Proses Penyusunan Anggaran

 

1. Organisasi

a. Departemen Anggaran

Departemen anggaran memiliki peran sentral dalam mengelola dan mengawasi proses penyusunan anggaran. Biasanya departemen ini melapor kepada kontroler korporat. Mereka menangani aliran informasi dari sistem pengendalian anggaran dan memastikan bahwa setiap langkah berjalan sesuai prosedur. Tugas utama departemen anggaran meliputi:

1. Penerbitan Prosedur dan Formulir Departemen anggaran bertanggung jawab untuk menyediakan prosedur dan formulir yang diperlukan oleh manajer dalam proses penyusunan anggaran. Ini bertujuan untuk memastikan keseragaman dan kejelasan di seluruh organisasi.
2. Koordinasi Asumsi Dasar Setiap tahun, departemen anggaran mengembangkan dan menyebarluaskan asumsi dasar tingkat korporat. Asumsi ini mencakup prediksi inflasi, kebijakan promosi karyawan, dan lain sebagainya yang menjadi dasar perencanaan anggaran.
3. Penghubung Antar Unit Organisasi Departemen ini berperan sebagai penghubung antara berbagai unit organisasi untuk memastikan informasi disampaikan secara efektif dan efisien.
4. Bantuan Teknis Departemen anggaran menyediakan bantuan teknis kepada pembuat anggaran, termasuk penjelasan prosedur dan penilaian kebutuhan anggaran.
5. Analisis dan Rekomendasi Setiap anggaran yang diajukan dianalisis secara mendalam. Berdasarkan analisis tersebut, departemen anggaran memberikan rekomendasi kepada manajemen senior untuk pengambilan keputusan.
6. Pengelolaan Revisi Anggaran Departemen ini juga bertanggung jawab untuk mengelola revisi anggaran agar tetap relevan dengan kondisi terkini.

Dengan perkembangan teknologi komputer dan internet, fungsi-fungsi ini dapat dilakukan lebih akurat, cepat, dan dengan risiko kesalahan yang lebih kecil. Sebagai contoh, sistem perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) kini sering digunakan untuk mengotomatisasi sebagian besar proses ini.

Contoh Kasus

Di sebuah perusahaan multinasional, departemen anggaran menggunakan perangkat lunak berbasis cloud untuk menyusun anggaran tahunan. Dengan perangkat lunak tersebut, asumsi inflasi dan biaya tenaga kerja yang dihasilkan oleh tim riset ekonomi dapat langsung diunggah dan digunakan oleh manajer di seluruh dunia. Hal ini mempercepat proses sekaligus mengurangi risiko kesalahan data manual.

b. Komite Anggaran

Komite anggaran terdiri dari anggota manajemen senior yang bertanggung jawab untuk meninjau, menyetujui, atau menyesuaikan anggaran yang diajukan oleh masing-masing unit bisnis. Dalam beberapa perusahaan, peran komite digantikan oleh CEO yang membuat keputusan langsung tanpa melalui komite. Tugas utama komite anggaran meliputi:

• Peninjauan Anggaran Meninjau anggaran dari setiap unit bisnis atau kelompok unit bisnis untuk memastikan keselarasan dengan tujuan strategis perusahaan.
• Penyelarasan Strategi Komite bertugas menyelaraskan anggaran dengan rencana strategis perusahaan. Dalam perusahaan besar yang terdiversifikasi, ini termasuk meninjau anggaran unit bisnis yang berbeda-beda.

Contoh Kasus

Di sebuah perusahaan teknologi, komite anggaran bertemu setiap kuartal untuk membahas usulan anggaran dari unit-unit yang menangani pengembangan produk baru. Komite tersebut mengevaluasi anggaran berdasarkan potensi pasar, kebutuhan investasi, dan risiko yang mungkin terjadi.

2. Penerbitan Pedoman

Langkah awal dalam penyusunan anggaran adalah penerbitan pedoman yang berisi aturan dan arahan bagi para manajer dalam menyusun anggaran. Pedoman ini biasanya didasarkan pada rencana strategis perusahaan, yang mencakup:

• Asumsi inflasi umum dan khusus untuk pos tertentu seperti upah.
• Kebijakan promosi dan pengembangan karyawan.
• Kebijakan pengendalian biaya, termasuk pembekuan perekrutan jika diperlukan.

Contoh Kasus

Di sebuah perusahaan manufaktur, pedoman anggaran mencakup asumsi inflasi bahan baku sebesar 3% per tahun, kebijakan pembekuan perekrutan untuk posisi administratif, dan alokasi tambahan untuk pelatihan teknis di pabrik.

3. Usulan Awal Anggaran

Berdasarkan pedoman tersebut, manajer bertanggung jawab untuk mengembangkan usulan anggaran. Usulan ini biasanya dimulai dari level anggaran saat ini, yang kemudian disesuaikan dengan:

• Perubahan Kekuatan Eksternal Seperti perubahan dalam tingkat kegiatan ekonomi, harga bahan baku, dan biaya tenaga kerja.
• Perubahan Kebijakan Internal Seperti pengenalan peralatan baru atau perubahan dalam strategi pemasaran.

Contoh Kasus

Sebuah unit bisnis di sektor retail menyusun anggaran berdasarkan prediksi pertumbuhan ekonomi sebesar 5% dan rencana pembukaan 10 toko baru. Anggaran tersebut mencakup biaya renovasi, perekrutan staf, dan kampanye pemasaran.

4. Negosiasi

Usulan anggaran dibahas antara pembuat anggaran dan atasannya untuk menilai validitas dan kesesuaian dengan tujuan organisasi. Negosiasi ini sering kali mencakup diskusi tentang alasan di balik perubahan anggaran dari tahun sebelumnya.

Contoh Kasus

Seorang manajer pemasaran mengajukan peningkatan anggaran iklan sebesar 20%. Atasan menilai bahwa peningkatan ini hanya akan disetujui jika manajer dapat menunjukkan proyeksi peningkatan penjualan yang sebanding.

5. Slack dalam Anggaran

Slack adalah kelebihan anggaran yang disisipkan untuk membuat target lebih mudah dicapai. Atasan biasanya mencoba mengidentifikasi dan mengurangi slack untuk memastikan efisiensi penggunaan sumber daya.

Contoh Kasus

Seorang manajer operasional memasukkan biaya tak terduga yang berlebihan dalam anggaran. Setelah ditinjau, slack tersebut dihapus untuk menyeimbangkan alokasi dana ke unit lain.

6. Tinjauan dan Persetujuan

Setelah melalui proses negosiasi, usulan anggaran ditinjau di tingkat yang lebih tinggi sebelum mencapai manajemen senior. Pada tahap ini, anggaran biasanya dianalisis secara agregat untuk memastikan konsistensi dan kesesuaian dengan tujuan strategis.

Contoh Kasus

Anggaran divisi penjualan direvisi setelah diketahui bahwa proyeksi volume penjualan terlalu optimistis. Revisi dilakukan untuk menyelaraskan anggaran dengan data pasar terbaru.

7. Revisi Anggaran

Revisi anggaran dapat dilakukan melalui dua cara utama:

• Revisi Sistematis Dilakukan secara berkala, seperti setiap triwulan.
• Revisi Situasional Dilakukan hanya dalam kondisi tertentu, seperti perubahan drastis dalam ekonomi.

Contoh Kasus

Perusahaan energi melakukan revisi anggaran triwulanan setelah terjadi kenaikan harga bahan bakar global.

8. Anggaran Kontinjensi

Anggaran ini disusun untuk mengantisipasi situasi tak terduga, seperti penurunan penjualan drastis. Anggaran ini memuat langkah-langkah yang dapat diambil jika kondisi tersebut terjadi.

Contoh Kasus

Perusahaan otomotif menyusun anggaran kontinjensi yang mencakup pengurangan produksi jika penjualan mobil turun lebih dari 30%.

Aspek-aspek Keperilakuan

Partisipasi dalam Proses Penyusunan Anggaran

Partisipasi manajer tingkat bawah dalam proses anggaran meningkatkan motivasi dan komitmen mereka untuk mencapai target.

Tingkat Kesulitan Target Anggaran

Anggaran yang terlalu mudah atau terlalu sulit dapat memengaruhi kinerja. Oleh karena itu, target harus realistis dan menantang.

Keterlibatan Manajemen Senior

Keterlibatan aktif manajemen senior dalam proses anggaran sangat penting untuk mencegah manipulasi dan memastikan keselarasan dengan tujuan perusahaan.

Kesimpulan

Penyusunan anggaran adalah proses kompleks yang melibatkan berbagai tahap dan pertimbangan. Dengan pendekatan yang terstruktur, partisipasi yang efektif, dan penggunaan teknologi modern, perusahaan dapat mengelola sumber daya mereka dengan lebih efisien.

Daftar Pustaka

1. Anthony, R. N., & Govindarajan, V. (2007). Management Control Systems. McGraw-Hill.
2. Horngren, C. T., Datar, S. M., & Rajan, M. V. (2015). Cost Accounting: A Managerial Emphasis. Pearson.

 

Subscribe to receive free email updates: