Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

 

Pendahuluan

Perencanaan pesan adalah langkah strategis yang sangat penting dalam mencapai tujuan komunikasi bisnis dan organisasi. Perencanaan yang baik tidak hanya meningkatkan efektivitas komunikasi, tetapi juga memastikan pesan diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima. Pesan-pesan bisnis yang dirancang dengan strategi yang matang akan mendukung pencapaian sasaran komunikasi yang diinginkan, baik dalam hal memberikan informasi, persuasi, maupun kolaborasi.

Dalam penyusunan pesan bisnis, terdapat tiga tahapan utama yang harus dilakukan, yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Proses ini dapat dianalogikan dengan seorang komposer yang menciptakan sebuah lagu: setiap tahap memiliki peran penting dalam menciptakan hasil akhir yang harmonis dan sesuai harapan.

Tahap 1: Perencanaan

Pada tahap ini, komunikator perlu memperhatikan berbagai aspek dasar untuk memastikan pesan yang disampaikan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Berikut adalah elemen-elemen utama yang perlu diperhatikan dalam perencanaan:

1. Menentukan Tujuan Komunikasi Pesan harus dirancang berdasarkan tujuan yang jelas, baik itu memberikan informasi, memengaruhi opini, atau memotivasi tindakan.

Contoh Kasus: Sebuah perusahaan teknologi ingin mengumumkan peluncuran produk baru kepada klien. Tujuan utama adalah menginformasikan fitur-fitur produk dan membujuk klien untuk melakukan pre-order.

2. Analisis Audience Komunikator harus memahami siapa audiens yang menjadi target pesan. Hal ini meliputi latar belakang pendidikan, tingkat intelektual, dan ekspektasi audiens.

Contoh Kasus: Jika target audiens adalah kalangan eksekutif, maka bahasa yang digunakan harus formal dan mencakup data yang relevan.

3. Pemilihan Saluran dan Media Media yang digunakan dapat berupa komunikasi lisan (presentasi, rapat) atau komunikasi tertulis (surat, email). Pilihan media harus disesuaikan dengan karakteristik pesan dan situasi.

Contoh Kasus: Untuk audiens luas, perusahaan dapat menggunakan media digital seperti email newsletter atau webinar.

4. Penyesuaian Intonasi dan Situasi Nada pesan harus disesuaikan dengan konteks dan hubungan antara komunikator dan audiens.

Contoh Kasus: Saat menyampaikan kritik kepada karyawan, manajer harus menggunakan nada yang bijaksana untuk menghindari kesalahpahaman.

Tahap 2: Komposisi

Pada tahap ini, fokus utama adalah menyusun dan mengatur kata-kata, kalimat, serta paragraf dalam pesan sehingga mudah dimengerti oleh audiens.

1. Penggunaan Bahasa yang Sederhana Kata-kata yang digunakan harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.

Contoh Kasus: Saat memberikan panduan teknis kepada pelanggan, hindari istilah teknis yang kompleks dan gunakan bahasa sehari-hari yang lebih mudah dipahami.

2. Struktur Pesan yang Logis Pesan harus memiliki alur yang jelas, dengan pembukaan yang menarik, isi yang informatif, dan penutupan yang mendorong tindakan.
3. Fokus pada Inti Pesan Hindari penggunaan informasi yang tidak relevan. Setiap paragraf harus mendukung ide utama pesan.

Contoh Kasus: Dalam presentasi produk, fokuslah pada manfaat utama produk, bukan hanya fitur-fiturnya.

Tahap 3: Revisi

Setelah pesan selesai disusun, langkah berikutnya adalah melakukan revisi untuk memastikan kesesuaian dengan tujuan dan kejelasan isi.

1. Mengecek Kesalahan Penulisan Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan yang dapat mengurangi kredibilitas pesan.
2. Menyesuaikan dengan Feedback Jika memungkinkan, mintalah umpan balik dari rekan kerja atau pihak lain untuk memastikan pesan dapat diterima dengan baik.

Contoh Kasus: Sebelum mengirimkan email penting kepada klien, mintalah kolega untuk membaca dan memberikan masukan.

Penentuan Tujuan Komunikasi

Penentuan tujuan adalah langkah awal yang sangat penting dalam perencanaan pesan bisnis. Tujuan komunikasi harus spesifik, realistis, relevan, dan dapat diukur. Berikut adalah jenis-jenis tujuan komunikasi bisnis:

1. Memberikan Informasi (Informing) Contohnya adalah pengumuman perubahan kebijakan perusahaan.
2. Memberikan Persuasi (Persuading) Contohnya adalah kampanye pemasaran yang bertujuan mendorong konsumen untuk membeli produk.
3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating) Contohnya adalah undangan rapat untuk menyusun strategi bersama.

Analisis Audience

Analisis audiens merupakan langkah kritis dalam memastikan pesan dapat diterima dan dipahami dengan baik. Langkah-langkahnya meliputi:

1. Mengembangkan Profil Audience

Contoh Kasus: Dalam pelatihan karyawan, materi yang disampaikan kepada staf junior akan berbeda dengan materi untuk manajer senior.

2. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audience Cari tahu apa yang diinginkan oleh audiens dan pastikan informasi yang diberikan relevan.
3. Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience Pesan harus dirancang untuk memotivasi audiens agar bertindak sesuai harapan.

Contoh Kasus: Dalam kampanye kesehatan, pesan yang diberikan harus menggugah emosi dan memberikan solusi praktis.

Kesimpulan

Perencanaan pesan bisnis yang efektif melibatkan pemahaman yang mendalam tentang tujuan komunikasi, analisis audiens, dan penggunaan media yang tepat. Proses ini meliputi perencanaan, komposisi, dan revisi untuk memastikan pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami dengan baik. Dengan pendekatan yang strategis, komunikasi bisnis dapat menjadi alat yang ampuh untuk mencapai tujuan organisasi.

Daftar Pustaka

1. Guffey, M. E., & Loewy, D. (2017). Essentials of Business Communication. Cengage Learning.
2. Thill, J. V., & Bovée, C. L. (2015). Excellence in Business Communication. Pearson Education.
3. Kotler, P., & Keller, K. L. (2016). Marketing Management. Pearson Education.
4. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2018). Organizational Behavior. Pearson Education.

 

Subscribe to receive free email updates: