MANAJER DAN KOMUNIKASI

Pendahuluan

Komunikasi dalam manajemen adalah aspek krusial yang telah berkembang seiring waktu dan berperan penting dalam efisiensi serta efektivitas organisasi. Untuk memahami pentingnya komunikasi dalam peran manajerial, kita perlu menelusuri evolusi konsep ini dari masa lalu hingga sekarang.

Pada masamasa awal perkembangan organisasi, komunikasi dilakukan secara informal dan terbatas pada interaksi langsung antara pemimpin dan anggota tim. Struktur organisasi yang sederhana dan hierarkis mengatur komunikasi dalam bentuk perintah dan laporan langsung. Selama periode ini, tidak ada sistem formal untuk manajemen komunikasi, dan semua informasi sering disampaikan melalui komunikasi lisan.

Revolusi Industri pada akhir abad ke memperkenalkan perubahan besar dalam manajemen dan komunikasi. Dengan adanya pabrikpabrik besar dan struktur organisasi yang lebih kompleks, muncul kebutuhan untuk komunikasi yang lebih terstruktur. Frederick Taylor, dengan manajemen ilmiahnya, menekankan pentingnya dokumentasi dan sistematisasi komunikasi untuk mencapai efisiensi operasional. Pada saat ini, komunikasi mulai mengadopsi metode tertulis untuk mencatat proses dan prosedur.

Pada awal abad ke, teoriteori manajemen mulai mengidentifikasi komunikasi sebagai komponen penting dari kepemimpinan dan manajemen. Henri Fayol menggarisbawahi peran komunikasi dalam prinsipprinsip manajerialnya, termasuk koordinasi dan kontrol. Di sisi lain, Elton Mayo dengan eksperimen Hawthornenya mengungkapkan bahwa komunikasi yang baik dapat mempengaruhi motivasi dan kinerja karyawan.

Seiring dengan perkembangan teori manajemen dan dinamika kelompok, komunikasi dalam manajemen semakin dianggap sebagai elemen kunci dalam efektivitas tim dan kepemimpinan. Konsep seperti komunikasi dua arah, umpan balik, dan komunikasi nonverbal mulai mendapatkan perhatian. Penelitian tentang perilaku organisasi dan teori komunikasi berkembang, memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana komunikasi mempengaruhi hubungan manajer dan anggota tim.

Di abad ke, kemajuan teknologi dan globalisasi telah mengubah cara komunikasi dalam manajemen. Email, pesan instan, video konferensi, dan alat kolaborasi online menjadi bagian integral dari komunikasi manajerial. Perubahan ini menuntut manajer untuk menguasai keterampilan komunikasi digital dan memahami cara berkomunikasi secara efektif di lingkungan yang semakin global dan multikultural.

Pengertian Komunikasi dalam Manajemen

Komunikasi dalam manajemen merujuk pada proses pertukaran informasi, ide, dan pesan antara manajer dengan anggota tim, kolega, dan pihak lain di dalam atau di luar organisasi. Komunikasi ini penting untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dipahami, direncanakan, dan dilaksanakan dengan baik.

Komponen Utama Komunikasi:

1. Informasi: Data atau pesan yang disampaikan dalam proses komunikasi.
2. Saluran: Medium atau metode yang digunakan untuk menyampaikan informasi (misalnya, lisan, tertulis, elektronik).
3. Penerima: Individu atau kelompok yang menerima informasi.
4. Umpan Balik: Respons atau tanggapan dari penerima terhadap informasi yang diterima.

Definisi Komunikasi dalam Manajemen Menurut Para Ahli

1. James S. O’Rourke (): Menurut O’Rourke, komunikasi dalam manajemen adalah "proses interaksi antara individu dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama, melibatkan pertukaran pesan yang relevan, dan menciptakan pemahaman yang sama."
2. John Adair (): Adair menyatakan bahwa "komunikasi manajerial adalah proses yang memungkinkan informasi, arahan, dan umpan balik disampaikan dengan cara yang mendukung pencapaian tujuan organisasi."
3. Peter Drucker (): Drucker menekankan bahwa "komunikasi adalah elemen kunci dalam kepemimpinan yang efektif, karena ia memfasilitasi aliran informasi dan memotivasi tim untuk bekerja menuju tujuan yang sama."
4. Kathleen S. Brown (): Brown mendefinisikan komunikasi manajerial sebagai "penyampaian pesan yang mempengaruhi tindakan dan keputusan dalam organisasi, serta memelihara hubungan interpersonal yang konstruktif."

Tujuan Komunikasi dalam Manajemen

1. Menyampaikan Informasi: Tujuan utama komunikasi adalah untuk menyampaikan informasi yang relevan kepada anggota tim dan pihak lain, memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan, tugas, dan kebijakan.
2. Membangun Hubungan: Komunikasi membantu membangun dan memelihara hubungan yang baik antara manajer dan anggota tim, yang penting untuk kerja sama dan keterlibatan.
3. Menyelesaikan Masalah: Komunikasi efektif memungkinkan identifikasi dan penyelesaian masalah secara cepat dan efisien, dengan mengkoordinasikan langkahlangkah dan menemukan solusi bersama.
4. Meningkatkan Motivasi: Melalui komunikasi yang terbuka dan mendukung, manajer dapat memotivasi anggota tim dan meningkatkan kepuasan kerja.
5. Mengelola Perubahan: Komunikasi yang efektif penting untuk mengelola perubahan dalam organisasi, termasuk pengenalan kebijakan baru, perubahan struktur, atau penyesuaian strategi.

Manfaat Komunikasi dalam Manajemen

1. Peningkatan Kinerja Tim: Komunikasi yang jelas dan teratur dapat meningkatkan kinerja tim dengan memastikan bahwa semua anggota memahami peran dan tanggung jawab mereka serta tujuan tim.
2. Pengurangan Konflik: Komunikasi yang baik dapat mengurangi potensi konflik dengan mengatasi masalah sebelum berkembang dan memastikan bahwa semua pihak memahami pandangan dan kekhawatiran satu sama lain.
3. Peningkatan Kepuasan Kerja: Anggota tim yang merasa didengarkan dan mendapatkan umpan balik yang konstruktif cenderung memiliki tingkat kepuasan kerja yang lebih tinggi.
4. Efisiensi Operasional: Komunikasi yang efektif membantu dalam koordinasi aktivitas dan pengambilan keputusan yang cepat, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional.
5. Adaptasi terhadap Perubahan: Dengan komunikasi yang baik, organisasi dapat beradaptasi dengan lebih baik terhadap perubahan, baik yang bersifat internal maupun eksternal.

Fungsi Komunikasi dalam Manajemen

1. Pengarahan: Memberikan arahan dan petunjuk kepada anggota tim tentang tugas, prioritas, dan prosedur yang harus diikuti.
2. Koordinasi: Mengkoordinasikan aktivitas dan sumber daya di seluruh organisasi untuk memastikan bahwa semua elemen bekerja sama menuju tujuan yang sama.
3. Pengawasan: Memantau kemajuan dan kinerja melalui komunikasi, memberikan umpan balik, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
4. Motivasi: Menginspirasi dan memotivasi anggota tim untuk bekerja dengan semangat dan komitmen, serta memberikan dukungan dan pengakuan atas pencapaian.
5. Informasi: Menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu kepada anggota tim, kolega, dan pihak lain untuk mendukung pengambilan keputusan dan perencanaan.

UnsurUnsur Komunikasi dalam Manajemen

1. Pesan: Isi dari komunikasi, termasuk informasi, ide, atau instruksi yang ingin disampaikan.
2. Pengirim: Individu atau pihak yang mengirimkan pesan, seperti manajer atau pemimpin tim.
3. Saluran: Media atau metode yang digunakan untuk menyampaikan pesan, seperti komunikasi lisan, tertulis, atau digital.
4. Penerima: Individu atau kelompok yang menerima dan memproses pesan.
5. Umpan Balik: Respons atau tanggapan dari penerima terhadap pesan yang diterima, yang dapat berupa pertanyaan, klarifikasi, atau tindakan.
6. Konteks: Lingkungan atau situasi di mana komunikasi terjadi, yang mempengaruhi cara pesan diterima dan dipahami.

JenisJenis Komunikasi

1. Komunikasi Lisan: Pertukaran informasi secara langsung melalui percakapan, pertemuan, presentasi, atau telepon. Ini memungkinkan interaksi cepat dan respons langsung.
2. Komunikasi Tertulis: Penyampaian informasi melalui dokumen, email, laporan, atau memo. Komunikasi tertulis penting untuk dokumentasi dan referensi di masa depan.
3. Komunikasi NonVerbal: Penyampaian pesan melalui bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan isyarat lainnya. Komunikasi nonverbal sering kali melengkapi komunikasi lisan dan memberikan konteks tambahan.
4. Komunikasi Digital: Penggunaan alat dan platform teknologi seperti email, pesan instan, dan video konferensi untuk berkomunikasi. Komunikasi digital memungkinkan interaksi jarak jauh dan kolaborasi global.
5. Komunikasi Formal: Komunikasi yang mengikuti saluran resmi dan struktur organisasi, seperti rapat resmi, laporan, dan pengumuman.
6. Komunikasi Informal: Komunikasi yang terjadi di luar saluran resmi, seperti percakapan santai, obrolan, atau interaksi sosial di tempat kerja.

Peran Komunikasi dalam Manajemen dan Bisnis

1. Kepemimpinan: Komunikasi adalah alat utama bagi manajer untuk memimpin dan memotivasi tim, serta untuk menginspirasi visi dan tujuan organisasi.
2. Koordinasi dan Kolaborasi: Dalam lingkungan bisnis yang kompleks, komunikasi memungkinkan koordinasi antar departemen dan kolaborasi lintas fungsi untuk mencapai tujuan bersama.
3. Pengambilan Keputusan: Komunikasi yang efektif mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang relevan dan memungkinkan diskusi yang konstruktif.
4. Manajemen Perubahan: Komunikasi membantu dalam mengelola perubahan organisasi dengan menyampaikan alasan, manfaat, dan implikasi perubahan kepada semua pihak yang terlibat.
5. Layanan Pelanggan: Komunikasi yang baik dengan pelanggan penting untuk memahami kebutuhan mereka, menangani keluhan, dan membangun hubungan yang baik.

Contoh Praktis Komunikasi dalam Manajemen

1. Tim Pemasaran di CocaCola: Tim pemasaran CocaCola menggunakan komunikasi lisan dan tertulis untuk merancang kampanye iklan global. Mereka berkolaborasi melalui rapat dan alat digital untuk memastikan pesan yang konsisten dan efektif.
2. Pengelolaan Proyek di IBM: IBM menggunakan komunikasi digital untuk mengelola proyek lintas negara. Tim proyek menggunakan platform kolaborasi seperti Slack dan Zoom untuk berkomunikasi dan berkoordinasi.
3. Kepemimpinan di Google: Pemimpin di Google menggunakan komunikasi terbuka untuk memotivasi tim dan menginspirasi inovasi. Mereka mengadakan pertemuan rutin untuk memberikan umpan balik dan mendiskusikan ideide baru.
4. Manajemen Krisis di Johnson & Johnson: Selama krisis Tylenol pada , Johnson & Johnson menggunakan komunikasi formal dan media untuk menangani situasi dengan transparansi, memberitahu publik tentang langkahlangkah yang diambil untuk memastikan keselamatan produk.

Daftar Pustaka

1. Daftar Pustaka dan Referensi Utama tentang Manajer dan Komunikasi
2. Daft, R. L. (). Management. Cengage Learning.
3. Robinson, S. P., & Judge, T. A. (). Organizational Behavior. Pearson.
4. Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., Donnelly, J. H., & Konopaske, R. (). Organizations: Behavior, Structure, Processes. McGrawHill Education.
5. McShane, S. L., & Von Glinow, M. A. (). Organizational Behavior: Emerging Knowledge. Global Insights. McGrawHill Education.
6. Miller, K. (). Organizational Communication: Approaches and Processes. Wadsworth Publishing.
7. Adair, J. (). The Leadership and Management Handbook. Pan Macmillan.
8. Hackman, J. R., & Oldham, G. R. (). Motivation through the Design of Work: Test of a Theory. Organizational Behavior and Human Performance.
9. Mintzberg, H. (). The Nature of Managerial Work. Harper & Row.
10. Hargie, O. (). Skilled Interpersonal Communication: Research, Theory and Practice. Routledge.
11. Keyton, J. (). Communication and Organizational Culture: A Key to Understanding Work Experiences. Sage Publications.

Subscribe to receive free email updates: