Sistem Pemrosesan Transaksi Data

 

Pendahuluan

Di era digital saat ini, informasi yang tepat, relevan, dan dapat dipercaya menjadi salah satu kunci utama dalam pengambilan keputusan, baik dalam dunia bisnis maupun dalam pengelolaan organisasi. Agar informasi yang dihasilkan benar-benar dapat digunakan dengan efektif, sistem pemrosesan data yang baik dan efisien harus diterapkan. Salah satu bentuk dari sistem pemrosesan ini adalah Sistem Pemrosesan Transaksi Data (SPT). Sistem ini berperan penting dalam mengelola data yang datang secara terus-menerus, mengubahnya menjadi informasi yang relevan dan berguna bagi pengambil keputusan.

Deskripsi Singkat

Sistem Pemrosesan Transaksi Data (SPT) adalah suatu bentuk sistem informasi yang berfungsi untuk mencatat, memproses, dan menghasilkan informasi baku yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan. SPT sangat penting untuk menjamin kelancaran operasional dan menyediakan data yang diperlukan untuk analisis lebih lanjut. Di bawah ini akan dibahas secara mendalam mengenai tujuan, karakteristik, komponen, serta proses-proses yang ada dalam SPT.

Apa Itu Transaksi?

Transaksi adalah sebuah kegiatan yang melibatkan pertukaran data atau informasi antara dua pihak atau lebih. Dalam konteks SPT, transaksi ini dapat berupa aktivitas seperti pembelian, penjualan, pembayaran, atau kegiatan lainnya yang memerlukan pencatatan dalam sistem. SPT bertujuan untuk mengelola dan memproses transaksi tersebut secara efisien agar menghasilkan informasi yang berguna dan akurat.

Tujuan Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)

Tujuan utama dari SPT adalah untuk memastikan bahwa proses pengelolaan data transaksi dapat berlangsung secara efisien dan tepat. Beberapa tujuan SPT antara lain:

1. Mencatat Transaksi Data: Sistem ini berfungsi untuk mencatat semua transaksi yang terjadi secara otomatis dan akurat.
2. Mempercepat Pemrosesan Data: Dengan SPT, data dapat diproses dengan lebih cepat, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang berguna.
3. Menyajikan Informasi: SPT bertujuan untuk menghasilkan informasi yang relevan, lengkap, dan akurat untuk digunakan oleh pengambil keputusan.
4. Meningkatkan Kinerja dan Pelayanan: Dengan pemrosesan transaksi yang lebih cepat dan akurat, kinerja organisasi akan meningkat, demikian pula dengan kualitas pelayanan kepada pelanggan.

Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)

Sistem Pemrosesan Transaksi Data memiliki beberapa karakteristik penting yang membedakannya dari sistem informasi lainnya:

1. Pencatatan dalam Basis Data: SPT berfungsi untuk mencatat semua transaksi dalam basis data secara terstruktur.
2. Penggunaan oleh Pengguna Akhir: Sistem ini digunakan oleh pengguna akhir, yaitu mereka yang berinteraksi langsung dengan sistem untuk memasukkan dan mengambil data.
3. Laporan Baku: SPT menghasilkan laporan-laporan standar yang berisi informasi dasar yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
4. Kebutuhan Harian: SPT dibutuhkan secara harian untuk memastikan kelancaran operasional organisasi.
5. Mendukung Keputusan Terstruktur: SPT menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk membuat keputusan berdasarkan prosedur yang sudah ada.
6. Penggunaan Perangkat Input dan Output yang Variatif: SPT melibatkan berbagai perangkat keras untuk input dan output data, seperti komputer, scanner, atau mesin pengolah data lainnya.

Model SPT

Model SPT menggambarkan bagaimana data dikumpulkan, diproses, dan disajikan kepada pengguna akhir. Secara garis besar, SPT memiliki beberapa langkah yang harus diikuti dalam setiap proses transaksi, mulai dari pencatatan data hingga pembuatan laporan.

Komponen-komponen dalam SPT

Komponen utama dalam SPT yang diperlukan untuk menjalankan sistem ini dengan baik adalah:

1. Prosedur: Prosedur yang jelas sangat penting untuk memastikan setiap transaksi dicatat dengan benar dan diproses sesuai dengan aturan yang berlaku.
2. Perangkat: Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat, mengolah, dan menyajikan data.
3. Dokumen: Dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan transaksi, seperti formulir pembelian, pesanan, atau laporan.
4. Sistem Pengendalian Internal: Sistem ini sangat penting untuk memastikan data yang tercatat aman dan valid. Lima proses pengendalian internal yang perlu diterapkan adalah:
• Komitmen manajemen puncak
• Lingkungan yang kondusif
• Komunikasi yang baik dengan berbagai pihak
• Monitoring pelaksanaan
• Evaluasi
5. Basis Data: Basis data yang digunakan untuk menyimpan semua data transaksi yang akan diproses dan digunakan untuk menghasilkan laporan.

Kegiatan Utama dalam SPT

Kegiatan utama dalam SPT terdiri dari tiga tahap besar yang saling berkaitan:

1. Mencatat Data & Transaksi: Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam sistem agar dapat diproses lebih lanjut.
2. Memproses Data: Mengolah data yang telah tercatat sesuai dengan prosedur yang ditentukan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
3. Menghasilkan Informasi Baku: Menyusun informasi yang diperlukan dalam format yang standar dan siap digunakan oleh pengambil keputusan.

Operasi Data dalam SPT

Operasi data adalah serangkaian langkah yang diperlukan untuk mengolah data mentah menjadi informasi yang bermanfaat. Ada sepuluh operasi dasar yang sering digunakan dalam sistem informasi, antara lain:

1. Capturing (Pencatatan): Mencatat data dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam bentuk formulir atau dokumen.
2. Verifying (Pemeriksaan): Memastikan bahwa data yang dicatat akurat dan valid.
3. Classifying (Penggolongan): Menyusun data dalam kategori-kategori tertentu untuk memudahkan pengolahan lebih lanjut.
4. Arranging/Sorting (Penyusunan dan Penyortiran): Mengurutkan data dalam urutan tertentu sesuai dengan kebutuhan.
5. Summarizing (Peringkasan): Menggabungkan data dalam bentuk ringkasan atau total untuk memudahkan analisis.
6. Calculating (Penghitungan): Melakukan perhitungan berdasarkan data yang ada.
7. Storing (Penyimpanan): Menyimpan data dalam media penyimpanan yang aman dan dapat diakses kembali.
8. Retrieving (Pengambilan Kembali): Mengambil kembali data yang sudah disimpan untuk digunakan lebih lanjut.
9. Reproducing (Reproduksi): Membuat salinan data yang diperlukan untuk keperluan lain.
10. Communicating (Pengkomunikasian): Memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain untuk keperluan distribusi.

Metode Pengolahan Data

Ada beberapa metode pengolahan data yang dapat digunakan dalam sistem pemrosesan transaksi data, antara lain:

1. Manual: Semua operasi data dilakukan secara manual menggunakan alat tulis dan dokumen fisik.
2. Electromechanical: Kombinasi antara tenaga manusia dan mesin untuk pengolahan data, seperti penggunaan mesin hitung.
3. Punched Card Equipment: Menggunakan kartu berlubang untuk menyimpan dan mengolah data.
4. Electronic Computer: Penggunaan komputer untuk mengolah data secara otomatis dengan menggunakan perangkat input dan output yang terintegrasi.

Pertimbangan Seleksi Metode Pengolahan Data

Pemilihan metode pengolahan data yang tepat sangat penting untuk memastikan sistem berfungsi secara efisien dan memenuhi kebutuhan organisasi. Beberapa pertimbangan dalam memilih metode pengolahan data antara lain:

• Volume data yang perlu diproses.
• Kompleksitas operasi pengolahan data yang dibutuhkan.
• Waktu yang tersedia untuk memproses data.
• Biaya yang diperlukan untuk pengolahan data.
• Kemampuan sistem untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang berubah.

Kesimpulan

Sistem Pemrosesan Transaksi Data (SPT) adalah salah satu pilar penting dalam dunia informasi dan teknologi. Dengan memanfaatkan SPT, organisasi dapat mencatat, memproses, dan menghasilkan informasi yang akurat dan relevan dalam waktu yang cepat. Oleh karena itu, penting bagi setiap organisasi untuk memahami cara kerja SPT dan memilih metode yang sesuai agar dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada pelanggan. Sistem ini juga membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih terstruktur.

Daftar Pustaka

1. Burch, S., & Strater, H. (1982). Sistem Pengolahan Data: Teori dan Praktik. Jakarta: Penerbit Pustaka Utama.
2. Mukijat, T. (2010). Metode Pengolahan Data dalam Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
3. Jogiyanto, H. (2007). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: BPFE.
4. O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2008). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Salemba Empat.
5. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2014). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

 

Subscribe to receive free email updates: