Pesan atau Berita Buruk (Bad News)

 

Pendahuluan

Pesan atau berita buruk adalah jenis informasi yang sifatnya kurang menyenangkan bagi penerima, namun tetap harus disampaikan dengan memperhatikan dampak psikologis dan emosi dari audiens. Contoh dari pesan atau berita buruk meliputi berita duka cita, pemutusan hubungan kerja (PHK), penurunan jabatan, penolakan kredit, kegagalan ujian, penolakan lamaran kerja, dan sebagainya. Penyampaian pesan semacam ini memerlukan strategi yang tepat agar dapat diterima dengan baik oleh audiens, sekaligus menjaga hubungan baik di masa depan.

Strategi Penyampaian Pesan Buruk

Ada dua pendekatan utama yang biasa digunakan dalam menyampaikan pesan buruk, yaitu:

1. Pendekatan Langsung

Pendekatan ini digunakan ketika situasi menuntut pesan disampaikan secara to the point. Pendekatan ini dapat dilakukan apabila:

• Penerima pesan lebih menyukai kejujuran langsung tanpa basa-basi.
• Pengaruh dari pesan terhadap penerima relatif kecil.
• Pesan disampaikan sebagai bentuk empati yang tulus.

Namun, pendekatan langsung jarang digunakan karena berisiko menimbulkan reaksi negatif yang lebih besar.

2. Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan ini lebih sering dipilih karena sifatnya yang lebih diplomatis dan berfokus pada membangun pemahaman penerima terhadap alasan di balik keputusan buruk tersebut. Pendekatan tidak langsung terdiri dari beberapa langkah:

1. Pembuka yang Netral
• Hindari kata "tidak" atau frasa yang tidak relevan.
• Buffer: pernyataan pembuka yang bersifat netral, relevan, tidak kontroversial, dan singkat.
2. Penyampaian Alasan
• Alasan harus logis, terperinci, dan bijaksana agar audiens dapat memahami latar belakang keputusan.
3. Pengungkapan Keputusan Buruk
• Keputusan buruk disampaikan dengan jelas namun tetap memperhatikan nada bicara yang tegas dan berniat baik.
4. Penutup yang Positif
• Berikan penutup yang hangat dan bersahabat dengan membangun niat baik, memberikan saran, atau menawarkan tindakan yang konstruktif.

Contoh Kasus

Seorang manajer perusahaan harus menyampaikan berita PHK kepada karyawan. Dengan pendekatan tidak langsung, manajer tersebut membuka pembicaraan dengan ucapan terima kasih atas kontribusi karyawan selama ini, menjelaskan alasan efisiensi perusahaan, menyampaikan keputusan PHK dengan empati, dan menutup dengan menawarkan paket kompensasi serta saran untuk langkah ke depan.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penyampaian Pesan Buruk

1. Menciptakan Audience-Centered Tone Nada atau intonasi sangat penting dalam penyampaian berita buruk. Nada yang sesuai dapat:
• Membantu audiens memahami keputusan yang tegas.
• Menyadarkan audiens bahwa keputusan tersebut adil.
• Membantu menjaga goodwill antara perusahaan dan audiens.
2. Memilih Pendekatan Organisasional Penyampaian pesan buruk dapat menggunakan:
• Perencanaan Tidak Langsung: Melibatkan pembuka netral, alasan logis, penyampaian keputusan, dan penutup positif.
• Perencanaan Langsung: Mengungkapkan pesan utama di awal, diikuti alasan dan penutup bersahabat. Cocok untuk audiens yang menginginkan penyampaian to the point.

Pesan Persuasif

Pesan persuasif bertujuan untuk memengaruhi sikap atau tindakan orang lain. Contoh tujuannya adalah menjual gagasan, meminta bantuan, mengumpulkan dukungan, atau menggalang dana. Agar efektif, pesan persuasif harus:

1. Menggunakan Strategi yang Tepat
• Pendekatan Tidak Langsung: Cocok jika audiens diperkirakan memberikan reaksi negatif.
• Pendekatan Langsung: Sesuai untuk pesan panjang, kompleks, atau jika audiens menyukai kejujuran.
2. Menganalisis Penerima
• Memahami psikografis dan budaya audiens.
• Memperhatikan kredibilitas pemberi pesan. Kredibilitas tinggi didapatkan dari kejujuran, objektivitas, dan keahlian.
3. Mendukung Argumentasi dengan Fakta
• Argumentasi harus disertai data seperti statistik, dokumen resmi, atau hasil riset.

Rumusan AIDA dalam Pesan Persuasif

Pesan persuasif umumnya mengikuti struktur AIDA:

1. Attention (Perhatian): Membuka pesan dengan menarik perhatian audiens melalui manfaat yang relevan.
2. Interest (Minat): Menyusun pesan dengan memberikan informasi yang menarik logika dan emosi audiens.
3. Desire (Keinginan): Memberikan tawaran yang menjawab kebutuhan atau masalah audiens.
4. Action (Tindakan): Menutup pesan dengan ajakan tindakan yang sederhana dan jelas.

Contoh Kasus

Sebuah organisasi lingkungan ingin menggalang dana untuk penghijauan. Mereka membuka pesan dengan statistik dampak positif penghijauan (Attention), melanjutkan dengan kisah sukses program serupa (Interest), menawarkan kesempatan untuk berkontribusi dalam perubahan (Desire), dan mengarahkan langkah mudah untuk berdonasi (Action).

Pemikat dalam Pesan Persuasif

1. Daya Pemikat Emosional:
• Menggunakan kata-kata yang memengaruhi emosi seperti "keamanan," "kebebasan," atau "penghargaan."
2. Daya Pemikat Logika:
• Menggunakan analogi, induksi, atau deduksi untuk menyampaikan argumen berdasarkan fakta.
3. Pertimbangan Etika:
• Pesan harus jujur dan menunjukkan perhatian tulus kepada audiens.

Kesimpulan

Menyampaikan pesan buruk atau persuasif memerlukan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan komunikasi sekaligus menjaga hubungan baik dengan audiens. Pendekatan tidak langsung lebih cocok untuk situasi sensitif, sementara pendekatan langsung dapat digunakan untuk audiens yang lebih menghargai kejujuran. Dalam pesan persuasif, struktur yang baik dan dukungan argumen yang kuat adalah kunci keberhasilan.

Daftar Pustaka

1. Guffey, M. E., & Loewy, D. (2016). Essentials of Business Communication. Boston: Cengage Learning.
2. Bovée, C. L., & Thill, J. V. (2020). Business Communication Today. Boston: Pearson.
3. Kotler, P., & Keller, K. L. (2016). Marketing Management. Upper Saddle River: Pearson.

 

Subscribe to receive free email updates: