Hakekat Sistem Pengendalian Manajemen

Pendahuluan

Setiap organisasi yang menjalankan aktivitasnya memulai dengan perencanaan matang. Proses perencanaan ini melibatkan individu-individu yang diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi. Namun, sering kali muncul ketidaksesuaian antara tujuan individu dengan tujuan organisasi. Ketidaksesuaian ini dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi maupun pribadi. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem pengendalian manajemen (SPM) yang baik untuk menyelaraskan kedua tujuan tersebut. Sistem pengendalian manajemen bertindak sebagai alat untuk memastikan aktivitas individu sejalan dengan misi dan visi organisasi.

Secara sederhana, aktivitas manajemen dapat dikelompokkan menjadi tiga fungsi utama, yaitu perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making). Sistem pengendalian yang baik menjadi kunci keberhasilan organisasi dalam mengarahkan operasionalnya sesuai dengan strategi yang ditetapkan. Informasi yang akurat dan relevan merupakan elemen penting dalam fungsi pengendalian, sehingga memungkinkan manajemen untuk mengukur output, membandingkannya dengan tujuan, dan melakukan koreksi jika diperlukan.

Pada dekade terakhir, hubungan antara sistem pengendalian manajemen dan strategi organisasi telah berkembang pesat. Sistem ini tidak hanya bertugas memastikan operasional berjalan lancar, tetapi juga menjadi alat utama dalam implementasi strategi bisnis. Semua perusahaan berusaha merefleksikan strategi bisnis mereka dalam sistem pengendalian manajemen yang diterapkan. Hal ini mencerminkan pentingnya SPM dalam mendukung keberhasilan organisasi.

Konsep Dasar Sistem

Sistem, secara etimologis, berasal dari bahasa Latin systēma dan Yunani sustēma, yang berarti sekumpulan elemen atau komponen yang saling terhubung untuk mempermudah aliran informasi, materi, atau energi. Dalam konteks manajemen, sistem adalah kerangka kerja yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya melalui integrasi elemen-elemen yang saling berhubungan.

Berikut adalah beberapa pengertian sistem menurut para ahli:

1. Ludwig Von Bertalanffy: Sistem adalah seperangkat unsur yang saling terikat dalam hubungan antar-unsur tersebut dengan lingkungan.
2. Anatol Rapoport: Sistem adalah kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
3. L. Ackoff: Sistem adalah kesatuan konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian yang saling bergantung. Sistem abstrak adalah susunan gagasan yang teratur, sedangkan sistem fisik melibatkan elemen konkret yang bekerja sama mencapai tujuan.
4. Gordon B. Davis: Sistem dapat berupa abstrak atau fisik. Contoh sistem abstrak adalah teologi, sedangkan sistem fisik melibatkan proses nyata, seperti penjadwalan produksi.
5. Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudihardjo: Sistem terdiri atas objek atau komponen yang berkaitan untuk membentuk kesatuan proses tertentu.
6. Norman L. Enger: Sistem adalah kumpulan kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan organisasi, seperti pengendalian inventaris.
7. Marciariello: Sistem dibedakan menjadi formal (terdokumentasi dalam struktur, kebijakan, dan prosedur) dan informal (berbasis hubungan interpersonal).

Karakteristik Sistem

Sistem memiliki sejumlah sifat dan karakteristik tertentu yang membuatnya efektif dalam mencapai tujuan organisasi:

1. Komponen Sistem (Components): Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk membentuk kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary): Batasan ini memisahkan sistem dari lingkungan eksternal dan sistem lainnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment): Faktor eksternal yang dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan yang menguntungkan perlu dijaga, sementara lingkungan yang merugikan harus dikendalikan.
4. Penghubung Sistem (Interface): Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lainnya, memungkinkan integrasi dan aliran informasi.
5. Masukan Sistem (Input): Energi atau data yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa sinyal atau kebutuhan pemeliharaan.
6. Keluaran Sistem (Output): Hasil pengolahan yang berguna bagi subsistem atau pihak terkait.
7. Pengolah Sistem (Process): Proses yang mengubah masukan menjadi keluaran, seperti pengolahan data dalam sistem akuntansi.
8. Sasaran Sistem (Objective): Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, yang menentukan keberhasilan operasionalnya.

Contoh Kasus: Implementasi Sistem Pengendalian Manajemen

Sebuah perusahaan manufaktur menggunakan sistem pengendalian manajemen berbasis teknologi informasi untuk mengoptimalkan produksi. Dalam sistem ini, data produksi harian dikumpulkan dan dianalisis menggunakan perangkat lunak khusus. Informasi ini digunakan untuk membandingkan hasil aktual dengan target yang telah ditetapkan. Ketika ditemukan penyimpangan, manajer segera mengambil tindakan, seperti menyesuaikan jadwal produksi atau meningkatkan efisiensi proses kerja.

Hasilnya, perusahaan berhasil meningkatkan produktivitas sebesar 20% dalam setahun dan mengurangi biaya operasional hingga 15%. Hal ini menunjukkan pentingnya integrasi sistem pengendalian dengan strategi bisnis untuk mencapai efisiensi dan efektivitas operasional.

Kesimpulan

Sistem pengendalian manajemen adalah alat vital yang membantu organisasi mencapai tujuan dengan mengintegrasikan aktivitas individu dan strategi bisnis. Dengan pemahaman yang mendalam tentang konsep dan karakteristik sistem, organisasi dapat merancang dan mengimplementasikan sistem pengendalian yang efektif. Keberhasilan sistem ini sangat bergantung pada informasi yang akurat, koordinasi yang baik, dan kemampuan manajer dalam mengelola elemen-elemen sistem.

Daftar Pustaka

1. Ackoff, L. (1981). Creating the Corporate Future. New York: John Wiley & Sons.
2. Bertalanffy, L. von. (1968). General System Theory: Foundations, Development, Applications. New York: George Braziller.
3. Davis, G. B. (1985). Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure, and Development. McGraw-Hill.
4. Nilson, T. (2002). Competitive Branding: Winning in the Marketplace with Value-Added Brands. John Wiley & Sons.
5. Prajudi Atmosudihardjo, S. (1980). Pengantar Sistem dalam Ilmu Manajemen. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
6. Rapoport, A. (1986). General System Theory: Essential Concepts & Applications. MIT Press.

Subscribe to receive free email updates: