organisasi, yaitu perumusan strategi oleh manajemen puncak dan pengendalian operasional oleh manajemen tingkat bawah. Pengendalian manajemen memastikan bahwa setiap elemen organisasi bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Definisi Sistem Pengendalian Manajemen

Beberapa ahli memberikan pandangan yang beragam mengenai sistem pengendalian manajemen:

1. Anthony dan Reece (1989:824) Sistem pengendalian manajemen adalah cara untuk memengaruhi anggota organisasi agar menjalankan strategi yang telah dirumuskan. Dalam arti sederhana, sistem ini mengontrol aktivitas organisasi sehingga sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Suadi (1999:8-9) Sistem pengendalian manajemen terdiri dari berbagai subsistem yang saling terkait, seperti pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban. Semua ini dirancang untuk membantu manajemen memengaruhi orang lain agar mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
3. Edy Sukarno Sistem pengendalian manajemen adalah sistem terintegrasi yang mencakup proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, dan pertanggungjawaban. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi berjalan secara optimal.

Berdasarkan definisi tersebut, sistem pengendalian manajemen dapat disimpulkan sebagai mekanisme yang terorganisir untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi selaras dengan tujuan strategis yang telah ditetapkan.

Hakekat Sistem Pengendalian Manajemen

Organisasi adalah kumpulan individu yang harus dimotivasi dan diarahkan untuk mencapai tujuan bersama. Sistem pengendalian bertujuan untuk mengelola variabel-variabel yang memengaruhi kinerja organisasi, seperti manusia, mesin, dan proses. Dasar dari sistem ini adalah kemampuan untuk mengidentifikasi penyimpangan dan melakukan koreksi yang diperlukan.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur menggunakan pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa produksi berjalan sesuai standar kualitas. Jika terjadi penyimpangan, misalnya jumlah cacat produk meningkat, sistem akan mendeteksi masalah ini dan memberikan umpan balik untuk memperbaikinya.

Lingkungan Sistem Pengendalian Manajemen

Faktor lingkungan yang memengaruhi sistem pengendalian manajemen dapat dibagi menjadi dua:

1. Perilaku Organisasi

Perilaku anggota organisasi sangat memengaruhi efektivitas sistem pengendalian. Motivasi, kemampuan individu, dan pemahaman terhadap peran masing-masing menjadi kunci. Organisasi perlu menciptakan struktur yang mendukung pencapaian tujuan bersama dan mendorong kolaborasi antar anggota.

Contoh Kasus: Sebuah perusahaan ritel menerapkan sistem insentif untuk mendorong kinerja staf penjualannya. Namun, sistem ini tidak mempertimbangkan faktor kolaborasi, sehingga muncul konflik antar karyawan. Perusahaan perlu merevisi kebijakannya agar insentif mendorong kerja sama, bukan persaingan yang tidak sehat.

2. Pusat Pertanggungjawaban

Organisasi dibagi menjadi beberapa pusat pertanggungjawaban untuk memastikan pengendalian yang lebih terfokus. Terdapat empat jenis pusat pertanggungjawaban:

• Pusat Biaya: Mengukur biaya dalam unit moneter tanpa memperhatikan output.
• Pusat Pendapatan: Fokus pada output yang diukur dalam unit moneter tanpa menghubungkannya dengan input.
• Pusat Laba: Mengukur kinerja berdasarkan laba.
• Pusat Investasi: Membandingkan laba dengan investasi yang digunakan.

Contoh Kasus: Sebuah perusahaan farmasi menggunakan pusat laba untuk mengevaluasi kinerja divisi penjualan. Namun, divisi tersebut mengabaikan kualitas layanan demi mengejar laba. Akibatnya, kepuasan pelanggan menurun. Perusahaan perlu menambahkan indikator kinerja non-finansial untuk menjaga kualitas layanan.

Elemen-Elemen Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen yang efektif memerlukan elemen-elemen berikut:

1. Pelacak (Detector): Mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam organisasi.
2. Penilai (Assessor): Membandingkan hasil aktual dengan standar yang diinginkan.
3. Effector (Umpan Balik): Mengubah perilaku berdasarkan hasil evaluasi.
4. Jaringan Komunikasi: Mengalirkan informasi antara elemen-elemen sistem.

Contoh Kasus: Sebuah perusahaan teknologi menggunakan software analitik sebagai pelacak untuk memonitor kinerja server. Jika terjadi gangguan, assessor membandingkan data gangguan dengan standar waktu respons yang ditentukan. Jika ada penyimpangan, effector menginstruksikan tim IT untuk segera memperbaiki masalah tersebut.

Jenis Sistem Pengendalian Manajemen

1. Pengendalian Pencegahan: Dirancang untuk mencegah kesalahan sebelum terjadi. Contoh: Prosedur standar operasi (SOP) di pabrik makanan untuk mencegah kontaminasi.
2. Pengendalian Deteksi: Mendeteksi kesalahan yang telah terjadi. Contoh: Audit keuangan untuk menemukan ketidaksesuaian dalam laporan.
3. Pengendalian Koreksi: Mengatasi masalah yang telah teridentifikasi. Contoh: Pelatihan ulang karyawan yang kinerjanya tidak memenuhi standar.
4. Pengendalian Pengarahan: Mengarahkan aktivitas agar sesuai dengan kebijakan. Contoh: Supervisi langsung dalam proyek konstruksi.
5. Pengendalian Kompensatif: Memperkuat pengendalian yang kurang memadai. Contoh: Pemilik usaha kecil yang mengawasi langsung operasional toko.

Proses Sistem Pengendalian Manajemen

Proses sistem pengendalian melibatkan beberapa langkah utama:

1. Perencanaan Strategi: Menentukan program dan alokasi sumber daya untuk jangka panjang.
2. Penyusunan Anggaran: Merencanakan program secara rinci dalam bentuk moneter untuk periode tertentu.
3. Pelaksanaan Kegiatan: Mengimplementasikan program yang telah direncanakan.
4. Evaluasi Kinerja: Membandingkan hasil aktual dengan rencana untuk mengidentifikasi penyimpangan.

Contoh Kasus: Sebuah universitas merencanakan peningkatan fasilitas kampus dalam lima tahun ke depan. Anggaran disusun untuk setiap tahapan proyek. Selama implementasi, laporan bulanan digunakan untuk memantau perkembangan, dan evaluasi dilakukan untuk menilai apakah proyek sesuai dengan jadwal dan anggaran.

Kesimpulan

Sistem pengendalian manajemen adalah alat penting dalam memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan tujuan strategisnya. Dengan elemen dan proses yang terintegrasi, sistem ini mampu mendeteksi dan memperbaiki penyimpangan, mendorong efisiensi, dan meningkatkan kinerja organisasi. Penerapan sistem yang efektif memerlukan pemahaman mendalam tentang lingkungan organisasi, perilaku manusia, dan dinamika operasional.

Daftar Pustaka

1. Anthony, R. N., & Reece, J. S. (1989). Management Control Systems. McGraw-Hill.
2. Suadi. (1999). Pengendalian Manajemen: Konsep dan Aplikasi. Jakarta: Gramedia.
3. Sukarno, E. (2005). Sistem Pengendalian Manajemen untuk Organisasi Modern. Bandung: Alfabeta.
4. Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1996). The Balanced Scorecard. Harvard Business Review Press.

Subscribe to receive free email updates: