DASAR-DASAR PENGENDALIAN (CONTROLLING)

Pendahuluan

Pengendalian adalah salah satu fungsi kunci dalam manajemen yang memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai dengan cara yang efisien dan efektif. Sejarah pengendalian dalam manajemen mencerminkan evolusi dari pendekatan sederhana menuju metode yang lebih kompleks dan terintegrasi.

Pada era klasik, pengendalian dalam manajemen sering kali merupakan fungsi yang terpisah dari manajemen itu sendiri. Selama periode ini, pengendalian lebih fokus pada pengawasan dan pencegahan kesalahan daripada perbaikan dan pengembangan. Dengan adanya sistem produksi manual dan struktur organisasi yang lebih sederhana, pengendalian umumnya dilakukan melalui perintah langsung dan inspeksi.

Revolusi Industri pada abad ke-18 memperkenalkan sistem produksi massal yang lebih kompleks. Selama periode ini, pengendalian menjadi lebih formal dengan munculnya sistem manajemen yang terstruktur. Frederick Taylor, yang dikenal dengan prinsip-prinsip manajemen ilmiah, memperkenalkan metode pengendalian berbasis pengukuran dan efisiensi. Konsep pengendalian menjadi lebih terintegrasi dengan perencanaan dan pengorganisasian.

Pada awal abad ke-20, teori-teori manajemen seperti teori administrasi klasik oleh Henri Fayol dan teori manajemen ilmiah oleh Taylor memberikan fondasi untuk pengendalian yang lebih sistematis. Fayol menekankan pentingnya pengendalian dalam proses manajerial dan bagaimana pengendalian harus melibatkan pengawasan dan evaluasi berkala terhadap kinerja.

Pertengahan abad ke-20 melihat perkembangan teori pengendalian yang lebih maju dengan pengenalan sistem pengendalian manajerial dan kontrol berbasis informasi. Konsep seperti pengendalian anggaran dan analisis varians mulai mendapatkan perhatian. Kemajuan teknologi juga memperkenalkan sistem informasi manajerial yang memungkinkan pengendalian yang lebih efisien dan real-time.

Di abad ke-21, pengendalian menjadi semakin kompleks dengan adanya sistem informasi canggih dan metode analisis data besar (big data). Pengendalian tidak hanya fokus pada pencapaian tujuan jangka pendek tetapi juga pada strategi jangka panjang dan keberlanjutan. Perusahaan global memerlukan sistem pengendalian yang mampu menangani kompleksitas dan dinamika pasar yang cepat berubah.

Pengertian Pengendalian 

Pengendalian dalam manajemen adalah proses sistematis untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Ini mencakup pengukuran kinerja, analisis hasil, dan pengambilan tindakan korektif untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.

Komponen Utama Pengertian:

1. Pengukuran Kinerja: Menilai hasil dan kemajuan terhadap standar atau target yang telah ditetapkan.
2. Analisis: Membandingkan kinerja aktual dengan rencana dan mengidentifikasi penyimpangan atau masalah.
3. Tindakan Korektif: Mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki atau mengubah tindakan agar sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Definisi Pengendalian Menurut Para Ahli

1. Henri Fayol (1916): Fayol mendefinisikan pengendalian sebagai “fungsi manajerial yang mencakup pemantauan kegiatan untuk memastikan bahwa mereka berjalan sesuai dengan rencana dan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki deviasi.”
2. Peter Drucker (1954): Drucker dalam bukunya The Practice of Management menyebutkan bahwa “pengendalian adalah proses yang mencakup penetapan standar, pengukuran hasil, dan pengambilan tindakan korektif untuk memastikan pencapaian tujuan.”
3. William J. Stevenson (1996): Stevenson dalam Operations Management menyatakan bahwa “pengendalian adalah proses sistematis untuk memantau dan mengevaluasi kinerja dengan tujuan memastikan bahwa kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.”
4. Robert Anthony (1965): Anthony dalam Management Control Systems mendefinisikan pengendalian sebagai “proses yang melibatkan perencanaan dan pengendalian untuk memastikan bahwa organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pengukuran dan penilaian kinerja.”

Tujuan Pengendalian 

1. Memastikan Kepatuhan: Mengontrol kegiatan untuk memastikan bahwa semua aktivitas dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.
2. Pencapaian Tujuan: Menjamin bahwa tujuan organisasi tercapai dengan memantau kemajuan dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
3. Efisiensi dan Efektivitas: Meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional dengan mengidentifikasi dan mengatasi penyimpangan dari rencana.
4. Pengelolaan Risiko: Mengidentifikasi potensi risiko dan mengambil langkah-langkah untuk mengurangi atau mengelola risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan.
5. Perbaikan Berkelanjutan: Menggunakan informasi dari proses pengendalian untuk meningkatkan proses, prosedur, dan kinerja secara keseluruhan.

Manfaat Pengendalian 

1. Peningkatan Kinerja: Memastikan bahwa semua aktivitas dilakukan sesuai dengan rencana dan standar yang telah ditetapkan, meningkatkan kinerja keseluruhan organisasi.
2. Peningkatan Efisiensi: Membantu mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan serta ketidakefisienan dalam proses operasional.
3. Pengelolaan Anggaran: Membantu dalam memantau pengeluaran dan memastikan bahwa anggaran digunakan secara efektif.
4. Deteksi Dini Masalah: Mengidentifikasi masalah atau deviasi dari rencana lebih awal sehingga dapat diatasi sebelum menjadi masalah besar.
5. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial.

Fungsi Pengendalian 

1. Penetapan Standar: Menentukan standar kinerja yang akan digunakan untuk mengukur hasil. Standar ini harus jelas, spesifik, dan dapat diukur.
2. Pengukuran Kinerja: Mengumpulkan dan menganalisis data kinerja untuk menentukan apakah hasil sesuai dengan standar atau target yang telah ditetapkan.
3. Evaluasi dan Analisis: Membandingkan kinerja aktual dengan standar dan menganalisis penyebab penyimpangan atau masalah.
4. Tindakan Korektif: Mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki atau mengubah kegiatan agar sesuai dengan rencana dan tujuan.
5. Umpan Balik: Memberikan umpan balik kepada anggota tim atau departemen mengenai kinerja mereka dan area yang perlu diperbaiki.

Unsur-Unsur Pengendalian

Standar Kinerja: Kriteria atau ukuran yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja. Standar ini dapat berupa target kuantitatif atau kriteria kualitatif.

Pengukuran: Proses pengumpulan data tentang kinerja aktual untuk membandingkannya dengan standar.

Evaluasi: Proses analisis data untuk menilai sejauh mana kinerja memenuhi standar dan identifikasi penyimpangan.

Tindakan Korektif: Langkah-langkah yang diambil untuk mengatasi masalah atau penyimpangan dari rencana. Ini termasuk perbaikan proses, perubahan kebijakan, atau penyesuaian anggaran.

Umpan Balik: Informasi yang diberikan kepada individu atau tim mengenai kinerja mereka, yang membantu dalam perbaikan dan pengembangan.

Jenis-Jenis Pengendalian 

Pengendalian Preventif: Pengendalian yang dilakukan sebelum aktivitas dimulai untuk mencegah masalah atau penyimpangan. Contoh: pelatihan karyawan sebelum pelaksanaan proyek.

Pengendalian Detektif: Pengendalian yang dilakukan selama atau setelah aktivitas untuk mendeteksi masalah atau penyimpangan. Contoh: audit internal untuk memeriksa kepatuhan terhadap kebijakan.

Pengendalian Korektif: Pengendalian yang dilakukan setelah masalah atau penyimpangan teridentifikasi untuk memperbaikinya. Contoh: penyesuaian anggaran atau perubahan prosedur operasional.

Pengendalian Output: Pengendalian yang fokus pada hasil akhir atau produk dari proses. Contoh: pemeriksaan kualitas produk akhir sebelum pengiriman.

Pengendalian Proses: Pengendalian yang fokus pada proses atau cara kerja yang digunakan untuk mencapai hasil. Contoh: pemantauan proses produksi untuk memastikan efisiensi.

Peran Pengendalian dalam Manajemen dan Bisnis

1. Memastikan Kepatuhan: Pengendalian memastikan bahwa semua aktivitas dilakukan sesuai dengan kebijakan, prosedur, dan peraturan yang berlaku, mengurangi risiko pelanggaran hukum atau regulasi.
2. Meningkatkan Efisiensi Operasional: Dengan memantau dan mengevaluasi proses, pengendalian membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi.
3. Menjaga Kualitas: Pengendalian memastikan bahwa produk dan layanan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.
4. Pengelolaan Risiko: Pengendalian membantu mengidentifikasi dan mengelola risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi, mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian atau kerusakan.
5. Pengambilan Keputusan: Dengan menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu, pengendalian mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan strategi yang lebih efektif.

Contoh Pengendalian dalam Praktik

1. Pengendalian Anggaran: Perusahaan seperti Ford Motor Company menggunakan pengendalian anggaran untuk memantau pengeluaran departemen dan memastikan bahwa anggaran tidak melebihi batas yang telah ditetapkan.
2. Pengendalian Kualitas: Toyota menerapkan sistem pengendalian kualitas yang ketat, termasuk prinsip-prinsip Kaizen dan Six Sigma, untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas tinggi.
3. Pengendalian Proses Produksi: Procter & Gamble menggunakan pengendalian proses produksi untuk memantau efisiensi pabrik dan mengidentifikasi potensi pemborosan atau masalah dalam lini produksi.
4. Pengendalian Risiko: Bank-bank besar seperti JPMorgan Chase menerapkan pengendalian risiko untuk memantau dan mengelola risiko kredit, pasar, dan operasional, memastikan bahwa risiko tidak melebihi toleransi yang telah ditetapkan.
5. Pengendalian Kinerja Karyawan: Google menggunakan sistem pengendalian kinerja yang melibatkan penilaian karyawan secara teratur dan umpan balik konstruktif untuk memastikan bahwa karyawan berkontribusi secara maksimal.

Daftar Pustaka

1. Anthony, R. N., & Govindarajan, V. (2013). Management Control Systems. McGraw-Hill Education.
2. Hilton, R. W., & Platt, D. E. (2019). Managerial Accounting: Creating Value in a Dynamic Business Environment. McGraw-Hill Education.
3. Robinson, S. P., & Judge, T. A. (2019). Organizational Behavior. Pearson.
4. Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business Review Press.
5. Horngren, C. T., Sundem, G. L., & Stratton, W. O. (2013). Introduction to Management Accounting. Pearson.
6. Sharma, R. S., & Koo, J. K. (2008). Management Control Systems: Performance Measurement, Evaluation, and Incentives. Routledge.
7. Merchant, K. A., & Van der Stede, W. A. (2012). Management Control Systems: Performance Measurement, Evaluation and Incentives. Pearson.
8. Matz, M., & Neu, J. (2015). Advanced Management Accounting. Wiley.
9. Garrison, R. H., Noreen, E. W., & Brewer, P. C. (2018). Managerial Accounting. McGraw-Hill Education.
10. Simons, R. (1995). Levers of Control: How Managers Use Innovative Control Systems to Drive Strategic Renewal. Harvard Business Review Press.

Subscribe to receive free email updates: