Peranan Komunikasi Bisnis

 

Pendahuluan

Komunikasi merupakan salah satu aktivitas paling mendasar dalam kehidupan manusia. Melalui komunikasi, manusia dapat menjalin hubungan satu sama lain, baik dalam lingkungan keluarga, tempat kerja, pasar, masyarakat, maupun di tempat lain. Tidak ada seorang pun yang dapat menghindari komunikasi, terutama mereka yang bekerja di perusahaan atau organisasi. Dalam konteks organisasi atau perusahaan, komunikasi menjadi tulang punggung operasional sehari-hari, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal.

Definisi dan Kompleksitas Komunikasi Bisnis

Perusahaan atau organisasi adalah kumpulan individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, baik itu tujuan bisnis, sosial, maupun profesional. Mereka bekerja bersama untuk menentukan target, menyusun rencana kerja, mengelola operasional, hingga berinteraksi dengan berbagai pihak eksternal seperti pelanggan, pemasok, atau pemerintah. Aktivitas-aktivitas ini memerlukan komunikasi yang efektif agar tujuan dapat tercapai.

Studi menunjukkan bahwa lebih dari 70% waktu kerja eksekutif dan staf perusahaan digunakan untuk komunikasi bisnis. Ini mencakup kegiatan seperti memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, menghadiri rapat, wawancara, hingga menulis laporan dan surat bisnis. Sayangnya, banyak karyawan, termasuk eksekutif, belum memahami pentingnya komunikasi bisnis yang efektif. Akibatnya, kinerja dan tujuan bisnis sering kali tidak optimal.

Menurut Prof. Richard C. Huseman, komunikasi yang efektif adalah pelengkap manajemen profesional. Ia menyebutkan bahwa tidak semua orang lahir dengan kemampuan komunikasi yang baik, tetapi keterampilan ini dapat dipelajari. Salah satu tantangan besar yang dihadapi perusahaan adalah kurangnya kemampuan manajer untuk berkomunikasi secara efektif, baik kepada bawahan maupun pihak eksternal. Kompleksitas ini semakin meningkat ketika organisasi berkembang secara geografis atau memperluas bidang usaha.

Definisi Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan dalam konteks bisnis, baik antara individu, kelompok kecil, maupun antarorganisasi. Berikut beberapa definisi yang sering digunakan:

1. Komunikasi Bisnis Internal: Komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan, atau antar rekan kerja.
2. Komunikasi Bisnis Eksternal: Komunikasi dengan pihak luar seperti pelanggan, konsumen, kreditur, dan masyarakat.
3. Komunikasi Verbal dan Nonverbal: Bentuk komunikasi yang mencakup lisan, tulisan, dan ekspresi nonverbal seperti bahasa tubuh.

Definisi oleh Tara Benson: “Business communication is the process of establishing a common understanding between or among people within a business environment.”

Tujuan Utama Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis memiliki beberapa tujuan utama, terutama dalam memastikan efektivitas:

1. Pemahaman Pesan: Memastikan pesan yang disampaikan dipahami oleh penerima.
2. Tanggapan dan Tindakan: Mendapatkan respon, tindakan, atau persetujuan dari penerima pesan. Pesan-pesan ini bisa berupa berita, informasi, rekomendasi, perintah, hingga imbauan untuk bertindak.

Manfaat Komunikasi Bisnis yang Efektif

Komunikasi bisnis yang efektif memberikan berbagai manfaat, baik internal maupun eksternal:

Manfaat Internal

1. Komunikasi Vertikal:

   • Upward Communication: Bawahan menyampaikan informasi atau masukan kepada atasan.

   • Downward Communication: Atasan memberikan arahan kepada bawahan.

2. Komunikasi Horizontal:

   • Meningkatkan kerja sama antarbagian untuk menyelesaikan masalah bersama.

   • Menyamakan persepsi dan pola pikir antarindividu di dalam organisasi.

Manfaat Eksternal

• Meningkatkan citra perusahaan di mata masyarakat.

• Menarik minat konsumen terhadap produk atau jasa yang ditawarkan.

Manfaat bagi Staf dan Eksekutif

Kemampuan komunikasi yang baik menjadi salah satu penentu kesuksesan karier. Eksekutif menghabiskan 60-80% waktunya untuk kegiatan komunikasi seperti rapat, diskusi, dan korespondensi. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif adalah syarat mutlak bagi keberhasilan profesional.

Prasyarat Komunikasi Bisnis yang Efektif

Komunikasi bisnis yang efektif memerlukan beberapa prasyarat:

1. Sikap Positif Pemberi Pesan:

   • Kompetensi, antusiasme, dan perhatian penuh terhadap penerima pesan.

2. Syarat Khusus:

   • Kecerdasan: Kemampuan memilih topik yang relevan.

   • Kesabaran: Menghadapi orang dengan berbagai karakter.

   • Kejujuran: Menjunjung integritas.

   • Penguasaan Bahasa dan Subjek: Kemampuan menyampaikan pesan secara jelas.

Jaringan dan Arus Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi terdiri atas:

1. Jaringan Formal:

   • Saluran pesan resmi dalam organisasi yang diatur oleh manajemen.

2. Jaringan Informal:

   • Jalur komunikasi tidak resmi, sering disebut grapevine.

3. Arus Komunikasi:

   • Komunikasi ke atas, ke bawah, dan horizontal di dalam organisasi.

Contoh Kasus

Pada sebuah perusahaan manufaktur, seorang manajer produksi gagal menyampaikan informasi tentang perubahan jadwal pengiriman bahan baku kepada tim logistik. Akibatnya, bahan baku tidak tiba tepat waktu, dan produksi terhenti selama dua hari. Hal ini menimbulkan kerugian finansial yang signifikan. Solusinya adalah mengimplementasikan sistem komunikasi yang lebih terstruktur dengan memanfaatkan teknologi, seperti aplikasi manajemen proyek.

Kesimpulan

Komunikasi bisnis adalah elemen vital dalam operasional perusahaan. Tanpa komunikasi yang efektif, organisasi tidak dapat berfungsi dengan optimal. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi harus terus diasah agar mampu mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Daftar Pustaka

1. Huseman, R. C., “Professional Management Communication,” McGraw-Hill, 2005.
2. Benson, T., “Essentials of Business Communication,” Pearson Education, 2010.
3. Robbins, S. P., “Organizational Behavior,” Prentice Hall, 2018.
4. Effendy, O. U., “Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek,” Remaja Rosdakarya, 2019.
5. Schramm, W., “The Process and Effects of Communication,” University of Illinois Press, 2006.

Subscribe to receive free email updates: