Revisi Pesan-Pesan Bisnis

 

Pendahuluan

Revisi dalam komunikasi bisnis adalah tahapan penting untuk memastikan bahwa pesan yang telah direncanakan dan disusun sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Proses revisi membantu menghindari potensi kesalahan atau kekurangan, sehingga pesan dapat disampaikan dengan jelas, efektif, dan profesional. Topik ini menguraikan langkah-langkah merevisi pesan bisnis, pemilihan kata yang tepat, penyusunan kalimat efektif, hingga pengembangan paragraf dengan contoh kasus, kesimpulan, dan referensi pendukung.

A. Keterampilan Merevisi

1. Edit Isi dan Pengorganisasiannya Langkah pertama dalam revisi adalah membaca keseluruhan dokumen secara cepat. Fokuskan perhatian pada isi, struktur organisasi, dan alur pesan. Bandingkan draf dengan rencana awal untuk memastikan kesesuaian dengan tujuan komunikasi.

• Contoh Kasus: Sebuah perusahaan teknologi mengirimkan proposal kemitraan kepada calon investor. Dalam revisi, ditemukan bahwa alur pembuka tidak menarik perhatian pembaca. Setelah revisi, paragraf pembuka dirancang ulang dengan memasukkan data pertumbuhan industri teknologi yang relevan.

2. Edit Gaya Penulisan Gaya penulisan sangat memengaruhi persepsi audience. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti, transisi yang jelas antarparagraf, serta elemen visual seperti subjudul, tabel, atau gambar untuk memudahkan pemahaman.

• Contoh Kasus: Dalam laporan penjualan bulanan, sebelumnya penulis menggunakan istilah teknis tanpa penjelasan. Setelah revisi, istilah tersebut dijelaskan dalam catatan kaki, sehingga pembaca non-teknis dapat memahaminya.

3. Edit Format Format dokumen harus menarik dan profesional. Perhatikan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan kualitas kertas yang digunakan.

• Contoh Kasus: Sebuah memo internal memiliki tata letak yang berantakan dan sulit dibaca. Setelah revisi, memo tersebut diberi margin yang konsisten, font profesional, dan poin-poin penting di-highlight untuk menarik perhatian.

B. Pemilihan Kata yang Tepat

1. Pilih Kata yang Familiar Gunakan kata-kata yang umum dikenal agar pesan mudah dimengerti.

2. Pilih Kata Singkat Kalimat singkat lebih efisien dan mudah dipahami oleh audience.

3. Hindari Kata dengan Makna Ganda Kata bermakna ganda dapat menimbulkan kebingungan. Pilih kata yang memiliki arti jelas sesuai konteks.

• Contoh Kasus: Dalam email promosi, kata “simple” digunakan menggantikan “easy-to-operate and user-friendly” agar lebih sederhana dan efektif.

C. Cara Membuat Kalimat Efektif

1. Kesatuan Pikiran Kalimat harus memiliki subjek, predikat, dan kelengkapan makna.

2. Kelogisan Kalimat harus logis dan sesuai dengan konteks.

Jenis Kalimat:

• Kalimat Sederhana: Mengandung satu subjek dan satu predikat.
• Kalimat Majemuk: Menggabungkan dua klausa independen dengan kata hubung.
• Kalimat Kompleks: Menggabungkan klausa independen dengan klausa dependen.
• Contoh Kasus: Dalam laporan proyek, kalimat “Proyek ini selesai karena kerja keras tim” lebih efektif dibandingkan kalimat “Tim bekerja keras sehingga proyek ini selesai” karena lebih fokus.

D. Cara Mengembangkan Paragraf

1. Pendekatan Induktif dan Deduktif Pendekatan induktif dimulai dengan alasan pendukung diikuti oleh kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan diikuti oleh penjelasan.

2. Metode Pengembangan Paragraf:

• Ilustrasi: Memberikan contoh konkret.
• Perbandingan: Menyoroti persamaan atau perbedaan.
• Sebab Akibat: Menjelaskan hubungan kausal.
• Klasifikasi: Mengelompokkan ide.
• Pemecahan Masalah: Menyajikan masalah dan solusinya.
• Contoh Kasus: Dalam topik blog perusahaan, sebuah paragraf deduktif dimulai dengan pernyataan “Inovasi adalah kunci pertumbuhan perusahaan”, diikuti oleh contoh implementasi inovasi.

Kesimpulan

Revisi pesan-pesan bisnis adalah langkah penting dalam memastikan bahwa komunikasi bisnis berjalan efektif. Dengan menguasai keterampilan revisi, memilih kata yang tepat, membuat kalimat efektif, dan mengembangkan paragraf dengan metode yang tepat, pesan dapat disampaikan secara profesional dan menarik perhatian audience. Revisi yang cermat juga memastikan bahwa pesan selaras dengan tujuan komunikasi yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

1. Guffey, M. E., & Loewy, D. (2018). Essentials of Business Communication. Boston: Cengage Learning.
2. Bovee, C. L., & Thill, J. V. (2020). Business Communication Today. New York: Pearson Education.
3. Berlo, D. K. (1960). The Process of Communication. New York: Holt, Rinehart, and Winston.
4. Oetomo, S. (2002). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Subscribe to receive free email updates: