Penulisan Permintaan Langsung (Direct Request), Pesan Rutin, Pesan Positif (Good News), Pesan Buruk (Bad News), dan Pesan Persuasif

 

Pendahuluan

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada bawahan sering kali tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan pesan tersebut tidak mencapai sasaran atau menghasilkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan. Untuk mengatasi hal ini, penting untuk mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. Dengan pendekatan ini, pesan dapat memenuhi kebutuhan informasi, motivasi, dan kebutuhan praktis audiens.

Pengorganisasian pesan yang baik adalah keharusan bagi komunikator dan menjadi tantangan tersendiri. Berikut adalah elemen yang harus diperhatikan dalam mengorganisasi pesan dengan baik:

1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus relevan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus disajikan secara logis dan terstruktur.
4. Semua informasi penting harus tercakup.

Dengan pesan yang terorganisasi dengan baik, audiens dapat:

1. Memahami pesan dengan mudah.
2. Menerima isi pesan dengan lebih baik.
3. Menghemat waktu dalam mencerna informasi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Memahami Elemen Penting dalam Penyusunan Pesan

1. Memahami Subjek dan Tujuan Pesan

Subjek adalah inti dari pesan yang ingin disampaikan, sedangkan tujuan adalah hasil yang diharapkan setelah pesan diterima. Tanpa subjek dan tujuan yang jelas, pesan akan kehilangan arah, sehingga sulit untuk mencapai hasil yang diinginkan.

2. Informasi yang Relevan dan Terkait

Setiap bagian informasi harus berhubungan langsung dengan subjek dan tujuan pesan. Menyertakan informasi yang tidak relevan dapat membingungkan audiens dan menyulitkan mereka memahami inti pesan.

3. Menyusun Ide-Ide Secara Logis

Ide yang disampaikan harus dikelompokkan dan disusun dalam urutan yang logis, sehingga audiens dapat mengikuti alur pikiran komunikator dengan mudah.

4. Menyertakan Semua Informasi Penting

Setiap elemen penting dalam pesan harus tercakup. Kekurangan informasi dapat menyebabkan audiens mengambil keputusan yang tidak akurat.

Contoh Kasus: Pengorganisasian Pesan yang Baik

Kasus: Seorang manajer ingin menginformasikan perubahan kebijakan kerja kepada timnya.

• Subjek: Perubahan kebijakan kerja.
• Tujuan: Memastikan seluruh tim memahami kebijakan baru.
• Langkah-langkah:
• Memulai dengan ringkasan kebijakan baru.
• Menyertakan alasan perubahan.
• Menjelaskan dampaknya bagi tim.
• Memberikan ruang untuk pertanyaan atau umpan balik.

Dengan pendekatan ini, tim dapat memahami kebijakan dengan jelas dan merasa dilibatkan dalam proses komunikasi.

Jenis-Jenis Pesan dalam Komunikasi Organisasi

A. Permintaan Langsung (Direct Request)

Pesan ini bertujuan untuk mendapatkan respons langsung dari audiens, seperti jawaban pertanyaan, pengiriman barang/jasa, atau tindakan lain. Biasanya, asumsi dasarnya adalah audiens akan merespons secara positif.

Strategi Direct Request:

1. Nyatakan permintaan secara langsung.
2. Sertakan rincian yang diperlukan.
3. Akhiri dengan permintaan tindakan khusus, seperti cara audiens dapat menghubungi Anda.

Contoh: Seorang pelanggan meminta informasi produk melalui email:

• Pembukaan: Menjelaskan kebutuhan informasi secara jelas.
• Isi: Mengajukan pertanyaan rinci tentang produk.
• Penutup: Mengucapkan terima kasih dan mencantumkan informasi kontak.

Aduan (Complaint)

Aduan adalah bagian dari direct request ketika konsumen merasa tidak puas dengan produk/jasa. Aduan yang disampaikan dengan sopan akan memberikan kesempatan perusahaan untuk memperbaiki kualitas layanan.

Contoh: Pelanggan mengajukan klaim penggantian barang rusak:

• Jelaskan masalah dengan rinci.
• Lampirkan bukti seperti faktur pembelian.
• Hindari nada emosional.

Permintaan Kredit

Permintaan kredit memerlukan informasi pendukung seperti referensi resmi dan data keuangan yang relevan. Strategi penyampaiannya melibatkan:

• Mengisi formulir resmi.
• Menyatakan alasan pengajuan kredit.
• Melampirkan dokumen pendukung.

B. Pesan Rutin

Pesan rutin mencakup komunikasi internal seperti memo dan komunikasi eksternal seperti surat permintaan katalog. Pesan ini bertujuan memberikan informasi yang diperlukan tanpa upaya membujuk atau mempengaruhi emosi audiens.

C. Pesan Positif (Good News)

Pesan positif berisi berita baik seperti penerimaan lamaran kerja atau konfirmasi pesanan. Pendekatan langsung digunakan untuk menyampaikan pesan ini secara efektif.

Contoh: Konfirmasi pesanan:

• Pembukaan: Nyatakan bahwa pesanan telah diterima.
• Isi: Berikan rincian tentang proses pemenuhan pesanan.
• Penutup: Ucapkan terima kasih.

D. Pesan Buruk (Bad News)

Pesan buruk memerlukan sensitivitas tinggi untuk menyampaikan berita yang kurang menyenangkan tanpa menimbulkan reaksi negatif. Pendekatan tidak langsung sering kali lebih efektif.

Contoh: Penolakan permohonan kredit:

• Pendahuluan: Mulai dengan apresiasi atas permohonan.
• Isi: Jelaskan alasan penolakan dengan objektivitas.
• Penutup: Berikan saran alternatif atau solusi.

E. Pesan Persuasif

Pesan persuasif bertujuan membujuk audiens untuk menerima ide atau tindakan tertentu. Pesan ini memerlukan alasan yang kuat dan penyajian bukti yang meyakinkan.

Contoh: Surat promosi produk:

• Pendahuluan: Tarik perhatian dengan manfaat utama.
• Isi: Sertakan penjelasan rinci dan bukti.
• Penutup: Ajakan untuk membeli.

Kesimpulan

Pengorganisasian pesan yang baik dalam komunikasi organisasi adalah elemen krusial untuk memastikan pesan diterima dan dipahami dengan baik oleh audiens. Dengan pendekatan yang tepat, seperti memilih strategi penyampaian yang sesuai dan menyusun informasi secara logis, hasil yang diinginkan dapat tercapai. Komunikasi yang efektif mendukung efisiensi kerja, membangun hubungan baik, dan memperkuat citra organisasi.

Daftar Pustaka

1. Bovee, Courtland L., & Thill, John V. (2013). Business Communication Today. Pearson Education.
2. Guffey, Mary Ellen. (2014). Essentials of Business Communication. Cengage Learning.
3. Locker, Kitty O., & Kienzler, Donna S. (2010). Business and Administrative Communication. McGraw-Hill Education.
4. Adler, Ronald B., & Elmhorst, Jeanne M. (2012). Communicating at Work: Principles and Practices for Business and the Professions. McGraw-Hill Education.

Subscribe to receive free email updates: