Sistem Informasi dalam Pengambilan Keputusan

Pendahuluan

Pengambilan keputusan merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen yang berperan besar dalam menentukan keberhasilan suatu organisasi. Proses pengambilan keputusan melibatkan pemilihan dari berbagai alternatif yang tersedia, baik secara kuantitatif maupun kualitatif, untuk menyelesaikan masalah tertentu atau mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menjadi alat yang sangat penting dalam membantu proses ini, karena memberikan data yang relevan dan terkini yang dapat digunakan untuk mendukung keputusan strategis, taktis, maupun operasional.

Dalam organisasi modern, pengambilan keputusan tidak hanya didasarkan pada intuisi atau pengalaman semata, tetapi juga pada informasi yang akurat dan relevan. Oleh karena itu, memahami bagaimana SIM dapat mendukung pengambilan keputusan menjadi esensial bagi keberhasilan organisasi dalam menghadapi tantangan globalisasi dan kompleksitas lingkungan bisnis.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang proses pengambilan keputusan, jenis-jenis keputusan, hubungan pengambilan keputusan dengan SIM, hingga struktur SIM yang mendasari aktivitas manajemen.

Proses Pengambilan Keputusan

Menurut Herbert A. Simon, proses pengambilan keputusan dapat dibagi menjadi empat tahap utama:

1. Perancangan

Tahap perancangan adalah proses awal untuk memahami masalah yang dihadapi. Pada tahap ini, manajer mencari cara pemecahan masalah yang potensial dan menguji kelayakan solusi tersebut. Contohnya, dalam perusahaan manufaktur, perancangan mungkin melibatkan pengumpulan data tentang produksi yang mengalami penurunan dan mencari penyebabnya, seperti gangguan mesin atau efisiensi pekerja.

2. Pemahaman

Pemahaman melibatkan investigasi terhadap kondisi lingkungan dan faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan. Data mentah dikumpulkan, diolah, dan diperiksa untuk memberikan panduan dalam mengidentifikasi masalah. Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran mungkin menganalisis data penjualan, tren pasar, dan umpan balik pelanggan untuk memahami mengapa terjadi penurunan penjualan pada produk tertentu.

3. Pemilihan

Tahap pemilihan adalah proses menentukan solusi terbaik dari semua alternatif yang telah diidentifikasi. Pada tahap ini, manajer menggunakan data yang tersedia untuk mengevaluasi opsi yang paling sesuai dengan tujuan organisasi. Misalnya, sebuah organisasi dapat memilih untuk memperkenalkan teknologi baru setelah membandingkan biaya, manfaat, dan dampaknya terhadap operasi.

4. Penetapan

Tahap terakhir adalah implementasi dari keputusan yang telah dipilih. Pilihan tindakan diambil, direncanakan, dan dijalankan. Contohnya, setelah memilih teknologi baru, organisasi akan membeli peralatan yang diperlukan, melatih karyawan, dan memastikan implementasi berjalan sesuai rencana.

Unsur dalam Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan yang terstruktur melibatkan empat unsur utama:

1. Model

Model memberikan representasi kuantitatif atau kualitatif dari masalah yang dihadapi. Model ini dapat berupa diagram alur, simulasi, atau algoritma yang membantu manajer memahami kompleksitas masalah.

2. Kriteria

Kriteria digunakan untuk menetapkan tujuan dari keputusan. Jika terjadi konflik dalam penetapan kriteria, kompromi perlu dirumuskan. Sebagai contoh, dalam memilih vendor, kriteria seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman dapat menjadi pertimbangan utama.

3. Pembatas

Pembatas adalah faktor tambahan yang harus diperhatikan dalam proses pengambilan keputusan. Ini dapat berupa anggaran, waktu, atau regulasi pemerintah yang membatasi solusi yang dapat diimplementasikan.

4. Optimalisasi

Optimalisasi adalah pencapaian solusi terbaik berdasarkan model, kriteria, dan pembatas yang telah ditentukan. Dalam sebuah proyek konstruksi, optimalisasi dapat berarti memilih desain yang paling hemat biaya sekaligus memenuhi standar keselamatan.

Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

1. Pengambilan Keputusan Terprogram

Jenis keputusan ini melibatkan tanggapan otomatis terhadap kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat rutin dan berulang biasanya diselesaikan melalui keputusan terprogram. Sebagai contoh, sistem penggajian karyawan menggunakan formula yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Pengambilan Keputusan Tidak Terprogram

Keputusan tidak terprogram berhubungan dengan masalah yang tidak terstruktur dan tidak biasa. Masalah ini seringkali kompleks, dengan banyak faktor yang tidak diketahui atau tidak pasti. Contohnya adalah keputusan untuk merespon krisis keuangan global yang memerlukan analisis mendalam dan pendekatan kreatif.

Hubungan Pengambilan Keputusan dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen mendukung setiap tahap dalam proses pengambilan keputusan:

Pemahaman: SIM membantu dalam pengumpulan dan analisis data melalui metode yang telah ditentukan atau melalui teknik khusus.
Perancangan: SIM menyediakan model keputusan untuk memproses data dan menghasilkan alternatif solusi.
Pemilihan: SIM menyajikan informasi yang relevan dalam format yang mudah dipahami, membantu manajer memilih solusi terbaik.
Penetapan: SIM memfasilitasi pengumpulan data umpan balik untuk menilai efektivitas keputusan yang diambil.

Struktur Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Aktivitas Manajemen

1. Pengambilan Keputusan Tingkat Strategis

Pada tingkat strategis, keputusan berfokus pada penetapan tujuan jangka panjang, kebijakan, dan strategi organisasi. Keputusan ini memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi dan sangat mempengaruhi seluruh organisasi. Contoh: memutuskan untuk memasuki pasar internasional.

2. Pengambilan Keputusan Tingkat Taktis

Keputusan taktis berfokus pada alokasi sumber daya dan penyusunan anggaran untuk mencapai tujuan organisasi. Contoh: menyusun anggaran pemasaran untuk meningkatkan penjualan.

3. Pengambilan Keputusan Tingkat Operasional

Keputusan operasional melibatkan tugas-tugas spesifik yang bertujuan untuk memastikan kegiatan berjalan efektif dan efisien. Contoh: menjadwalkan tugas karyawan untuk memastikan produksi berjalan sesuai target.

Kesimpulan

Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan pemahaman mendalam tentang proses, model, dan alat pendukung seperti SIM. Dengan dukungan SIM, manajer dapat mengakses data yang relevan, mengevaluasi alternatif secara objektif, dan mengimplementasikan keputusan dengan efisien. Jenis keputusan, baik yang terprogram maupun tidak terprogram, harus disesuaikan dengan kompleksitas masalah yang dihadapi.

Daftar Pustaka

Simon, H. A. (1997). Administrative Behavior: A Study of Decision-Making Processes in Administrative Organization. Macmillan.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2020). Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Pearson.
Turban, E., & Volonino, L. (2018). Information Technology for Management: On-Demand Strategies for Performance, Growth, and Sustainability. Wiley.
Parker, C. (2000). Decision Support Systems and Intelligent Systems. Prentice Hall.

Proses pengambilan keputusan melibatkan pemilihan dari berbagai alternatif yang tersedia, baik secara kuantitatif maupun kualitatif, untuk menyelesaikan masalah tertentu atau mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menjadi alat yang sangat penting dalam membantu proses ini, karena memberikan data yang relevan dan terkini yang dapat digunakan untuk mendukung keputusan strategis, taktis, maupun operasional.