Proses Komunikasi: Tahapan dan Prinsip Utama

 

Pendahuluan

Proses komunikasi adalah rangkaian interaksi yang melibatkan pengiriman, penerimaan, dan pengolahan pesan secara sistematis. Courtland L. Bovee dan John V. Thill dalam Business Communications Today menjelaskan bahwa komunikasi terdiri dari enam tahapan utama yang dikenal sebagai 6P. Topik ini akan mengulas setiap tahapan tersebut secara mendalam, dilengkapi dengan contoh kasus, kesimpulan, dan daftar pustaka yang relevan.

A. Tahapan Proses Komunikasi

1. Pengirim Memiliki Suatu Ide/Gagasan

Proses komunikasi dimulai dari gagasan yang muncul di pikiran pengirim. Gagasan ini dapat berasal dari pengalaman, pengamatan, atau informasi yang diterima. Namun, setiap individu memiliki persepsi yang berbeda terhadap suatu gagasan. Oleh karena itu, pengirim harus mampu menyaring informasi yang relevan dan fokus pada inti pesan yang ingin disampaikan. Proses ini disebut abstraksi.

Contoh Kasus: Dalam sebuah rapat perusahaan, seorang manajer memiliki ide untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan menggunakan perangkat lunak baru. Ide ini muncul setelah ia membaca laporan tentang produktivitas di perusahaan lain yang telah menggunakan perangkat serupa.

2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan

Setelah gagasan terbentuk, pengirim perlu mengonversinya menjadi pesan yang dapat dipahami oleh penerima. Pesan dapat berupa kata-kata, simbol, atau tanda lainnya. Penting bagi pengirim untuk mempertimbangkan tujuan, audiens, latar belakang budaya, dan media komunikasi yang akan digunakan.

Contoh Kasus: Manajer tadi menyusun presentasi menggunakan grafik, data, dan narasi singkat untuk menjelaskan bagaimana perangkat lunak baru dapat meningkatkan efisiensi timnya.

3. Pengirim Menyampaikan Pesan

Pesan yang telah dirancang disampaikan melalui saluran komunikasi yang sesuai, seperti email, presentasi langsung, atau panggilan telepon. Pemilihan saluran ini bergantung pada sifat pesan dan situasi komunikasi.

Contoh Kasus: Manajer memilih untuk menyampaikan ide tersebut melalui rapat virtual menggunakan aplikasi video conference agar dapat menjangkau semua anggota tim di berbagai lokasi.

4. Penerima Menerima Suatu Pesan

Pesan yang disampaikan harus diterima oleh penerima. Dalam tahap ini, penerima harus dalam kondisi mental dan fisik yang memungkinkan untuk menerima informasi dengan jelas. Faktor-faktor seperti gangguan fisik atau psikologis dapat memengaruhi penerimaan pesan.

Contoh Kasus: Seorang anggota tim yang menghadiri rapat dengan fokus penuh mampu menangkap informasi yang disampaikan oleh manajer.

5. Penerima Menafsirkan Pesan

Pesan yang diterima akan diartikan oleh penerima berdasarkan latar belakang, pengalaman, dan persepsinya. Proses penafsiran ini menentukan sejauh mana pesan dimengerti oleh penerima.

Contoh Kasus: Anggota tim memahami bahwa penggunaan perangkat lunak baru dapat mempermudah kolaborasi dan mempercepat penyelesaian tugas.

6. Penerima Memberikan Tanggapan/Umpan Balik

Umpan balik merupakan tanggapan dari penerima kepada pengirim, yang memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi efektivitas pesan. Umpan balik dapat berupa persetujuan, pertanyaan, atau kritik.

Contoh Kasus: Anggota tim memberikan tanggapan positif, namun mengusulkan agar ada sesi pelatihan untuk memastikan semua anggota memahami cara penggunaan perangkat lunak tersebut.

B. Prinsip Dasar Komunikasi: 7C

Untuk memastikan proses komunikasi berjalan efektif, pengirim harus mematuhi prinsip dasar komunikasi yang dikenal sebagai 7C:

1. Completeness (Kelengkapan) Pesan harus disampaikan secara lengkap sehingga tidak memerlukan klarifikasi tambahan.
2. Conciseness (Keringkasan) Pesan sebaiknya disampaikan secara singkat namun tetap padat dan jelas.
3. Consideration (Pertimbangan) Pengirim harus mempertimbangkan audiens, latar belakang budaya, dan tujuan komunikasi.
4. Concreteness (Kekonkretan) Pesan harus konkret dan spesifik agar mudah dimengerti.
5. Clarity (Kejelasan) Pesan yang disampaikan harus jelas dalam isi, tujuan, dan media komunikasi.
6. Courtesy (Kesopanan) Pesan harus disampaikan dengan sopan dan menghormati audiens.
7. Correctness (Ketepatan) Sebelum mengirimkan pesan, pastikan tidak ada kesalahan dalam isi pesan.

C. Kesimpulan

Komunikasi adalah proses dinamis yang melibatkan berbagai elemen dan tahapan. Keberhasilan komunikasi bergantung pada kemampuan pengirim untuk menyampaikan pesan dengan jelas, serta kemampuan penerima untuk memahami dan memberikan umpan balik yang konstruktif. Prinsip-prinsip dasar komunikasi seperti 7C menjadi pedoman penting untuk meningkatkan efektivitas interaksi.

D. Daftar Pustaka

1. Bovee, Courtland L., & Thill, John V. (2016). Business Communication Today. Pearson Education.
2. Lasswell, Harold. (1960). The Structure and Function of Communication in Society. Harper & Brothers.
3. Effendy, Onong Uchjana. (2003). Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
4. Schramm, Wilbur. (1954). The Process and Effects of Mass Communication. University of Illinois Press.

 

Subscribe to receive free email updates: