Mengatasi Kendala Efektivitas Komunikasi Bisnis

 

Pendahuluan

Komunikasi bisnis yang efektif adalah kunci keberhasilan dalam dunia kerja dan organisasi. Namun, terdapat berbagai kendala yang dapat menghambat kelancaran komunikasi. Untuk mengatasi kendala-kendala ini, diperlukan berbagai upaya yang terstruktur dan terfokus. Topik ini akan membahas langkah-langkah strategis untuk mengatasi kendala komunikasi bisnis, dilengkapi dengan contoh kasus, kesimpulan, dan referensi.

1. Bersikap Bijak (Tactful)

Menyesuaikan Diri dengan Tingkat Intelegensi Lawan Komunikasi

Seorang komunikator yang baik memahami pentingnya menyesuaikan isi pesan dengan tingkat pemahaman audiens. Hal ini bertujuan agar pesan dapat diterima dan dimengerti dengan baik.

Contoh Kasus: Seorang CEO memberikan presentasi kepada karyawan lintas departemen. Jika ia menggunakan istilah teknis yang hanya dipahami oleh tim teknis, karyawan dari divisi lain akan kesulitan memahami pesan tersebut. Sebaliknya, CEO yang bijak akan menjelaskan istilah tersebut dengan bahasa yang mudah dipahami oleh semua pihak.

Menghindari Sikap Ofensif

Sikap ofensif dalam komunikasi dapat menimbulkan resistansi atau bahkan konflik. Oleh karena itu, pemberi pesan harus menghindari kata-kata yang dapat dianggap menyerang atau merendahkan.

Contoh Kasus: Seorang manajer yang memberikan umpan balik kepada bawahannya dengan nada menyalahkan akan membuat karyawan merasa tidak dihargai. Sebaliknya, dengan menyampaikan kritik secara konstruktif, manajer dapat menciptakan hubungan yang lebih baik.

Memperhatikan Persepsi Penerima

Komunikator yang bijak selalu berusaha memahami bagaimana pesan mereka diterima oleh audiens. Hal ini dapat menghindari miskomunikasi atau kesalahpahaman.

Contoh Kasus: Seorang pemimpin tim yang ingin memberikan arahan sebaiknya menanyakan pemahaman anggota tim setelah menyampaikan pesan untuk memastikan mereka mengerti.

2. Mengetengahkan Pihak Lawan Komunikasi (You Approach)

Fokus pada kebutuhan dan kepentingan audiens merupakan strategi penting dalam komunikasi bisnis. Dengan menempatkan audiens sebagai pusat perhatian, komunikasi menjadi lebih efektif.

Contoh Kasus: Dalam rapat penjualan, seorang manajer pemasaran tidak hanya berbicara tentang target perusahaan, tetapi juga mendengarkan masukan dari tim penjualan untuk memahami kendala yang mereka hadapi di lapangan.

3. Bernada Positif

Komunikasi yang bernada positif menciptakan suasana yang kondusif dan meningkatkan kemungkinan pesan diterima dengan baik.

Contoh Kasus: Seorang supervisor yang mengucapkan terima kasih kepada timnya atas kerja keras mereka sebelum memberikan kritik membangun akan mendapatkan tanggapan yang lebih baik dibandingkan jika ia langsung menyampaikan kritik.

4. Mempergunakan Kalimat Aktif

Kalimat aktif lebih menarik dan mempermudah audiens dalam memahami pesan. Hal ini juga memberikan kesan bahwa komunikator bertanggung jawab atas pesan yang disampaikan.

Contoh Kasus: Daripada mengatakan "Kesalahan ini terjadi karena laporan tidak diselesaikan tepat waktu," lebih baik mengatakan "Kami harus memastikan laporan selesai tepat waktu untuk menghindari kesalahan."

5. Efisiensi Penggunaan Kata dan Kalimat

Kalimat yang sederhana dan langsung pada inti pesan akan lebih mudah dimengerti.

Contoh Kasus: Seorang manajer proyek yang mengirimkan email kepada timnya dengan kalimat "Mohon pastikan semua dokumen dikirimkan sebelum pukul 17.00 hari ini" akan lebih efektif dibandingkan menggunakan kalimat yang panjang dan bertele-tele.

6. Keterkaitan Hal-Hal yang Disampaikan

Keterkaitan antara satu informasi dengan informasi lainnya membantu audiens memahami pesan secara menyeluruh.

Contoh Kasus: Dalam rapat strategi, seorang manajer menyusun presentasi berdasarkan alur logis mulai dari analisis pasar, target penjualan, hingga rencana aksi. Hal ini memudahkan audiens untuk mengikuti pemikiran dan argumen yang disampaikan.

7. Pesan yang Jelas

Pesan yang jelas meminimalkan risiko kesalahpahaman.

Menghindari Penggunaan Jargon atau Istilah Teknis

Jargon hanya boleh digunakan jika audiens memiliki latar belakang yang sama dan memahami istilah tersebut.

Contoh Kasus: Seorang konsultan yang berbicara dengan klien non-teknis harus menjelaskan istilah "ROI" sebagai "pengembalian investasi" untuk memastikan klien memahami konsep tersebut.

Menghindari Kata atau Kalimat yang Tidak Umum

Penggunaan bahasa yang sederhana dan umum mempermudah penerimaan pesan.

Contoh Kasus: Dalam proposal bisnis, istilah teknis seperti "paradigm shift" sebaiknya diganti dengan "perubahan mendasar" agar lebih mudah dimengerti.

Karakteristik Pesan Bisnis yang Efektif

1. Provide Practical Information Pesan bisnis harus memberikan informasi praktis yang relevan dan dapat diterapkan.
2. Give Facts Rather Than Impressions Pesan harus didasarkan pada fakta, bukan sekadar opini atau persepsi.
3. Clarify and Condense Information Informasi dapat diringkas menggunakan grafik, tabel, atau diagram untuk mempermudah pemahaman.
4. State Precise Responsibilities Pesan harus menyatakan dengan jelas tanggung jawab dan harapan yang ditujukan kepada audiens.
5. Persuade Others and Offer Recommendations Pesan yang baik mampu meyakinkan audiens untuk menerima rencana atau rekomendasi tertentu.

Kesimpulan

Efektivitas komunikasi bisnis dapat ditingkatkan dengan menerapkan berbagai strategi seperti bersikap bijak, menciptakan suasana positif, menggunakan kalimat aktif, dan memastikan keterkaitan pesan. Selain itu, pesan yang jelas dan praktis sangat penting untuk mencapai tujuan komunikasi. Dengan memahami dan mengimplementasikan langkah-langkah ini, hambatan komunikasi dapat diminimalkan, menciptakan lingkungan bisnis yang lebih produktif dan harmonis.

Daftar Pustaka

1. Adler, R. B., & Elmhorst, J. M. (2010). Communicating at Work: Principles and Practices for Business and the Professions. McGraw-Hill.
2. Guffey, M. E., & Loewy, D. (2016). Essentials of Business Communication. Cengage Learning.
3. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2013). Organizational Behavior. Pearson Education.
4. Tubbs, S. L., & Moss, S. (2008). Human Communication: Principles and Contexts. McGraw-Hill.

 

Subscribe to receive free email updates: