Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Organisasi

 

Pendahuluan

Dalam dunia modern yang didorong oleh informasi, pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah menjadi kebutuhan mendasar bagi organisasi. Pengelolaan informasi yang efektif tidak cukup hanya dengan sekadar pengadaan perangkat keras atau perangkat lunak, tetapi memerlukan pendekatan yang lebih holistik melalui pengembangan organisasi secara berkesinambungan. Hal ini bertujuan agar organisasi mampu menghadapi tantangan dan perubahan yang cepat, serta menjawab tuntutan masyarakat modern yang semakin kompleks.

Definisi Pengembangan Organisasi 

Pengembangan organisasi adalah proses sistematis untuk meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan kemampuan adaptasi organisasi terhadap perubahan. Proses ini mencakup pendekatan teknostruktural yang melibatkan perencanaan struktur organisasi, metode sosioteknis, serta pengembangan kapasitas kerja individu dan kelompok. Dengan demikian, pengembangan organisasi bertujuan untuk memastikan kelangsungan misi dan tujuan organisasi, termasuk organisasi publik yang melayani masyarakat.

Empat Unsur Pengembangan Organisasi

1. Manusia (Perilaku): Interaksi antarindividu dalam suatu organisasi merupakan kunci keberhasilan penerapan SIM. Pelatihan, motivasi, dan pengelolaan sumber daya manusia sangat diperlukan.
2. Teknologi: Teknologi mencakup alat atau metode yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna. Perubahan teknologi mempengaruhi efisiensi kerja.
3. Tugas: Tugas dan pekerjaan harus disusun secara sistematis agar mencapai efisiensi organisasi.
4. Struktur: Struktur organisasi yang jelas membantu mengendalikan proses kerja dan mencapai tujuan secara optimal.

Alternatif Pengadaan Sistem SIM

Organisasi menghadapi berbagai pilihan dalam pengadaan perangkat keras dan lunak untuk SIM. Beberapa alternatif berikut dapat menjadi bahan pertimbangan:

1. Membeli Sendiri: Membeli perangkat keras atau perangkat lunak menjadi pilihan jika organisasi merencanakan penggunaan jangka panjang. Hal ini biasanya lebih menguntungkan secara ekonomi dibandingkan opsi lain. Contoh: Sebuah rumah sakit membeli server untuk pengelolaan data pasien selama 10 tahun ke depan.
2. Menyewa (Renting): Menyewa perangkat keras atau perangkat lunak bisa menjadi solusi jangka pendek, terutama jika kebutuhan masih dalam tahap awal. Misalnya, perusahaan baru dapat menyewa perangkat lunak manajemen keuangan hingga sistemnya mapan.

Keuntungan:

• Biaya awal lebih rendah.
• Fleksibilitas dalam pergantian teknologi.

Kelemahan:

• Biaya jangka panjang cenderung lebih tinggi.
• Ketergantungan pada penyedia layanan.
2. Sewa-Beli (Leasing): Perjanjian leasing memungkinkan organisasi menggunakan perangkat keras untuk jangka waktu tertentu dengan opsi membeli di akhir kontrak. Misalnya, sebuah sekolah dapat melakukan leasing untuk komputer laboratorium.

Keuntungan:

• Fleksibilitas dalam pembayaran.
• Cocok untuk teknologi yang cepat berubah.

Kelemahan:

• Administrasi yang lebih rumit.
• Memerlukan pengelolaan akuntansi yang baik.
3. Bagi Waktu (Time-Sharing): Time-sharing memungkinkan beberapa organisasi menggunakan sistem komputer secara bersama-sama. Misalnya, lembaga keuangan kecil dapat berbagi akses ke perangkat lunak analisis keuangan yang mahal.

Keuntungan:

• Biaya operasional lebih rendah.
• Mengurangi kebutuhan investasi awal.

Kelemahan:

• Kinerja sistem dapat terpengaruh jika banyak pengguna.
4. Menggunakan Jasa Pusat Pengolahan Data: Organisasi dapat menyerahkan pengolahan data kepada pihak ketiga. Contoh: Sebuah perusahaan logistik menggunakan jasa pusat data untuk pelacakan pengiriman.

Keuntungan:

• Organisasi dapat fokus pada kegiatan inti.
• Biaya pengelolaan sistem lebih rendah.

Kelemahan:

• Potensi risiko keamanan data.

System Development Life Cycle (SDLC)

SDLC adalah proses terstruktur untuk mengembangkan sistem informasi yang mencakup beberapa tahapan:

1. Perencanaan: Menentukan kebutuhan dan tujuan sistem.
2. Analisis: Mengidentifikasi spesifikasi sistem yang diperlukan.
3. Desain: Merancang arsitektur sistem.
4. Implementasi: Menginstal perangkat keras dan lunak.
5. Pengujian: Memastikan sistem berjalan sesuai harapan.
6. Pemeliharaan: Menjaga agar sistem tetap berfungsi optimal.

Contoh penerapan SDLC: Pengembangan aplikasi SIM untuk pengelolaan arsip pemerintah daerah.

Pendekatan Konversi Sistem

Dalam penerapan sistem baru, organisasi dapat menggunakan salah satu dari empat pendekatan konversi:

1. Konversi Langsung: Sistem lama langsung digantikan dengan sistem baru. Contoh: Implementasi sistem e-office menggantikan dokumen fisik secara keseluruhan.
2. Konversi Paralel: Sistem lama dan baru dijalankan bersamaan selama periode tertentu. Keuntungan pendekatan ini adalah keamanan lebih tinggi, namun memerlukan biaya lebih besar.
3. Konversi Moduler: Penggantian sistem dilakukan secara bertahap. Contoh: Penerapan sistem SIM di satu divisi sebelum diperluas ke divisi lain.
4. Konversi Bergantian: Perubahan dilakukan pada bagian tertentu dari sistem secara bertahap. Contoh: Mengubah modul pembayaran terlebih dahulu sebelum modul lainnya.

Pengendalian Sistem

Ancaman Terhadap Sistem:

1. Internal:
• Kesalahan input.
• Sabotase.
• Informasi tidak akurat.
2. Eksternal:
• Akses tidak sah.
• Bencana alam.

Teknik Pengendalian:

• Pengendalian akses dengan firewall.
• Pembuatan cadangan data secara rutin.

Kesimpulan

Pengembangan SIM pada organisasi merupakan langkah strategis yang harus dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai aspek, termasuk manusia, teknologi, tugas, dan struktur organisasi. Pemilihan metode pengadaan sistem dan pendekatan konversi harus sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai efisiensi kerja.

Daftar Pustaka

1. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2016). Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Pearson.
2. Stair, R., & Reynolds, G. (2018). Principles of Information Systems. Cengage Learning.
3. Burch, J. G., & Grudnitski, G. (1986). Information Systems: Theory and Practice. John Wiley & Sons.

Subscribe to receive free email updates: