Konsep Sistem dalam Sistem Informasi Manajemen

 

Pendahuluan

Sistem merupakan sebuah konsep yang digunakan dalam berbagai bidang kehidupan manusia. Istilah "sistem" sering ditemukan dalam banyak konteks, seperti sistem pendidikan, sistem komputer, sistem sosial, dan bahkan sistem tata surya. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang konsep sistem dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), menguraikan hakikat sistem, ciri-ciri sistem, jenis-jenis sistem, dan pengendalian sistem yang penting untuk dipahami agar penerapannya dalam manajemen informasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Ciri-Ciri Suatu Sistem

Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem bukanlah sekumpulan unsur yang terpisah atau acak, melainkan elemen-elemen yang saling bergantung dan memiliki tujuan yang sama. Dengan kata lain, sistem selalu terdiri dari beberapa sub-sistem yang memiliki hubungan timbal balik untuk mencapai tujuan bersama.

Pembatasan lebih lanjut terhadap jenis-jenis sistem yang dipelajari dalam analisis dan perancangan sistem informasi adalah bahwa sistem harus dikontrol atau diatur oleh manusia, untuk mengelola dan mengatur elemen-elemen atau aturan yang diperlukan dalam operasi sistem.

Model Umum Suatu Sistem

Pada umumnya, suatu sistem terdiri dari tiga komponen utama: masukan, proses, dan keluaran. Model sederhana ini menggambarkan sistem dengan batas-batas yang jelas, dimana hal-hal yang berada di luar batas sistem dianggap sebagai lingkungan eksternal. Setiap sistem terdiri dari sub-sistem, yang masing-masing memiliki batas yang jelas, dan interaksi antar sub-sistem disebut dengan interface (antarmuka). Interface ini merupakan titik pertemuan antar sub-sistem yang berupa masukan dan keluaran yang saling berhubungan.

Contoh model sederhana suatu sistem adalah sebagai berikut:

• Masukan: Data atau informasi yang diterima oleh sistem.
• Proses: Pengolahan data yang diterima untuk menghasilkan informasi yang berguna.
• Keluaran: Hasil yang dikeluarkan oleh sistem setelah melalui proses.

Jenis-Jenis Sistem

Ada beberapa jenis sistem yang dapat ditemukan dalam kehidupan sehari-hari dan dalam aplikasi sistem informasi, antara lain:

1. Sistem yang Menentukan
• Sistem ini beroperasi dengan cara yang dapat diprediksi dan sangat terstruktur. Semua hubungan antara elemen-elemen sistem diketahui dengan pasti, sehingga jika kita mengetahui keadaan sistem pada waktu tertentu, kita dapat memprediksi keadaan sistem di masa depan dengan tepat tanpa kesalahan.
• Contoh: Sistem komputer yang beroperasi sesuai dengan instruksi yang diberikan melalui program yang telah ditentukan.
2. Sistem yang Memungkinkan
• Sistem yang memungkinkan berhubungan dengan perilaku yang tidak sepenuhnya dapat diprediksi. Meskipun ada kemungkinan besar untuk meramalkan bagaimana sistem akan berperilaku, tingkat ketidakpastian atau kesalahan tertentu selalu ada.
• Contoh: Sistem inventaris yang memprediksi permintaan barang berdasarkan data historis, namun tidak dapat memastikan dengan akurat apa yang terjadi pada saat tertentu.
3. Sistem Tertutup
• Sistem tertutup adalah sistem yang tidak melakukan pertukaran dengan lingkungannya. Sistem ini dapat berdiri sendiri dan beroperasi dalam ruang yang tertutup tanpa mempengaruhi atau dipengaruhi oleh faktor luar.
• Contoh: Reaksi kimia dalam botol tertutup, yang tidak menerima masukan atau mengeluarkan keluaran dari luar sistem tersebut.
• Dalam konteks organisasi, terdapat sistem yang bersifat semi-tertutup, seperti program komputer yang hanya menerima input tertentu, melakukan proses, dan menghasilkan output yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Sistem Terbuka
• Berbeda dengan sistem tertutup, sistem terbuka berinteraksi dengan lingkungan luar. Sistem ini dapat menerima masukan atau mengeluarkan keluaran, yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh faktor eksternal secara acak.
• Contoh: Organisasi yang menyesuaikan dirinya dengan perubahan pasar, persaingan, atau kondisi eksternal lainnya.

Penggolongan Sistem

Sistem dapat dikategorikan berdasarkan dua kriteria utama:

1. Keteramalan Sistem
• Sistem dapat dikategorikan menjadi sistem yang dapat diramalkan (menentukan) dan sistem yang tidak sepenuhnya dapat diramalkan (memungkinkan). Sistem yang memungkinkan lebih kompleks karena ada faktor ketidakpastian dalam perilakunya.
2. Tingkat Kerumitan
• Berdasarkan tingkat kerumitan, sistem dapat dibagi menjadi sistem sederhana, kompleks, dan sangat kompleks. Sistem sederhana biasanya memiliki sedikit sub-sistem dengan hubungan antar elemen yang mudah dipahami dan diprediksi.
• Contoh Sistem Sederhana: Sistem mesin pada jalur produksi yang dirancang untuk meminimalkan jarak yang ditempuh oleh bahan.
• Contoh Sistem Kompleks: Sistem perusahaan yang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan, di mana keputusan manajerial akan mempengaruhi berbagai sub-sistem dalam organisasi.

Kontrol dalam Sistem

Kontrol dalam sistem adalah proses yang digunakan untuk menjaga agar sistem tetap beroperasi dalam batas-batas yang telah ditetapkan. Sistem membutuhkan mekanisme pengaturan umpan balik untuk memastikan bahwa keluaran yang dihasilkan tetap sesuai dengan yang diinginkan. Umpan balik ini bisa bersifat positif atau negatif, tergantung pada bagaimana pengaruhnya terhadap sistem.

1. Umpan Balik Positif
• Umpan balik positif memperkuat atau memperbesar arah perubahan dalam sistem. Misalnya, jika seorang pengawas kegiatan menggunakan suatu sistem yang menghasilkan hasil yang baik, maka sistem tersebut akan diterapkan lebih luas dalam seluruh kegiatan yang dia awasi.
2. Umpan Balik Negatif
• Umpan balik negatif bertujuan untuk mengurangi atau menstabilkan perubahan yang terjadi dalam sistem. Jika ada perbedaan antara keluaran yang diinginkan dengan keluaran yang aktual, sistem akan melakukan penyesuaian untuk mendekatkan keadaan sistem ke standar yang diinginkan.

Contoh Kontrol dalam Sistem

• Sistem Produksi: Dalam sistem produksi barang, kontrol dilakukan terhadap bahan baku, tenaga kerja, dan proses produksi untuk memastikan bahwa barang yang dihasilkan memenuhi standar kualitas dan kuantitas yang ditentukan.
• Sistem Pengendalian Kualitas: Dalam pengendalian kualitas, suatu perusahaan akan melakukan pemantauan terhadap kualitas produk yang dihasilkan dan melakukan penyesuaian proses produksi jika ditemukan penyimpangan dari standar kualitas.

Saring (Filtering) dalam Sistem

Salah satu fungsi penting dalam kontrol sistem adalah penyaringan (filtering), yang berguna untuk mengurangi jenis atau jumlah masukan yang diterima oleh sistem. Penyaringan ini bertujuan agar sistem hanya berfokus pada informasi yang relevan dan penting untuk operasionalnya. Berikut adalah beberapa contoh penyaringan dalam sistem:

1. Penyaringan Masukan: Misalnya, seorang sekretaris yang menyortir surat-surat yang masuk ke direktur dan hanya menyampaikan surat yang benar-benar memerlukan perhatian atau tindakan dari direktur tersebut.
2. Penyaringan Informasi: Dalam organisasi, penyaringan informasi dilakukan untuk mengurangi jumlah laporan yang diterima manajemen. Hanya laporan yang dianggap penting atau membutuhkan tindakan yang disampaikan kepada manajemen.

Kesimpulan 

Konsep sistem dalam Sistem Informasi Manajemen sangat penting untuk memahami bagaimana informasi dikelola dalam suatu organisasi. Sistem yang baik membutuhkan kontrol yang efektif melalui umpan balik dan penyaringan agar dapat berfungsi dengan optimal. Berbagai jenis sistem yang ada, mulai dari sistem yang menentukan, memungkinkan, tertutup, hingga terbuka, memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai cara suatu sistem berinteraksi dengan lingkungan dan bagaimana sistem tersebut dapat dikendalikan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Penggolongan sistem berdasarkan keteramalan dan tingkat kerumitan juga membantu dalam merancang dan mengelola sistem yang tepat sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.

Daftar Pustaka

1. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2020). Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Pearson.
2. Stair, R., & Reynolds, G. (2019). Principles of Information Systems. Cengage Learning.
3. O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2011). Management Information Systems. McGraw-Hill.
4. Kauffman, R. J., & Weber, W. E. (2012). Information Systems and Management. Wiley.

Subscribe to receive free email updates: