Analisis Kebutuhan SDM

Pendahuluan

Analisis kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses yang penting dalam manajemen SDM. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi jumlah dan jenis tenaga kerja yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam analisis ini, organisasi dapat menentukan seberapa banyak karyawan yang dibutuhkan, keterampilan yang diperlukan, serta mempersiapkan program pelatihan yang sesuai. 

Dalam pembahasan ini, kita akan membahas metode analisis kebutuhan SDM, faktorfaktor yang mempengaruhi kebutuhan SDM, teknik pengumpulan data untuk analisis kebutuhan, serta studi kasus nyata di perusahaan.

Metode Analisis Kebutuhan SDM

Analisis kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai metode, yang umumnya dibagi menjadi dua kategori: kualitatif dan kuantitatif.

1. Metode Kualitatif

Metode ini biasanya melibatkan wawancara, diskusi kelompok, dan survei untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang kebutuhan SDM.

Misalnya, wawancara dengan manajer departemen dapat memberikan wawasan mengenai keterampilan yang diperlukan untuk posisi tertentu.

Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur melakukan wawancara dengan kepala bagian produksi untuk memahami kebutuhan keterampilan teknis dalam timnya.

2. Metode Kuantitatif

Metode ini melibatkan pengumpulan dan analisis data numerik untuk menentukan kebutuhan SDM. Data ini bisa berasal dari catatan historis, survei, atau analisis statistik.

Misalnya, perusahaan dapat menganalisis data penjualan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di departemen penjualan.

Contoh: Sebuah perusahaan retail menggunakan data penjualan tahunan untuk memperkirakan jumlah kasir yang diperlukan selama musim liburan.

Faktorfaktor yang Mempengaruhi Kebutuhan SDM

Kebutuhan SDM dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik internal maupun eksternal.

1. Faktor Internal

• Strategi Organisasi: Rencana pertumbuhan dan pengembangan produk dapat mempengaruhi kebutuhan SDM. Jika organisasi berencana untuk meluncurkan produk baru, mereka mungkin memerlukan lebih banyak tenaga kerja di departemen riset dan pengembangan.
• Kinerja Karyawan: Jika kinerja karyawan saat ini tidak memenuhi ekspektasi, organisasi mungkin perlu merekrut tambahan tenaga kerja atau memberikan pelatihan untuk meningkatkan kinerja.

2. Faktor Eksternal

• Kondisi Ekonomi: Perubahan dalam kondisi ekonomi, seperti resesi atau pertumbuhan ekonomi, dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Selama periode pertumbuhan, perusahaan mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan.
• Perubahan Regulasi: Kebijakan pemerintah yang baru, seperti undangundang ketenagakerjaan, dapat mempengaruhi kebutuhan SDM. Misalnya, undangundang yang memperkenalkan batasan pada jam kerja dapat mengharuskan perusahaan untuk menambah jumlah karyawan.
• Tren Industri: Perkembangan teknologi dan tren industri dapat menciptakan permintaan untuk keterampilan baru. Sebagai contoh, meningkatnya penggunaan teknologi informasi memerlukan lebih banyak tenaga kerja dengan keterampilan IT.

Teknik Pengumpulan Data untuk Analisis Kebutuhan

Pengumpulan data yang efektif adalah langkah kunci dalam analisis kebutuhan SDM. Beberapa teknik yang umum digunakan antara lain:

1. Survei dan Kuesioner

Menggunakan survei untuk mengumpulkan informasi dari karyawan tentang keterampilan yang mereka miliki dan keterampilan yang mereka rasa perlu ditingkatkan.

Contoh: Sebuah perusahaan teknologi melakukan survei untuk mengetahui keterampilan IT yang dimiliki karyawannya dan keterampilan baru yang ingin mereka pelajari.

2. Wawancara

Melakukan wawancara dengan manajer dan staf untuk mendapatkan pandangan mendalam tentang kebutuhan SDM di berbagai departemen.

Contoh: Perusahaan farmasi melakukan wawancara dengan kepala laboratorium untuk memahami kebutuhan spesifik dalam penelitian dan pengembangan produk.

3. Analisis Data Historis

Mengumpulkan dan menganalisis data historis tentang karyawan, termasuk tingkat turnover, pelatihan yang telah dilakukan, dan kinerja karyawan.

Contoh: Sebuah perusahaan konstruksi menganalisis data proyek sebelumnya untuk menentukan jumlah pekerja yang diperlukan untuk proyekproyek mendatang.

4. Observasi Langsung

Mengamati operasi seharihari untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan kebutuhan tenaga kerja.

Contoh: Seorang manajer HR mengamati proses produksi di pabrik untuk menentukan apakah ada kekurangan dalam tenaga kerja atau keterampilan.

Studi Kasus Analisis Kebutuhan SDM di Perusahaan

Untuk lebih memahami penerapan analisis kebutuhan SDM, berikut adalah studi kasus dari sebuah perusahaan:

Studi Kasus: PT XYZ

PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi. Dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat, manajemen perusahaan memutuskan untuk melakukan analisis kebutuhan SDM untuk mempersiapkan diri menghadapi tren teknologi baru.

1. Metode Analisis

PT XYZ menggunakan metode kuantitatif dengan menganalisis data historis terkait proyek dan penjualan. Mereka juga melakukan survei kepada karyawan untuk memahami keterampilan yang ada dan yang diperlukan.

2. Faktor Internal dan Eksternal

Dari analisis, ditemukan bahwa perusahaan perlu meningkatkan jumlah developer perangkat lunak untuk mendukung pengembangan aplikasi baru, terutama dengan meningkatnya permintaan di pasar.

Faktor eksternal seperti tren teknologi, termasuk penggunaan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin, juga mempengaruhi kebutuhan keterampilan baru.

3. Teknik Pengumpulan Data

Perusahaan melakukan survei kepada karyawan untuk mendapatkan feedback tentang kebutuhan pelatihan dan keterampilan yang perlu ditingkatkan.

Selain itu, mereka juga melakukan wawancara dengan manajer proyek untuk mengetahui kekurangan keterampilan dalam tim mereka.

4. Hasil dan Tindakan

Berdasarkan analisis, PT XYZ merencanakan untuk merekrut sepuluh developer perangkat lunak baru dan meluncurkan program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan yang ada.

Hasilnya, perusahaan berhasil meningkatkan produktivitas dan meluncurkan produk baru tepat waktu, sehingga meningkatkan posisi mereka di pasar.

Daftar Pustaka

1. Kasmir. (2017). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
2. Hasibuan, M. S. P. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
3. Mangkunegara, A. P. (2019). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
4. Dessler, G. (2020). Human Resource Management (15th ed.). New Jersey: Pearson Education.
5. Armstrong, M., & Taylor, S. (2020). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice (14th ed.). London: Kogan Page.
6. Ulrich, D., & Dulebohn, J. H. (2015). Are We There Yet? What's Next for HR? Human Resource Management, 54(2), 175197.

Subscribe to receive free email updates: