Pengawasan dan Pengendalian Manajemen

 

Pendahuluan

Pengawasan dan pengendalian manajemen merupakan dua elemen kunci dalam memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam dunia bisnis yang semakin kompleks, peran pengawasan dan pengendalian menjadi semakin penting untuk menghindari penyimpangan dan memastikan efisiensi dalam operasi. Konsep ini tidak hanya berlaku untuk organisasi besar, tetapi juga relevan bagi usaha kecil dan menengah. Dalam artikel ini, akan dibahas pengertian, konsep, proses, dan penerapan pengawasan dan pengendalian manajemen di berbagai aspek organisasi.

Pengertian Pengawasan

Definisi Pengawasan Pengawasan adalah proses yang berfokus pada pengukuran kinerja dan pengambilan tindakan untuk memastikan hasil yang diinginkan tercapai. Menurut Schermerhorn (2002), pengawasan adalah "the process of measuring performance and taking action to ensure desired results."

Sementara itu, Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan pengawasan sebagai "the process of ensuring that actual activities conform the planned activities." Artinya, pengawasan memastikan aktivitas yang terjadi sesuai dengan perencanaan.

Contoh Kasus Sebuah perusahaan manufaktur memiliki target produksi 10.000 unit dalam sebulan. Melalui proses pengawasan, manajer produksi memantau output mingguan dan menemukan bahwa hanya 2.000 unit yang diproduksi dalam minggu pertama. Dari situ, manajer melakukan evaluasi dan tindakan korektif untuk mengejar target bulanannya.

Konsep Pengendalian Manajemen

Definisi Pengendalian Pengendalian adalah proses untuk memastikan bahwa kegiatan dalam organisasi mengarah pada tujuan yang diinginkan.

Unsur-Unsur Pengendalian

• Detektor atau Sensor: Berfungsi mendeteksi aktivitas yang terjadi.
• Assesor atau Penilai: Menilai hasil dari aktivitas tersebut.
• Efektor atau Pengubah: Mengambil tindakan korektif jika terjadi penyimpangan.
• Jaringan Komunikasi: Menghubungkan sensor, penilai, dan pengubah.

Contoh: Sopir Mobil

• Mata (Sensor): Mendeteksi kondisi jalan dan kecepatan.
• Otak (Assessor): Menilai informasi dari mata.
• Kaki (Effector): Menginjak rem atau gas untuk mengubah kecepatan.
• Jaringan Komunikasi: Menghubungkan mata, otak, dan anggota tubuh.

Manajemen

Manajemen adalah organisasi yang terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen memiliki peran:

• Manajemen Senior: Menetapkan strategi organisasi.
• Manajemen Menengah dan Operasional: Menjalankan proses pengendalian dan memastikan strategi dilaksanakan dengan baik.

Perbedaan Pengendalian Manajemen dengan Sistem Tubuh

• Standar tidak tetap, tetapi merupakan bagian dari proses perencanaan.
• Pengendalian manajemen tidak berjalan otomatis.
• Memerlukan koordinasi antar individu.
• Hubungan antara tindakan dan perilaku tidak selalu jelas.
• Banyak pengendalian manajemen bersifat swakontrol (self-control).

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen adalah proses yang memengaruhi anggota organisasi agar menjalankan strategi yang telah ditetapkan. Aktivitas pengendalian manajemen meliputi:

• Keselarasan Tujuan: Menyatukan tujuan individu dengan organisasi.
• Implementasi Strategi: Alat untuk menjalankan strategi, baik dari aspek keuangan maupun non-keuangan.
• Pengembangan Strategi Baru: Membantu organisasi merespon perubahan lingkungan.

Contoh Kasus Sebuah perusahaan retail menggunakan sistem insentif penjualan untuk memengaruhi perilaku karyawan agar meningkatkan target penjualan bulanan. Pengendalian ini memastikan strategi pemasaran berjalan efektif.

Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen melibatkan tahapan:

• Perencanaan: Menetapkan tujuan dan standar.
• Koordinasi: Menghubungkan aktivitas antar bagian.
• Komunikasi: Menyampaikan informasi yang relevan.
• Evaluasi: Membandingkan kinerja aktual dengan standar.
• Pengambilan Keputusan: Menentukan tindakan korektif.
• Mempengaruhi Perilaku: Mendorong anggota organisasi untuk bekerja sesuai rencana.

Masalah Utama Salah satu tantangan utama adalah menciptakan kesesuaian antara tujuan individu dan organisasi (goal congruence).

Tujuan Fungsi Pengawasan

Pengawasan bertujuan untuk:

• Adaptasi Lingkungan: Merespons perubahan lingkungan bisnis.
• Meminimalkan Kegagalan: Menghindari penyimpangan dalam operasi.
• Meminimalkan Biaya: Mengontrol pengeluaran organisasi.
• Mengantisipasi Kompleksitas: Mengelola organisasi yang semakin kompleks.

Gejala yang Membutuhkan Pengawasan

• Penurunan pendapatan atau profit.
• Penurunan kualitas pelayanan.
• Ketidakpuasan pegawai.
• Berkurangnya kas perusahaan.
• Biaya melebihi anggaran.
• Adanya inefisiensi.

Contoh Kasus Sebuah perusahaan jasa mendapati banyak keluhan pelanggan mengenai keterlambatan layanan. Melalui pengawasan, mereka menemukan masalah pada koordinasi tim operasional dan segera menerapkan solusi untuk memperbaikinya.

Pengawasan di Berbagai Bidang

Pengawasan dalam SDM

• Sistem disiplin karyawan.
• Perencanaan jalur karier.
• Motivasi dan kepuasan kerja.

Pengawasan Informasi

• Penggunaan teknologi informasi.
• Penerapan sistem informasi manajemen (SIM).

Pengawasan Keuangan

• Analisis laporan keuangan.
• Manajemen kas.
• Pengelolaan biaya.

Pengawasan Pemasaran

• Evaluasi pasar sasaran.
• Survei perilaku konsumen.
• Strategi dan bauran pemasaran.

Pengawasan Produksi

• Lokasi pabrik.
• Proses produksi dan jadwal distribusi.
• Evaluasi efisiensi operasional.

Kesimpulan

Pengawasan dan pengendalian manajemen adalah dua elemen kunci dalam memastikan organisasi mencapai tujuannya. Dengan pengawasan yang baik, penyimpangan dapat diminimalisir, dan efisiensi operasional dapat ditingkatkan. Pengendalian manajemen memastikan seluruh strategi organisasi diimplementasikan dengan baik melalui koordinasi, komunikasi, dan evaluasi.

Daftar Pustaka

1. Schermerhorn, J. R. (2002). Management. New York: Wiley.
2. Stoner, J. A. F., Freeman, R. E., & Gilbert, D. R. (1995). Management. New Jersey: Prentice-Hall.
3. Anthony, R. N., & Govindarajan, V. (2007). Management Control Systems. New York: McGraw-Hill.

 

Subscribe to receive free email updates: